Sind Sie selbst in der Projektleitung eines Teams oder haben Kolleg:innen, welchen Sie Aufgaben abtreten dürfen, denen gegenüber Sie aber nicht weisungsbefugt sind? Dann kennen Sie die Schwierigkeiten nur allzu gut: wie delegieren Sie, wenn die hierarchische Macht fehlt oder die Organisation in Netzwerken strukturiert ist, in denen Menschen überzeugt und nicht verpflichtet werden können? Fern von struktureller Macht ist hier Motivations- und Organisationsfähigkeit gefordert.
Zunächst einmal stellt sich die Frage: Kennen Sie die Motive Ihrer Mitarbeitenden, in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Projekt (mit) zu arbeiten?
Drei mögliche Motive Ihrer Mitarbeitenden sind für Sie von besonderem Interesse. McClelland beschreibt sie in seiner Motivationstheorie (1961) so:
1) Leistungs-Motiv
Einige Mitarbeitenden sind schon durch Leistung an sich motiviert, manche sind kleine Perfektionisten. Sie möchten besser sein als andere oder die eigene Höchstleistung beim nächsten Mal übertreffen. Sie haben sich freiwillig für ein Projekt entschieden, dieses wertet das eigene Tätigkeitsspektrum auf und bietet ihnen eine Qualifizierung für spätere Karriereaussichten. Geben Sie ihnen durch Delegation einen entsprechenden Handlungsspielraum, Entscheidungsfreiheiten und das nötige Vertrauen.
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Erfolgreiche Delegation ohne Weisungsbefugnis
Delegation verhilft Ihnen zu Freiräumen, die Sie für die wesentlichen Aufgaben brauchen, an denen Sie letztlich gemessen werden. Sind Sie selbst Teil eines Teams? Dann kennen Sie die Schwierigkeiten nur allzu gut: Wie delegieren, wenn die hierarchische Macht fehlt oder die Organisation in Netzwerken strukturiert ist, in denen Menschen überzeugt und nicht verpflichtet werden können. In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie Aufgaben erfolgreich vermitteln, auch mal „Nein“ sagen und sich so selbst entlasten, Projekte am Laufen halten und so Ihren Arbeitsalltag effektiv gestalten.
Seminar: Erfolgreiche Delegation ohne Weisungsbefugnis
2) Macht-Motiv
Mitarbeitende mit einem starken Macht-Motiv bzw. Interesse an Einfluss und Status benötigen von Ihnen einen hohen Gestaltungsfreiraum. Sie verfolgen das Ziel, andere von ihrer Vorgehensweise, Fachwissen und ihren Zielen zu überzeugen. Diese Kolleg:innen neigen dazu, Informationen als Machtmittel zu nutzen und sie bewusst vor anderen zurückzuhalten. Diese Mitarbeitenden freuen sich über Verantwortung, Titel, weitere Handlungsspielräume und Einfluss auf Teamentscheidungen.
3) Zugehörigkeits-Motiv
Echte Teamplayer:innen sind verlässliche Kolleg:innen mit dem Wunsch nach Zugehörigkeit, denn sie arbeiten gern in der Gruppe und suchen stets den Kontakt und Austausch, besonders bei Problemen. Bei der Delegation sind ihnen eine regelmäßige Absprache, verbindliche Meetings und die persönliche Wertschätzung wichtig.
Die vier Erfolgsfaktoren erfolgreicher Delegation
Die Mitarbeitenden mit dem richtigen Anreiz anzusprechen reicht nicht aus. Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an Kolleg:innen und Projektmitarbeitende zu übertragen und dabei das Ziel des Ganzen zu vermitteln. Einerseits sollen Ihre Mitarbeitenden wissen, wofür sie diese Aufgabe übernimmt und damit Ziel und Nutzen kennen. Sie sollten andererseits wissen, dass erfolgreiche Delegation folgende vier grundlegende Punkte beherzigt:
- Eine eindeutig definierte Aufgabe mit einer Aussage zur Priorität, dem zu erwartenden Zeitaufwand und der zur Verfügung stehenden Mittel.
- Ein eindeutig definiertes Ziel sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht bzw. ein Ergebnis, das erreicht werden soll.
- Eindeutig definierte Befugnisse oder Kompetenzen.
- Loslassen können und damit eindeutige Aufgabenübertragung ohne Einschränkung.
Erst wenn Ihre Mitarbeitenden diese vier Eckpunkte übertragen bekommt, kann er auch die Aufgabe übernehmen. Sie schließen mit Ihren Mitarbeitenden dann ein Committent. Manchmal fällt das schwer, weil die eigenen Kontrollbedürfnisse und die Ansprüche an Genauigkeit dem entgegenstehen.
Das Delegationsgespräch – worauf Sie im Gespräch achten sollten
Im Delegationsgespräch geben Sie den Mitarbeitenden bzw. Kolleg:innen Orientierung über die jetzige Situation und ermöglichen ihm, den Auftrag richtig zu verstehen und einzuordnen. Dies verläuft optimalerweise so:
- Beginnen Sie mit einem Warm up (Small Talk) als positiven Einstieg.
- Besprechen Sie die derzeitigen Aufgaben der Mitarbeitenden.
- Wecken Sie bei Ihren Mitarbeitenden Interesse für die neue Aufgabe.
- Formulieren Sie klare Erwartungen bezüglich der zu erreichenden Ergebnisse.
- Vereinbaren Sie die Art und Weise der Kontrolle sowie den Zeitpunkt.
- Beenden Sie mit einem Cool down als positiven Ausstieg.
Fazit
Die richtige Delegation von Aufgaben und Arbeitspaketen motiviert nicht nur Ihre Mitarbeitenden und Kolleg:innen – sie verschafft Ihnen auch Freiräume für Ihre eigenen Aufgaben und der aktiven Steuerung Ihres Tagesablaufs. Es lohnt sich, sich auf Delegationsgespräche gut vorzubereiten und das eigene Bedürfnis nach Kontrolle abzustreifen, um so optimale Ergebnisse zu ermöglichen.
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