Aufgaben des Lohnbüros – die Entgeltabrechnung
Das Lohnbüro ist in einem Unternehmen – unabhängig von seiner Größe – ein wichtiger Bestandteil. In dieser Abteilung werden die Arbeitsleistungen der einzelnen Mitarbeitenden erfasst und der Lohn oder das Gehalt berechnet, die Auszahlungen an die Mitarbeitenden veranlasst, die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen weiterleitet und die Steuerbeträge an das Finanzamt abführt. Die Lohnbuchhaltung ist eine sogenannte „Nebenbuchhaltung“, deren Ergebnisse in die Finanzauswertungen der Unternehmen einfließen.
Beispiele für Aufgaben des Lohnbüros – der Entgeltabrechnung
- Stammdaten pflegen
- Festlegung des Arbeitslohns und des Arbeitsentgelts,
- Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag berechnen
- Berechnung der SV-Beiträge
- Anmeldung und Abführung der steuer- und sv-rechtlichen Abzüge
- Meldepflichten in der SV
- Bescheinigungen und Statistiken
- Auskunft geben
- Kommunikation mit Behörden
Beginn der Beschäftigung der Arbeitnehmenden
Es beginnt damit, dass neue Mitarbeiter:inneb im Personalabrechnungssystem erfasst werden müssen. Der:Die Lohnsachbearbeiter:in braucht Arbeitspapiere bzw. Angaben von dem:der Arbeitnehmer:in, hier ein Auszug dieser:
| Arbeitspapiere/ Angaben vom:von der Arbeitnehmer:in | |
| Arbeitsvertrag | muss |
| Personalfragebogen | kann |
| Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse | muss |
| Lohnsteuerabzugsmerkmale – Steuer-Identifikationsnummer, Angabe sind wir Haupt- oder Nebenarbeitgeber, melderechtliches Geburtsdatum | muss |
| Vorlage Sozialversicherungsausweis | muss |
| Bankverbindung | kann |
| Informationen über die Abführung von Lohnbestandteilen an z.B. Bausparkassen, betriebliche Altersversorgung etc. | kann |
| Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis und Nachweis der Staatsangehörigkeit bei ausländischen Arbeitnehmern | muss |
| Nachweis der Elterneigenschaft | muss |
Dazu werden betriebliche Daten erfasst, wie z.B.:
| betriebliche Angaben/Stammdaten zum:zur Arbeitnehmer:in | |
| Personalnummer in der Zeiterfassung | kann |
| Personalnummer im Entgeltabrechnungsprogramm | muss |
| Kostenstelle | kann |
| Einstufungen in Lohnstufen laut Arbeits- oder Tarifvertrag | kann |
| Abrufdaten ELStAM | muss |
Praxistipp
Eine Checkliste oder ein Personalbogen, auf dem die notwendigen Arbeitspapiere der neuen Mitarbeitenden festgehalten werden, erleichtert die Arbeit auf den Abrechnungstermin hin.
Es ist oft sehr mühsam, noch fehlende Unterlagen kurz vor der Abrechnung von den Mitarbeitenden zu bekommen, oder z.B. früh genug die Einstufung in die richtigen Lohngruppen, Zuordnung zu den richtigen Kostenstellen zu klären.
Eine Checkliste, auf der dies abgehakt oder noch offen ist, lässt dies leichter erkennen, gerade wenn mehrere Lohnsachbearbeitenden dies bearbeiten, z.B. während einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung.
Zuständige Krankenkasse – Mitgliedsbescheinigung – Anmeldung bei der Krankenkasse
Der:Die Arbeitnehmer:in ist verpflichtet, innerhalb von 2 Wochen nach Neueintritt beim Arbeitgeber eine Mitgliedsbescheinigung seiner selbstgewählten Krankenkasse vorzulegen (§ 175 Abs. III SDB V).
Der:Die Arbeitnehmer:in hat seine Krankenkassenwahl gegenüber der jeweiligen Krankenkasse schriftlich zu erklären. Eine gewählte Krankenkasse darf die Mitgliedschaft nicht ablehnen. Sie hat nach Ausübung des Wahlrechts oder bei Eintritt von Versicherungspflicht dem Mitglied unverzüglich eine Mitgliedsbescheinigung auszustellen. Diese muss der:die Arbeitnehmer:in unverzüglich seinem Arbeitgeber vorlegen.
Arbeitnehmer:in legt keine Mitgliedbescheinigung vor
Tut er dies nicht, muss der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse anmelden, bei der er zuletzt versichert war. Kann der Arbeitgeber dies nicht in Erfahrung bringen, darf er eine Krankenkasse frei wählen, bei der er den:die Arbeitnehmer:in anmeldet.
Ist ein:e Arbeitnehmer:in in der privaten Krankenversicherung, meldet der Arbeitgeber den:die Arbeitnehmer:in bei der gesetzlichen Krankenversicherung an, bei der der:die Arbeitnehmer:in zuletzt im Fall der Versicherungspflicht in der Krankenversicherung versichert war.
Leseprobe aus Seminarunterlage "Grundlagen der Entgeltabrechnung intensiv"
Grundlagen der Entgeltabrechnung intensiv - Lohn- und Gehaltsabrechnung für Praktiker
Wer Löhne und Gehälter verantwortlich abrechnen und Haftungsrisiken vermeiden will, braucht ein solides Fachwissen. Vorschriften des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts treffen in der Entgeltabrechnung gebündelt aufeinander und bergen dazu noch vielfältige Besonderheiten. In dieser zertifizierten Schulung zum Lehrgang werden Sie praxisnah, systematisch und anwendungsorientiert mit allen Grundlagen der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut gemacht.
Beispiel: Inhalte einer Anmeldung zum Beginn einer Beschäftigung
- Versicherungsnummer (aus dem Sozialversicherungsausweis des Versicherten zu entnehmen)
Beispiel : 12 160568 B 109 =
12: Bereichsnummer der Vergabestelle der Rentenversicherung
160568: Geburtsdatum des Versicherten (hier: 16. Mai 1968)
B: Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens des Versicherten
10: 00- 49 = männlich; 50 – 99 = weiblich
9: Prüfziffer - Personalnummer (freiwillige Angabe)
- Name und Anschrift des Arbeitnehmers
- Grund der Abgabe hier = Beginn der Beschäftigung Abgabegrund 10
- Betriebsnummer des Arbeitgebers – wird dem Arbeitgeber von der Arbeitsagentur zugeteilt
- Personengruppe – die Personengruppenschlüssel ordnen dem Arbeitnehmer bestimmte Sozialversicherungsmerkmale zu. Bei mehreren Möglichkeiten ist die niedrigste zu melden (Beispiel 101 = sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ohne besondere Merkmale.)
(wird in den Unterlagen von Herrn Wings ausführlich dargestellt) - Eventuelle Mehrfachbeschäftigung des Arbeitnehmers
- Betriebsstätte Ost oder West
- Beitragsgruppe des Arbeitnehmers – ordnet die Sozialversicherungspflicht in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu (Beispiel 1111 = KV-, RV-, AV-, PV-Pflicht)
- Tätigkeitsschlüssel – der neunstellige Schlüssel
- Staatsangehörigkeit – ein Schlüsselverzeichnis ist bei den Arbeitgeberportalen der gesetzlichen Krankenkassen zum Download hinterlegt.
Praxistipp
Die Entgeltabrechnungsprogramme haben bei den „Stammdatenfeldern“ im Arbeitnehmerstamm die wichtigsten Schlüssel in den Schlüsselverzeichnissen zu den einzelnen Feldern hinterlegt.
