Wenn einer eine Reise tut, was darf er dann abrechnen? Welche Regelungen gelten, wenn er von einem Einsatzort gleich zum nächsten weiterreist? Was gilt bei einem Zwischenstopp zuhause? Wir zeigen, was Sie bei kniffligen Reisekostenfällen im öffentlichen Dienst beachten müssen.
Welche Regelungen gelten im öffentlichen Dienst?
In den meisten Fällen greifen kommunale Arbeitgeber bei Reisekostenabrechnungen auf das Bundesreisekostengesetz zurück. Zwar gilt dies eigentlich nur für Beamt:innen, Richter:innen und Soldat:innen. Der TVöD verweist aber in den meisten Fällen auf diese Regelungen.
Welche Reisekosten dürfen erstattet werden?
Reisekosten können vom Arbeitgeber in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen bzw. in Höhe (länderspezifischer) Pauschalen steuerfrei erstattet werden. Reisekosten sind
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten,
wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Diese reisekostenrechtliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der:die Arbeitnehmer:in vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Die Verpflegungsmehraufwendungen dürfen je nach Abwesenheitsdauer nur mit Pauschalbeträgen abgerechnet werden:
- Abwesenheitsdauer bis 8 Stunden 0 EUR
- mehr als 8 Stunden 12 EUR
- mind. 24 Stunden 24 EUR
Einzelnachweise der Verpflegungskosten z.B. durch Rechnungsbelege sind ausgeschlossen.
Bei Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des:der Mitarbeiter:in steuerfrei gezahlt werden, allerdings ohne die Kosten für das Frühstück. Dies muss über die Verpflegungspauschale abgerechnet werden. Anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber für jede Übernachtung im Inland bis zu 20 EUR pauschal steuerfrei erstatten.
Knifflige Praxis-Beispiele: „Ketten-Auswärtstätigkeit“ mit und ohne Zwischenstopp
Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in wird z.B. von seinem:ihrem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der:die Arbeitnehmer:in zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem:ihrem Arbeitgeber oder seiner Wohnung direkt von München nach Hamburg. Am Freitag kehrt der:die Arbeitnehmer:in zu seiner Berliner Wohnung zurück. Welche Verpflegungssätze gelten hier?
Ergebnis: Für Montag (Anreisetag) und Freitag (Abreisetag) kann der Arbeitgeber jeweils eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 EUR bezahlen. Für Dienstag bis Donnerstag kann er jeweils die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit i. H. v. 24 EUR steuerfrei erstatten.
Sonderfall Zwischenstopp: Kehrt der Arbeitnehmer zwischen 2 Dienstreisen – wenn auch nur kurz – zu seinem:ihrem Arbeitgeber oder seiner Wohnung zurück, handelt es sich bei dem „Zwischentag“ um einen An- und Abreisetag. Für diesen Tag kann insgesamt nur 1-mal die Verpflegungspauschale i. H. v. 12 EUR erstattet werden. Um die Verpflegungspauschale in Höhe von 24 EUR setzt eine mindestens) 24-stündige Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte voraus.
Fazit
Um Reisekosten korrekt abzurechnen, müssen Reisekostenabrechner:innen das Bundesreisekostengesetz sowie die tarifrechtlichen und landesrechtlichen Besonderheiten kennen und wissen, wie sich z.B. eine erste Tätigkeitsstätte definiert und wie Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen richtig berechnet werden.
