Die Arbeitsabläufe in der Gehaltsabrechnung können in zwei Bereiche aufgeteilt werden: Zum einen in klar strukturierte Administrationsprozesse, zum anderen in Entscheidungsprozesse, die von der individuellen Prüfung eines Sachverhalts abhängen. Ein optimiertes Prozessmanagement kann hier anknüpfen und zu mehr Effizienz bei Workflows wie der Lohnabrechnung führen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung verbessern und Fehler vermeiden.
Problemstellen im Prozess der Gehaltsabrechnung
Bei der Gehaltsabrechnung gibt es insbesondere an zwei heiklen Punkten Fehler zu vermeiden. Und zwar bei der Prüfung des Sachverhalts sowie der Datenerfassung. Irrtümer oder Unachtsamkeiten, die in einem frühen Stadium der Prüfung eines Falls gemacht wurden, können später im Prozess oft nicht mehr korrigiert werden. Und gerade bei der Eingabe von Daten in ein Abrechnungsprogramm können vermeidbare Fehler entstehen: Wenn versehentlich ein falsches Datum, ein falscher Betrag oder eine falsche Lohnart eingeben wird, kann das Programm oft nicht helfen. Die Verantwortung liegt beim Menschen.
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Fehler entstehen zudem dort, wo es kompliziert ist: Schwierige Erfassungs- und Entscheidungsprozesse gibt es häufig in Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft. Aufgrund vielfältiger Vorschriften und zunehmender Arbeitszeitflexibilisierung sind entsprechende Entgeltabrechnungsprozesse komplexer geworden. Gleiches gilt für die Statusfeststellung und für die verschiedenen Meldeverfahren, bei deren Beurteilung schnell Fehler entstehen können. Neben einem hohen Sachverstand und Routine ist zur Fehlervermeidung insbesondere eine optimierte Prozessstruktur wichtig.
Tipps, um bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Fehler zu vermeiden und Abläufe zu verbessern
Diese fünf Aspekte des Geschäftsprozesses können Ihnen dabei helfen, bei der Prüfung von Sachverhalten und der Datenerfassung Fehler zu reduzieren und effizienter zu arbeiten.
- Steuerung: Unterziehen Sie die Prozessdauer einer Prüfung. Versuchen Sie, unnötige Arbeitsschritte zu minimieren oder fragmentierte Arbeitsprozesse zu identifizieren und auszubessern.
- Organisation: Prüfen Sie, wie viele Personen im Prozess involviert sind und wie oft ein Vorgang von einer Person an eine andere weitergegeben wird. Jede Übergabe ist eine Bruchstelle an der Information verloren gehen kann und Fehler entstehen können. Reduzieren Sie daher die am Prozess beteiligten Personen auf ein effizientes Mindestmaß.
- Information: Analysieren Sie, ob, wann und wie oft, für den Prozess der Entgeltabrechnung notwendige aber bereits vorhandene Information aus anderer Quelle neu besorgt wird. Hierdurch entsteht nicht nur unnötige Arbeit, sondern es werden auch Fehlerquellen geschaffen, wenn die zur Verfügung gestellten Informationen nicht übereinstimmen. Prüfen Sie zudem, auf welchen Medien die Information transportiert werden. Wenn Daten von einem Medium in ein anderes transferiert werden, können Übertragungsfehler entstehen. Versuchen Sie daher solche sogenannten Medienbrüche zu reduzieren. Hilfreich ist auch, sich auf ein einheitliches Verständnis von Begriffen zu verständigen, auch hierdurch werden unnötige Fehler vermieden und Kommunikationsaufwand minimiert.
- Kontrolle: Führen Sie überprüfbare Maßstäbe für die Qualität des Entgeltabrechnungsprozesses ein. Mögliche Kennzahlen sind die Prozessdurchlaufzeit, die Pünktlichkeit, die Anzahl der Prozessinstanzen sowie die Zuverlässigkeit des Prozesses. So erst werden Defizite sichtbar und Prozesse optimierbar.
- Sicherheit: Prüfen Sie, ob Entscheidungen im Prozess tatsächlich nur von den Personen getroffen werden, die auch die entsprechenden Berechtigungen haben. Falls diese unklar sind, definieren Sie eindeutige Rechte: Legen Sie fest, wer einen Prozess anstoßen darf, wer Informationen lesen, wer Informationen schreiben darf und wer letztlich die Veränderung oder den Abbruch eines Prozesses bestimmt.
Idealerweise erreichen Sie, dass die Entgeltabrechnung in einem Prozess abgewickelt wird, der ein Minimum an Unterbrechungen und Medienbrüche aufweist und – sofern möglich – in der Hand einer dafür eindeutig berechtigten Person bleibt. So können Sie Risiken und Fehlerquellen erfolgreich vermeiden.
