Alles agil, nun auch im Recruiting? Diese Frage ist absolut berechtigt. Die althergebrachte Personalgewinnung von der Stange wird den Herausforderungen, die die üblichen Verdächtigen wie Fachkräftemangel, Globalisierung, demografischer Wandel und die VUCA-Welt1 mit sich bringen, nicht mehr gerecht werden. Zukunftsfähiges Recruiting ist agiles Recruiting.
Ein zentraler Punkt im agilen Recruiting ist die Einbindung des Teams in den gesamten Auswahlprozess. Dies beginnt bereits gedanklich mit der Auseinandersetzung, „wen es wirklich braucht” (Bedarfsanalyse), und trägt über den gesamten Such- und Auswahlprozess bis zum Onboarding. Die Akzeptanz für „den:die Neue:n” ist eine ganz andere, wenn das Team von Beginn an mit eingebunden ist. In diesem Prozess lassen sich viele positive Effekte beobachten: Die Bedarfsanalyse erfolgt in der Regel über die Führungskraft. Sie kennt und verantwortet ihren Bereich und ist bestens über die fachlichen Anforderungen informiert.
Genauer betrachtet gehört jedoch das eigentliche Doing nicht immer in ihr Aufgabenfeld. Fachliche Anforderungen an den:die neue:n Kolleg:in sind häufig schnell erfasst, aber was braucht es darüber hinaus, um in dieser Position erfolgreich zu sein? Was macht die Arbeit in diesem Team besonders? Genau zu diesen Fragen kann das Team einen wertvollen Beitrag leisten. So schärft sich das gesuchte Profil des:der neuen Kolleg:in. Oftmals wird deutlich, welche sozialen, methodischen und persönlichen Kompetenzen einen viel größeren Stellenwert bei der Suche einnehmen sollten. Gleichzeitig kann mit dem Team analysiert werden, welche Kompetenzen aktuell im Team unterrepräsentiert sind und welche Lücke der neue Kollege schließen könnte.
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Wichtig ist auch die Einbindung des Teams in die Entwicklung der Suchanzeige. So ist z. B. der Einsatz von Bildern oder O-Tönen der realen Kolleg:innen sehr erfolgreich. Sie transportieren authentisch ihre Firmenkultur, und die Mitarbeiter:innen fühlen sich motiviert, an der Suche mitzuwirken.
Rollenverteilung im agilen Auswahlprozess
Das Gespräch mit der zukünftigen Führungskraft bleibt wichtig. Nicht unerheblich für den Kandidaten sind aber reale Einblicke in die Kultur des Unternehmens, den Teamzusammenhalt und die erlebte Führungskultur. Einblicke, die keine Führungskraft authentisch vermitteln kann. Hier besteht eine große Chance durch agiles Recruiting und die Einbindung des Teams. Je nach Position kann es zudem über den Bewerbungsprozess hinaus sinnvoll sein, HR in der Rolle als Koordinator:in und Kontaktperson aufgrund der eignungsdiagnostischen Kompetenzen einzubinden. Unabhängig davon, ob das Team ein Mitbestimmungsrecht hat oder gar ein Veto einlegen darf, gibt es vor allem einen Grund, warum das Team mit einzubinden ist: Das Team darf zukünftig mit dem:der neuen Kolleg:in zusammenarbeiten! Durch einen gemeinsamen, durch das Team gestützten Auswahlprozess können vor allem zwei Dinge gewonnen werden: der bessere Blick darauf, wen es wirklich braucht, welche Fähigkeiten und Kompetenzen notwendig und bereichernd sind. Und: Das gemeinsam mit dem Team entwickelte Anforderungsprofil erreicht eine Qualität, die von einer Führungskraft alleine nur selten erreicht wird. Zusätzlich wird im Team sehr schnell ein Engagement für die neue Person geschaffen.
Recruiting ist auch Teamentwicklung
Das Phasenmodell der Teamentwicklung nach Tuckman unterteilt den Prozess der Teambildung und -entwicklung in folgende vier Phasen: Forming, Storming, Norming und Performing. Das lässt sich wunderbar auf den Recruitingprozess übertragen!
- Wird eine offene Stelle besetzt, stößt das den Teambildungsprozess neu an. So kann das aktive Einbinden des Teams in die Bedarfsanalyse als Forming angesehen werden. Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt setzt sich das Team mit dem zukünftigen, neuen Teammitglied auseinander. Fragen wie „Was ist zu tun?“ oder auch „Wo stehe ich?“ schwingen bei jeder Neueinstellung mit. In dieser Phase ist es Aufgabe der Führung, Orientierung und Sicherheit zu geben.
- Ist das Bild des:der neuen Kolleg:in geschärft, kann es zu Konflikten kommen. Die Stormingphase beginnt. Jeder Personalaufbau und jede Neuaufteilung von Aufgaben ist auch mit Ängsten verbunden. „Welchen Einfluss hat die Neueinstellung auf meine Entwicklung?“ oder auch „Werde ich mittelfristig durch den:die Neue:n ersetzt?”
- In der Normingphase ist die Bedarfsanalyse beendet und das Zielbild für den:die neue:n Kolleg:in steht. Wenn alles gut gelaufen ist, dann sind die Konflikte aus den vorherigen Phasen beigelegt und gemeinsam im Team geht man auf die Suche nach einem:einer neuen Kolleg:in und ist bereits jetzt positiv gestimmt auf die zukünftige gemeinsame Zusammenarbeit. Durch die aktive Einbindung des Teams in einen so bedeutsamen Prozess wie den der Personalauswahl nimmt das „Wir“-Gefühl stark zu, die Motivation steigt.
- Die klassische Teambildungsphase startet mit dem ersten Arbeitstag des:der neuen Kolleg:in. Sicherlich werden hier die drei ersten Phasen nochmals durchlebt, bevor die gewünschte Performingphase startet. Durch die gemeinsame Suche und Auswahl verkürzt sich jedoch diese Zeit des Onboardings enorm, ungewünschter Anfangsfluktuation wird entgegengewirkt.
Teams schneller den Weg in die Leistungsfähigkeit ebnen
Mithilfe des Tuckman-Modells werden bereits einige positive Effekte sichtbar. Tatsächlich verbirgt sich hinter agilem Recruiting auch ein aktiver, gelebter Prozess der Transformation. Durch das Einbinden des Teams in den gesamten Recruitingprozess wird Verantwortung auf die Mitarbeitenden übertragen und besonders zu Beginn, in der Bedarfsanalyse, Raum für Offenheit und Transparenz gegeben und gefordert. Natürlich ist es wichtig, an dieser Stelle schrittweise vorzugehen und nur so viel Verantwortung und Mitbestimmung zu übertragen, wie vom jeweiligen Team getragen werden kann. Die Forderung nach agiler und damit zukunftsfähiger Organisation wird immer deutlicher. Agiles Recruiting kann jetzt ein erster, wirkungsvoller Schritt sein. Ein zukunftsfähiger Schritt, den in der Praxis jedes Team gehen kann – auch in hierarchisch geprägten Organisationen.
1) VUCA= Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity
