Digitalisierung im Controlling: Komplexe Datenaufbereitung und automatisierte Berichte im Controlling
Ausgangssituation
Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen. Ohne diese Daten ist kein Controlling möglich. Sie sind der Kern jeder theoretischen und praktischen Controllingbetrachtung.
Unterschiedliche Datenstrukturen sind eine große Herausforderung für das Controlling. Die Datenquellen sind überwiegend unterschiedlich strukturiert und stammen meist aus verschiedenen Softwarefamilien. So sind in der Praxis die Daten der Finanzbuchhaltung mitunter mit einer völlig anderen Software erfasst worden, als die Daten aus der Personalbuchhaltung. Für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist es jedoch unabdingbar, die Informationsinhalte miteinander zu verknüpfen und zielgerecht aufzubereiten.
Die Controllerinnen und Controller können in der Praxis ein Lied davon singen, wie aufwändig sich nur kleine oder auch große Strukturbrüche in den Daten auf die zielgerichtete Aufbereitung auswirken.
Aus diesen hinlänglich bekannten Grundwahrheiten wurden aufgrund der ständig zunehmenden Komplexität der Ziel- und Fragestellungen sowie der immensen Menge an Daten, die gemanaged werden müssen, solche Themen wie Digitalisierung, Big Data, Business Intelligence u.v.a., oft mit alt bekannte Inhalten versehen, in den Fokus der Controllingaufgaben gerückt.
Was ist neu beim Datenmanagement im Controlling?
Grundsätzlich neu ist die rasante Entwicklung zu immer mehr digitalen Informationen in unterschiedlichsten Formaten.
Die zielgerichtete Aufbereitung der Daten ist jedoch durch die IT-Organisationen in den Unternehmen nicht zu übernehmen, da ein enger Zusammenhang zu den inhaltlichen Aussagen dieser Daten besteht und eine hohe Flexibilität gefordert ist. Dazu bedarf es unter anderem Kenntnisse über die ablaufenden Unternehmensprozesse.
Das hat zur Folge, dass die Controllerinnen und Controller insbesondere im dezentralen Controlling immer mehr Selfservice-Zugriffe auf entscheidungsrelevante Informationen bewältigen müssen. Das wiederum bringt einen gestiegenen Bedarf an gut ausgebildeten Controllerinnen und Controller in bisher klassischen Themen der Wirtschaftsinformatik mit sich.
Wie werden von den Empfängern akzeptierte Berichte erstellt?
Uralt ist die Frage wie müssen Berichte aussehen, damit sie bei den Empfängern der Informationen wahrgenommen und akzeptiert werden. Eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht. Die diesbezüglichen individuellen Ansprüche sind zu vielfältig und verhalten sich dynamisch.
Eine Form der Berichterstattung in führungsgerechten Informationssystemen ist der Standardbericht mit festen Konventionen bei der Gestaltung. Zu deren Erstellung gibt es auf dem Markt überaus zahlreiche Softwareprodukte, die allesamt mit ihrer angeblich hohen Flexibilität und Gestaltungsvielfalt beworben werden.
Bei den Bedarfsberichten, Adhoc-Berichten oder Abweichungsberichten funktioniert dies in der Praxis überwiegend nicht.
Hier ist Excel mit seinen
- Datenmodellen zum Cubemanagement,
- den Möglichkeiten mit externen Measures zu arbeiten,
- den Automatisierungen mit Visual Basic
- seinen Power-Business-Intelligence-Tools,
- und den Interaktionen innerhalb der Office-Familie
- sowie den Verbindungen zum Power BI Desktop und anderen interaktiven Datenvisualisierungen das Controllinginstrument schlechthin.
Excel ist nicht gleich Excel
Für ein effektives Datenmanagement, welches den heutigen Anforderungen im Controlling genügt, müssen mehrere mächtige Bereiche von Excel eingesetzt und somit beherrscht werden:
- Grundlagenkenntnise von Datenbanken (Schlüssel, Datenfelder und Datensätze)
- Funktionen und Formeln (Cubefunktionen, Datenbankfunktionen, Matrixfunktionen, strukturierte Verweise, Spezialfilter, Pivot-Tabellen und – Charts u.a.)
- Visual Basic (Objektmanagement, Variablen, Schleifen, Module, UserForms u.a.)
- Power Pivot (Aufbau von Dashboard, DAX – Data Analysis Expressions, externe Measures, KPI – Key Performance Indicators)
- Query und Power Query ( Treiberverwaltung, intelligente Tabellen, Internet- Intranetverbindungen, ausgewählte Befehle der M-Sprache, Aufbau von Abfragen)
- Zugriff auf lokale und Cloudquellen über Netzwerke sowie Funktionen wie Quickmeasures, Gruppierungen, Vorhersagen und Clustering. (PBID – Power BI Desktop, Tableau, Google Data Studio, SAS u.a.)
Diese Bereiche greifen inhaltlich und technisch ineinander. Insofern ist die Grenze zwischen Controlling und Wirtschaftsinformatik fließend. Die Anforderungen an die Controllerinnen und Controller sind daher enorm gestiegen. Zugleich ist deren Arbeit in der Datenmodellierung schneller und interessanter geworden.
Für moderne Firmen und Unternehmen mit globalem Aktionskreis eine Voraussetzung um erfolgreich zu sein.
