Active Sourcing: Effektive Recruiting-Strategien

Für Personalvermittlungen und Headhunter:innen gehört Active Sourcing zum Tagesgeschäft. Doch immer mehr HR-Abteilungen entscheiden sich dafür, diese Aufgabe nicht mehr an externe Agenturen zu vergeben, sondern sie selbst in die Hand zu nehmen. Statt nach dem Schalten einer Stellenanzeige auf Bewerbungen zu warten, gehen Talent Acquisition Manager:innen aktiv auf geeignete Talente zu, um diese zu gewinnen. Denn in Zeiten des „War for Talents“ reicht es nicht aus, auf vielversprechende Kandidat:innen zu warten. Zudem sollten Sie Ihre aktive Talentsuche strategisch ausrichten und mit KPIs untermauern.

WAS ist Active Sourcing?

Active Sourcing bezeichnet die proaktive Suche und Ansprache von potenziellen Talenten durch sogenannte Talent Scouts oder Talent Acquisition Manager:innen. Im Gegensatz hierzu steht das traditionelle Passive Sourcing, also das klassische Recruiting, bei dem Unternehmen Stellenausschreibungen veröffentlichen und auf Bewerbungen warten. Active Sourcing beginnt schon vor der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung. Somit trägt es wesentlich zu einer schnelleren Neubesetzung von Vakanzen (Time-to-Hire) bei.

Aktuelle Trends im Active Sourcing umfassen die Nutzung von Künstlicher Intelligenz zur Datenanalyse, den verstärkten Einsatz von sozialen Netzwerken und mobilen Geräten sowie die Implementierung von Automatisierungstools, um den Sourcing-Prozess effizienter zu gestalten. Dabei gewinnen Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) zunehmend an Bedeutung im Recruiting.

WARUM ist Active Sourcing so wichtig?

Active Sourcing ist aus verschiedenen Gründen von entscheidender Bedeutung: In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt wird es für Unternehmen stets schwieriger, hochqualifizierte Talente zu gewinnen. Active Sourcing ermöglicht es Organisationen, ihren Talentpool zu erweitern und auch passive Kandidat:innen – Personen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind – zu erreichen. Laut der Studie ‚Puls Check Arbeitsmarkt 2023‘ von StepStone erreicht die Wechselbereitschaft unter Arbeitnehmenden einen neuen Höchststand: Zwei Drittel der Befragten denken regelmäßig über einen Jobwechsel nach, was die Bedeutung von Active Sourcing positiv unterstreicht. Durch Active Sourcing können Unternehmen zudem ihre Time-to-Hire reduzieren und die Qualität der eingestellten Kandidat:innen verbessern (siehe auch KPIs im Active Sourcing).

Auf einen Blick: Vorteile von Active Sourcing

Fachkräftemangel: Viele Branchen leiden unter einem erheblichen Fachkräftemangel. Durch Active Sourcing können Unternehmen gezielt nach den besten Talenten suchen und diese ansprechen, bevor sie auf dem offenen Arbeitsmarkt verfügbar sind.
Proaktive Personalgewinnung: Anstatt auf Bewerbungen zu warten, ermöglicht Active Sourcing eine proaktive Ansprache von potenziellen Kandidat:innen. Dies verkürzt die Zeit bis zur Stellenbesetzung erheblich und kann den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens stärken.
Qualität der Arbeitskräfte: Durch eine gezielte Suche und Ansprache können Unternehmen sicherstellen, dass sie Talente anziehen, die nicht nur qualifiziert sind, sondern auch gut zur Unternehmenskultur passen.
Kostenersparnis: Während Active Sourcing initial Ressourcen erfordert, können langfristig Kosten gesenkt werden. Fehlbesetzungen und lange Vakanzzeiten, die mit hohen Kosten verbunden sind, werden reduziert.
Stärkung der Arbeitgebermarke: Ein gut durchgeführtes Active Sourcing stärkt die Wahrnehmung eines Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber. Durch eine gezielte Ansprache und gute Kommunikation kann das Unternehmen seine Werte und Vorteile effektiv vermitteln.
Netzwerkaufbau: Active Sourcing hilft Unternehmen, ein starkes Netzwerk von potenziellen Kandidat:innen aufzubauen. Auch wenn diese nicht sofort verfügbar sind, kann solch ein Netzwerk in der Zukunft wertvoll sein.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Der Arbeitsmarkt und die Anforderungen an die Mitarbeitenden ändern sich ständig. Durch Active Sourcing können Unternehmen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren und sich an neue Gegebenheiten anpassen.

Insgesamt bietet Active Sourcing die Möglichkeit, im Wettbewerb um die besten Talente, die Nase vorn zu haben, die Qualität der Neueinstellungen zu verbessern und die eigene Arbeitgebermarke zu stärken.

WO setzt man Sourcing-Strategien in geeignete Maßnahmen um?

Ein wichtiger Teil einer Active Sourcing-Strategie ist die genaue Definition der Zielgruppe. Dazu gehört die Erstellung sogenannter Personas, die typische Merkmale und Qualifikationen der gesuchten Kandidat:innen darstellen. Personas helfen dabei, gezielte Suchstrategien zu entwickeln sowie die Ansprache dementsprechend zu personalisieren.

Neben traditionellen Active Sourcing Methoden wie dem Talentpool sind Social-Media-Plattformen, wie beispielsweise LinkedIn und Xing, zu unverzichtbaren Kanälen geworden, um potenzielle Kandidat:innen zu erreichen. Sie ermöglichen Talent Acquisition Manager:innen, gezielt nach Talenten zu suchen, deren Profile zu screenen und direkt mit ihnen in Kontakt zu treten. Zudem kommen Suchmaschinen, Datenbanken und spezialisierte Softwarelösungen zum Einsatz.

Best Practices für eine erfolgreiche Direktansprache

Personalisierte Kommunikation ist der Schlüssel, um die Antwortrate zu erhöhen. Zudem sollte die Direktansprache kurz und prägnant sein: Um das Interesse zu wecken, sollte die vakante Position nur angeteasert werden. Alles Weitere erfolgt dann bestenfalls in einem persönlichen Telefonat. Die Tonalität sollte zur Kultur des Unternehmens passen. Besteht zum Beispiel eine interne Du-Kultur, welche aber auch extern für Werbung und PR genutzt wird, dann erfolgt die Talentansprache auch in Du-Form.

WIE misst man den Erfolg der Active Sourcing-Aktivitäten?

Die Erfolgsmessung im Active Sourcing ist entscheidend, um die Effektivität der Maßnahmen zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern. Ohne Erfolgsmessung ist es schwierig, den Return on Investment (ROI) von Active Sourcing zu bestimmen. Durch die Analyse von Daten und KPIs können Unternehmen herausfinden, welche Strategien bereits erfolgreich sind, und welche noch Optimierungspotenzial aufweisen.

Zu den wichtigsten Messfaktoren im Active Sourcing gehören die Response Rate (Antwortquote), Conversion Rate, Quality of Hire, Time to Fill und Cost per Hire. Diese helfen die Effizienz und Effektivität des Sourcing-Prozesses zu bewerten.

Wichtige Active Sourcing-KPIs:

Response Rate: Gibt an, wie viele der angesprochenen Talente auf die Direktansprache reagieren. Eine hohe Antwortquote ist ein Indikator für die Attraktivität des Angebots und die Qualität der Ansprache.
Conversion Rate: Misst den Prozentsatz der Kandidat:innen, die nach der ersten Kontaktaufnahme zu Bewerber:innen werden. Diese Kennzahl hilft dabei, die Effektivität der Active Sourcing-Strategie zu bewerten.
Quality of Hire: Die Qualität der eingestellten Talente kann durch ihre Leistung und Zufriedenheit gemessen werden. Diese Kennzahl ist wichtig, um langfristige Recruiting-Erfolge zu sichern.
Time to Fill: Errechnet, wie viel Zeit zwischen der Identifikation eines Talents und seiner Einstellung vergeht. Eine kurze Time to Fill ist ein Zeichen für einen effizienten Active Sourcing-Prozess.
Cost per Hire: Setzt die Gesamtkosten des Sourcing-Prozesses in Relation zur Anzahl der Einstellungen. Diese Kennzahl hilft dabei, die Kosteneffizienz der Sourcing-Aktivitäten zu bewerten.

Datenverarbeitung und Analysetools im Active Sourcing-Prozess

Data is key! Die enorme Menge an Daten, die im Rahmen des Active Sourcings generiert wird, stellt eine Herausforderung dar. Hier kommen automatisierte Datenverarbeitungs- und Analysetools ins Spiel. Diese Tools können große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten und analysieren, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Talent Acquisition Manager:innen Trends und Muster erkennen, die ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise können sie aufzeigen, welche Qualifikationen künftig gefragt sind (Stichwort: Future Skills) oder welche Plattform die besten Talente bereithält. Diese datengetriebene Herangehensweise ermöglicht eine proaktive und strategische Planung im Recruiting-Prozess.

Zur Datenerhebung können Applicant Tracking Systems (ATS), Customer Relationship Management Systeme (CRM) und spezialisierte Sourcing-Tools genutzt werden. Diese Systeme helfen, Daten zentral zu speichern und zu verwalten. Wichtig dabei ist, dass Organisationen stets die geltenden Datenschutzbestimmungen beachten. Dies schließt die Einwilligung der Kandidat:innen zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten mit ein.

Herausforderungen und Lösungen im Active Sourcing

Auch im Active Sourcing gibt es Herausforderungen, denen sich Talent Acquisition Manager:innen bei ihrer Arbeit stellen und für die sie Lösungen finden müssen. Folgende Herausforderungen gibt es:

Der Umgang mit Absagen und negativen Rückmeldungen gehört zu den größten Herausforderungen im Active Sourcing. Eine professionelle und respektvolle Kommunikation ist hier entscheidend.

Lesetipp: Candidate Experience: mit Absagen gewinnen!

Die Motivation und die kontinuierliche Weiterbildung des Sourcing-Teams sind entscheidend für den Erfolg. Regelmäßige Schulungen und der Austausch von Best Practices können dazu beitragen, die Fähigkeiten des Teams zu verbessern.
Die Talent Scouts sollten eng mit dem Recruiting-Team zusammenarbeiten. Ein regelmäßiger Austausch ist wichtig. Genau so müssen sich die Teams strategisch ähnlich ausrichten und abstimmen, welche EVPs (Employer Value Proposition) sie nach außen vermarkten. Die Candidate Experience beginnt beim ersten Kontakt mit dem Talent.

Lesetipp: Candidate Experience – Top oder Flop?

Trends im Active Sourcing beobachten, um anderen Recruiter:innen einen Schritt voraus zu sein. Das können die verstärkte Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung, die Integration von Big Data und Analytics sowie die Nutzung von Virtual Reality und Augmented Reality im Recruiting sein.

Einfluss von KI und Automatisierung auf Active Sourcing

Die Künstliche Intelligenz hat die Landschaft der Kandidatensuche grundlegend verändert. Früher waren Personalvermittlungen stark auf manuelle Methoden angewiesen, um geeignete Talente zu identifizieren. Heute ermöglichen fortschrittliche Algorithmen und Machine-Learning-Technologien eine effiziente und präzise Suche nach Talenten. Diese Systeme analysieren große Datenmengen aus verschiedenen Quellen, einschließlich sozialer Netzwerke, Jobportale und Unternehmensdatenbanken. Durch diese Prozessautomatisierung wird die Kandidatensuche sowohl schneller als auch zielgerichteter, da die Algorithmen in der Lage sind, spezifische Fähigkeiten und Qualifikationen zu erkennen und passende Kandidat:innen vorzuschlagen.

Chatbots im Active Sourcing

Ein weiterer signifikanter Fortschritt durch die Künstliche Intelligenz im Active Sourcing ist der Einsatz von Chatbots: Sie können potenzielle Talente 24/7 ansprechen und erste Informationen sammeln. Durch vorgegebene Fragen können sie relevante Daten zu den Qualifikationen, Erfahrungen und Erwartungen der Kandidat:innen erfassen. Dies spart Zeit und Ressourcen, da die Talent Acquisition Manager:innen erst in einem späteren Stadium in den Prozess einsteigen müssen, wenn die grundlegenden Informationen bereits vorliegen.

KI-gestützte Personalisierung im Active Sourcing-Prozess

Personalisierung spielt eine entscheidende Rolle im Active Sourcing. KI-gestützte Analysen ermöglichen tiefere Einblicke in die Präferenzen und Verhaltensweisen von Talenten. Durch die Datenanalyse aus sozialen Medien, früheren Interaktionen und anderen Quellen kann die Ansprache individuell angepasst werden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion, da die Kandidat:innen das Gefühl haben, gezielt und persönlich angesprochen zu werden.

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