Gehören Sie auch zu den Menschen, die Aufgabenlisten lieben? Oder zählen Sie zu denen, die der Meinung sind, dass To-Do-Listen sowieso nicht funktionieren? Vielleicht kommt Ihnen Folgendes bekannt vor: morgens stehen alle Aufgaben übersichtlich auf der To-Do-Liste und Sie haben das Gefühl, dass der Tag so funktionieren kann. Umso frustrierender und demotivierender ist es, dann am Feierabend schwarz auf weiß zu sehen, dass lediglich fünf von zehn Aufgaben erledigt sind. Aus diesem Grund kommen viele zu der Überzeugung, dass To-Do Listen einfach nicht funktionieren.
So gestalten Sie To-Do-Listen, die funktionieren und am Ende des Tages auch erledigt sind
„Ich brauche nicht zu planen, ich werde ja sowieso ständig unterbrochen“, lautet ein häufiges Argument von To-Do-Listen-Gegnern. Tatsächlich gibt es eine Fülle an möglichen Störungen, die konzentriertes Arbeiten beeinträchtigen: Mails, der Chatkanal, der Chef, die Kollegen, das klingelnde Telefon oder eilige Kundenanfragen. Doch wo stehen diese Unterbrechungen auf Ihrer To-Do-Liste? Fakt ist: Wenn wir diese spontanen Tätigkeiten – die stets Teil unseres Arbeitsalltags sind – ignorieren, beziehungsweise nicht einplanen, kann eine To-Do-Liste schlicht nicht funktionieren.
Ein Beispiel: Bevor wir in unsere erste Wohnung gezogen sind, haben mein Partner und ich uns zusammengesetzt und gerechnet, welche Ausgaben wir monatlich haben und welche Einnahmen dem gegenüberstehen. Wir kamen zu dem Ergebnis, dass es finanziell funktionieren müsste. Leider war direkt im ersten Monat die Wasserpumpe kaputt und die Zusatzkosten überschritten unser Budget. Auch die Idee, im nächsten Monat sparsamer zu sein, funktionierte nicht, denn da war es die alte Waschmaschine, die den Dienst endgültig quittierte. Und so ging es natürlich weiter. Was wir gelernt haben: Es gibt in jedem Monat unerwartete Ausgaben, von denen wir am Monatsanfang noch nichts wissen. Budgetplanung funktioniert nur, wenn wir für die überraschenden Ausgaben einen Puffer zurücklegen.
Der Clou im Zeitmanagement: Unerwartetes fest einplanen
Bei der Zeitplanung ist es identisch. Wir haben jeden Tag ein bestimmtes Zeitbudget – in der Regel acht Stunden – zur Verfügung. Wir dürfen jedoch nur einen Teil für die bekannten Aufgaben reservieren, den anderen Teil müssen wir für die unerwarteten To-Dos frei lassen. Nur so können wir spontane Anfragen bedienen, ohne unter Stress zu geraten.
Wissen Sie, wie viel Prozent Ihres Arbeitstages wir mit „ungeplanten“ Spontanitäten verbringen? Im Durchschnitt sind es ganze 40% unserer gesamten Arbeitszeit. Im Zeitmanagement ist dieser Erfahrungswert übrigens als „60/40 Regel“ bekannt.
Tipp: Führen Sie ein Unterbrechungsprotokoll für Zeitpuffer
Sich mehr als drei Stunden für Ungeplantes zu reservieren, ist für die meisten gedanklicher Horror: „Das sieht ja so aus als hätte ich nix zu tun”. Damit Sie ihrem inneren Schweinehund – und notfalls auch Ihrem Chef – die Realität schwarz auf weiß beweisen können, sollten Sie ein Unterbrechungsprotokoll führen. Aus dem Notieren über zwei bis drei Wochen lässt sich ein guter Mittelwert festlegen, der Ihren täglich benötigten Zeitpuffer darstellt. Dieser Puffer wiederum gibt eine gute Basis für die Entscheidung, welche Aufgaben der To-Do-Liste wirklich erledigt werden können und welche nicht.
In unserer immer komplexer werdenden Arbeitswelt erfüllt eine REALISTISCH erstellte To-Do-Liste eine wichtige Funktion. Sie vermittelt nicht nur einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben. Sie unterstützt auch Motivation und den Erhalt unserer Leistungsfähigkeit – wenn man es richtig macht.
