Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Akten, das E-Mail-Postfach quillt über und das nächste Meeting beginnt in fünf Minuten. Davor wollten Sie eigentlich noch schnell eine Aufgabe abarbeiten – doch dann taucht ein Kollege an Ihrem Schreibtisch auf und berichtet von einem dringenden Problem. Und nach Feierabend fragen Sie sich dann: Was habe ich heute den ganzen Tag über eigentlich im Büro gemacht? Warum ist schon wieder so viel Arbeit liegengeblieben? Wer mehr Struktur in seine Arbeitsläufe bringen will, muss lernen zu priorisieren und zu delegieren. Das Zauberwort heißt: Zeitmanagement! Mit den richtigen Strategien und Methoden gestalten Sie Ihren Arbeitstag effizienter.
Was ist Zeitmanagement?
„Die Zeit überschlägt sich wie ein Stein vom Berge herunter, und man weiß nicht, wo sie hinkommt und wo man ist“, schrieb Johann Wolfgang von Goethe in einem seiner Briefe Ende des 18. Jahrhunderts. Offenbar hatten die Menschen schon damals das Gefühl, dass die Zeit verrinnt und immer schneller vergeht. Dabei hat jeder Tag bekanntlich 24 Stunden. Es gilt also, diese sinnvoll zu nutzen – vor allem im Job. Denn wer seine Aufgaben rechtzeitig erledigt, kann pünktlich Feierabend machen und muss zuhause nicht noch über ungelöste Probleme des Berufsalltags nachdenken. Hier greifen die Methoden des Zeitmanagements: Diese helfen dabei, den Arbeitstag clever zu strukturieren, damit alle Aufgaben pünktlich bis zur Deadline abgearbeitet sind. Gleichzeitig werden unliebsame Zeitfresser aus dem Büro verbannt. Denn wer seine Arbeitsabläufe optimiert, verringert Zeitdruck und Stress und gewinnt mehr Freiraum, um persönliche Projekte und damit die eigene berufliche Weiterentwicklung voranzutreiben. Ein gutes Zeitmanagement trägt daher ganz entscheidend zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und zur eigenen Zufriedenheit bei.
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Selbstorganisation und Zeitmanagement
Zeitplantechniken allein reichen nicht aus. Arbeitsabläufe, der eigene Arbeitsstil und die persönliche Zeitplanung lassen sich mit wenig Aufwand verblüffend einfach verbessern. Setzen Sie sich mit Ihrer Selbstorganisation auseinander, optimieren Sie Ihre individuelle Arbeitsweise und erkennen Sie Ihre Prioritäten. Dadurch steigern Sie Ihre Leistung, Aufgaben werden effizient und effektiver erledigt, Ziele leichter erreicht.
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Zeitmanagement vs. Selbstorganisation
Der Begriff „Zeitmanagement“ ist durchaus umstritten. Schließlich ist die Zeit eine feste physikalische Größe, die sich nicht managen lässt – egal, welche Tricks und Techniken wir dabei anwenden. „Selbstmanagement“ bzw. „Selbstorganisation“ treffen den Kern des Problems besser: Es geht darum, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen und Störfaktoren zu beseitigen, um den Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und halten Sie Ihre kurz-, mittel- und langfristige Planung schriftlich fest. Auf Basis dieser Informationen treffen Sie dann Ihre Entscheidungen – kleinere wie größere. So haben Sie die Arbeit besser im Griff und lassen nie wieder eine Deadline verstreichen.
Mit verbessertem Zeitmanagement die eigenen Ziele erreichen
Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, den einzelnen Arbeitstag oder die gesamte Arbeitswoche so zu planen, dass keine wichtige Aufgabe unerledigt bleibt. Es geht auch darum, sich langfristige Ziele zu stecken. Ein höheres Ziel gibt Ihrer alltäglichen Arbeit einen übergeordneten Sinn. Dieses sollten Sie sich in turbulenten Zeiten, in denen das Telefon mal wieder nicht stillstehen mag, ins Gedächtnis rufen. Und auch die Prokrastination, also die Tendenz, Aufgaben bis kurz vor Fristablauf aufzuschieben, lässt sich dadurch bezwingen. Geben Sie der gefürchteten „Aufschieberitis“ keine Chance und sorgen Sie für Ordnung! Nicht nur auf Ihrem Schreibtisch, auf dem Desktop und in Ihrem E-Mail-Postfach, sondern vor allem in Ihrem eigenen Kopf. Die Prinzipien des Zeitmanagements und der Selbstorganisation helfen Ihnen dabei, Ihre Gedanken zu sortieren, motiviert zu bleiben und Ihre gesteckten Ziele zu erreichen.
Die besten Tipps, um Ihr Selbstmanagement zu optimieren
Bevor Sie durch die Methoden des Zeitmanagements Ihren Arbeitsablauf optimieren und Ihre Produktivität steigern, sollten Sie erst einmal Ihren persönlichen Arbeitsstil genau unter die Lupe nehmen: Sind Sie ein kreativer Kopf, der ein wenig Chaos braucht, um gedanklich flexibel zu bleiben? Vielleicht sind Sie auch ein Teamplayer und bieten Kollegen gerne Ihre Unterstützung an, statt sich nur um Ihre eigenen Aufgaben zu kümmern? Haben Sie Ihren Arbeitsstil erst einmal analysiert, können Sie das Optimierungspotenzial formulieren. Um Ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, haben Sie dann verschiedene Möglichkeiten.
- Schriftlich planen: Ein detaillierter Kalender und eine To-Do-Liste helfen Ihnen dabei, Ihre Aufgaben und die zugehörigen Deadlines im Blick zu behalten.
- Prioritäten setzen: Lernen Sie, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden.
- Aufgaben unterteilen: Zerlegen Sie größere Projekte in einzelne Teilschritte, die Sie nach und nach abarbeiten.
- Strategisch vorgehen: Kümmern Sie sich nicht um mehrere „Baustellen“ gleichzeitig, sondern erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.
- Aufgaben delegieren: Sie müssen nicht alles alleine schaffen! Holen Sie sich Rat und Hilfe bei Ihren Kollegen, wenn es sinnvoll und nötig ist.
- Produktiv arbeiten: Wenn Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren müssen, sollten Sie Ihr E-Mail-Postfach schließen und das Telefon stumm schalten. Auch der Blick auf Facebook oder in die WhatsApp-Gruppe ist dann tabu.
- Routine entwickeln: Checken Sie beispielsweise immer morgens und nachmittags Ihre E-Mails, während Sie sich den restlichen Tag über um Ihr Projekt kümmern. Planen Sie dabei auch genügend Pausen ein, um durchzuatmen und neue Kraft zu schöpfen.
- Puffer einplanen: Auch mit dem besten Zeitmanagement läuft nicht immer alles nach Plan. Legen Sie sich deshalb Ihre persönlichen Termine und Abgabefristen so, dass noch genügend Zeit für Unvorhergesehenes wie eine Störung bei der U-Bahn oder eine Erkältung bleibt.
- Selbstkontrolle durchführen: Haben Sie alle Aufgaben wie geplant erledigt? Oder müssen Sie Ihre Prioritäten ändern, um der Aufgabenstellung gerecht zu werden?
Verschiedene Methoden des Zeitmanagements im Überblick
Um Zeitfresser zu eliminieren und den eigenen Arbeitsstil zu optimieren, gibt es verschiedene Techniken. Doch nicht alle Methoden des Zeitmanagements sind für jede Branche, jeden Job oder jede Persönlichkeit gleich gut geeignet. Wir fassen im Folgenden die bekanntesten Prinzipien des Zeitmanagements für Sie zusammen:
Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel:
Eine beliebte Theorie besagt, dass man mit nur 20 Prozent des möglichen Einsatzes 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreicht. Aber kann man tatsächlich in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben bewältigen? Und will man sich wirklich mit einem 80-prozentigen Erfolg zufrieden geben? Auch wenn das Pareto-Prinzip recht anschaulich verdeutlicht, dass wir uns häufig in unwichtigen Teilaufgaben verzetteln, sollte man die 80-20-Regel nicht zum Anlass nehmen, die Arbeit nur noch halbherzig zu erledigen.
Die A-L-P-E-N-Methode:
Diese Technik können Sie nutzen, um Ihre To-Do-Liste zu erstellen. Vermerken Sie darauf Ihre Aufgaben (A), deren Länge (L), eingeplante Pufferzeiten (P), zu treffende Entscheidungen (E) und die abschließende Nachkontrolle (N). Bedenken Sie dabei, dass nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Zeit verplant werden und Pausen berücksichtigt werden sollten.
Die Pomodoro-Technik:
Diese bekannte Zeitmanagement-Methode wurde in den 80er-Jahren vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo erfunden. Ihren Namen verdankt sie einer Eieruhr in Tomatenform (italienisch: pomodoro), die Cirillo dabei benutzt hat. Man stellt den Timer auf 25 Minuten, arbeitet konzentriert und legt dann eine fünfminütige Pause ein. Im Anschluss folgt die nächste 25-minütige Arbeitsphase, nach vier Einheiten eine halbstündige Erholungsphase. Diese Technik soll dabei helfen, fokussiert zu arbeiten und ein besseres Zeitgefühl zu entwickeln.
Die Eisenhower-Matrix oder die A-B-C-D-Analyse:
Diese Methode hilft dabei, Prioritäten zu setzen, indem Wichtiges von weniger Wichtigem und Dringendes von weniger Dringendem unterschieden wird. Aus dieser Einteilung ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, die anstehenden Aufgaben werden in die Kategorien A, B, C und D einsortiert. Diese sind: Typ A = wichtig und dringend, wird sofort erledigt. Typ B = wichtig und nicht dringend, wird terminiert und später erledigt. Typ C = dringend und nicht wichtig, kann delegiert werden. Typ D = nicht dringend und nicht wichtig, kann verworfen werden.
Die 18-Minuten-Regel:
Mithilfe dieser Technik des US-Autors Peter Bregman soll die eigene Arbeitsweise reflektiert und optimiert werden. Sie planen morgens Ihren Tag innerhalb von fünf Minuten. Während des achtstündigen Arbeitstages halten Sie pro Stunde eine Minute inne, um zu überprüfen, ob Sie gerade effektiv und produktiv gearbeitet haben. Am Abend lassen Sie den Tag noch einmal fünf Minuten lang Revue passieren. Daraus ergeben sich pro Tag 18 Minuten, die Ihnen dabei helfen sollen, nicht in die Prokrastinations-Falle zu tappen.
Die 72-Stunden-Regel:
Dieses Zeitmanagement-Prinzip besagt, dass Sie Ihre Pläne innerhalb von 72 Stunden anpacken sollten – ansonsten sinkt die Wahrscheinlichkeit für deren Umsetzung auf unter ein Prozent. Der Grundgedanke, der dahintersteckt, lautet: Wer nicht innerhalb von 72 Stunden den nötigen Elan für die anstehende Aufgabe aufbringt, ist nicht motiviert genug und das Projekt damit zum Scheitern verurteilt.
Die SMART-Methode:
Für den Erfolg von Aufgaben, Projekten und anderen Vorhaben ist die Formulierung eines klaren Ziels essentiell. Dazu eignet sich die SMART-Methode, die häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt. Sie besagt, dass ein Ziel spezifisch (S), also möglichst konkret beschrieben werden sollte. Es sollte außerdem messbar (M) und attraktiv (A) sein, um erreicht werden zu können. Ein gut formuliertes Ziel ist außerdem terminiert (T), also an eine Deadline gebunden.
Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, die dabei helfen können, effektiver zu arbeiten und produktiver zu sein. Die A-L-O-E-N-Methode, Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix, die 18-Minuten-Regel, die 72-Stunden-Regel und die SMART-Methode sind sechs solcher Methoden. Jede dieser Methoden hat ihren eigenen Fokus und kann helfen, verschiedene Aspekte des Zeitmanagements zu verbessern.
