Wie wird sich die Rolle des Controllers im Reporting entwickeln? Wird der:die Controller:in noch persönlich berichten? Oder kommt alles nur noch aus einer App? Im Dialog mit Herrn Prof. Dr. Andreas Klein nimmt Heinz-Josef Botthof Stellung zu den Erfolgsfaktoren Reporting und Business Intelligence für die Unternehmenssteuerung.
Klein: Herr Botthof, wenn man dem Controller-Leitbild der IGC folgt, sollten Controller eigentlich vor allem als interne Berater agieren. Aktuelle Befragungen zeigen allerdings, dass Reporting und Datenverarbeitung nach wie vor den weitaus größten Anteil der Controller-Kapazitäten binden. Welche Ansatzpunkte empfehlen Sie für Unternehmen, wenn diese ihre Berichtssysteme modernisieren wollen?
Botthof: Die zentrale Frage ist: Wie wollen wir das Unternehmen steuern? Mit welchen Daten erhalten wir exakt diese Steuerungsinformationen? Dazu herrscht leider nicht immer Klarheit. Die Controller neigen dazu, einseitig ein Angebot zu schaffen. Es werden vielfältig Daten erhoben und eine Informationsflut erzeugt, die dem Unternehmen nicht wirklich hilft. Besser ist es, einen intensiven Dialog mit allen Entscheidern im Unternehmen zu schaffen, bei dem Bedarf und Möglichkeiten abgestimmt werden.
Klein: Wer sollte den Anstoß zu einem solchen Dialog geben?
Botthof: Aus meiner Sicht sollte es der Controller anstoßen. Er stellt das Controlling/ Reporting-Gewissen im Unternehmen dar und darf sich nicht auf den Standpunkt stellen „Man wollte es doch so haben“. Daher sollte der Impuls von dieser Seite kommen. Dabei geht es aber nicht darum, Forderungen zu stellen, sondern Lösungsvorschläge zu machen und den Nutzen für die „Entscheider“ und das Unternehmen deutlich herauszustellen. Dafür muss Controlling kämpfen. Dann müssen geeignete Systeme gefunden werden.
Report Design
Klein: Die grafische Aufbereitung von Berichtsinhalten ist schon geraume Zeit ein Dauerbrenner. Die Bandbreite der Empfehlungen reicht von aufwändiger Designer-Grafik bis hin zu „weniger ist mehr“. Welche Richtung setzt sich nach Ihren Erkenntnissen durch?
Botthof: „Weniger ist mehr“ wird sich durchsetzen. Dies bietet klare Vorteile für alle Beteiligten:
- für den Entscheider, weil er klar, kurz und präzise und „mit einem Blick“ über die zentralen Fakten informiert ist und
- für den Controller, weil er Standards setzen und den eigenen Aufwand minimieren kann.
Nur: das „Weniger“ muss genau abgestimmt sein.
Klein: Und was empfehlen Sie Ihren Klienten?
Botthof: Zunächst herauszuarbeiten, welche Kennzahlen zur Steuerung wirklich wichtig sind. Dann, in welchen Reports und Zyklen diese dargestellt werden sollen. Soweit es schon vorhandene Reports gibt, kommen die in Stufe drei alle auf den Prüfstand. Einfachheit, Vollständigkeit und Klarheit sind zentrale Aspekte, die unbedingt eingehalten werden müssen.
Klein: Eine weitere spannende Entwicklung ist das „Mobile Reporting“. Handelt es sich wieder nur um einen Berater-Gimmick oder sehen Sie hier einen begründbaren Bedarf des Managements?
Botthof: Mobilität spielt im gesamten Berufsleben eine wichtige Rolle. Daher wird auch „Mobile Reporting“ gerne genutzt. Bedenken muss man dabei aber die Vertraulichkeit, die nicht an allen Orten gewährleistet ist, und vermutlich auch einige zusätzliche Aspekte zum Thema Sicherheit.
Klein: Mal ehrlich: Was braucht ein Topmanager an Controlling-Infos auf dem Touchpad oder Smartphone, die er nicht auch auf seinem Note-oder Netbook erhalten kann?
Botthof: Es mag durchaus in sehr dynamischen Unternehmen den Bedarf nach sehr schneller und quasi jederzeitiger Information geben. Ob das für die Mehrzahl der Nutzer einen wirklichen Mehrwert bietet, wage ich zu bezweifeln. Sicherlich werden Transparenz und Flexibilität erhöht, aber ist das in dem Maß erforderlich? Nicht alles, was möglich ist, muss man auch nutzen. Daher gilt auch hier wieder, dass der User nach seinen Interessen entscheiden soll. Nutzen und Ziel klar vor Augen. „Nice to have“ reicht nicht aus.
Datenaufbereitung & Validierung
Klein: Neben neuen „Frontends“ ist ein Haupttreiber für neue Reporting-Projekte vor allem die Reduzierung des Aufwands für Datenaufbereitung und Validierung. Wo liegen hier die aktuellen Schwerpunkte?
Botthof: Valide Daten sind ein Muss für ein gutes Reporting. Daher führen Daten aus verschiedenen Subsystemen immer zu Irritatio nen und bergen einige Risiken. Einheitliche und durchgängige Datensysteme und gleichfalls Standards bei der Aufbereitung werden eine wichtige Rolle einnehmen. Wenige, klar abgegrenzte Kennzahlen statt Datenflut.
BI und Simulation
Klein: Als die SAP vor mehr als zehn Jahren im Rahmen der Datawarehouse-Applikation SAP-SEM-Simulations-Werkzeuge Zur Verfügung stellte, war die Resonanz eher zurückhaltend. Doch inzwischen ist das Thema – wenn man nur die Anzahl an Veröffentlichungen als Indikator nutzt – deutlich nach vorne gerückt. Wie sehen Sie hier den Stand der Entwicklung?
Botthof: Wenn der Controller seine Rolle als Berater und mit dem Blick nach vorne statt in den Rückspiegel gut ausfüllen will, können solche Systeme deutlich unterstützen. Direkt in der Besprechung kann ein Szenario angezeigt werden, zu dem man dann gemeinsam die Auswirkungen auf andere Werte sehen und dann Lösungen überlegen kann.
Klein: Mit Data-Mining wird versucht, aus vorhandenen Datenbeständen für die Entscheidungsfindung interessante Strukturen und Muster herauszulesen. In der Vergangenheit waren diese Verfahren vor allem in der wissenschaftlichen Forschung zu finden. Sind diese Konzepte inzwischen in der Praxis angekommen?
Botthof: Nach meiner Wahrnehmung in einem sehr geringen Umfang. Wenige Controller sprechen diese Punkte in den Seminaren an. Der Nutzen wird insbesondere bei vertrieblichen Betrachtungen
Ausblick
Klein: Wie wird sich die Rolle des Controllers im Reporting entwickeln? Wird der Controller noch persönlich berichten? Oder kommt alles nur noch aus einer App?
Botthof: Aus meiner Sicht wäre es ein herber Verlust, wenn Berichte nur noch als App zur Verfügung stehen. Ich plädiere sogar mehr für einen Dialog beim Reporting. Der schriftliche Report ist die Basis und Vorinformation, auf der dann die Gespräche in den Besprechungen aufbauen. Der Controller soll dabei seine beratende Rolle viel stärker wahrnehmen.
Klein: Was werden wir in den nächsten 10 Jahren in diesem Bereich an technischen und inhaltlichen Entwicklungen erwarten können?
Botthof: Reporting wird sich durch die Datenflut weiter verdichten, sich vermutlich aber leider nicht unbedingt verschlanken und auf das Wesentliche konzentrieren. Technische Möglichkeiten wie Simulationen, automatische Systeme und Darstellungsformen werden einfacher, besser verfügbar und damit auch viel breiter genutzt werden. Interaktive Systeme werden voraussichtlich viel stärker genutzt werden. Mobile Systeme könnten durch Sicherheitsaspekte ausgebremst werden. Immerhin geht es um zentrale Daten des Unternehmens, was nicht nur Wettbewerber brennend interessieren würde.
Klein: Vielen Dank für das anregende Gespräch!
Das Interview führte Prof. Dr. Andreas Klein
Professor für Controlling und International Accounting an der SRH Hochschule Heidelberg und Mitherausgeber des „Controlling-Beraters“.
Diplom-Volkswirt, MdO und Certified Business Process Professional (CBPP). Seit 1988 als Dozent, Trainer, Berater, Coach sowie in versch. Führungspositionen tätig. Aktuell Leiter des Bereichs Managementtraining bei einer Unternehmensberatung. Schwerpunkte: betriebswirtschaftliche Themen, Führung und Kommunikation. Fachautor.
