Importierende und exportierende Unternehmen jeglicher Unternehmensgröße sind gezwungen, sich mit den komplexen Vorgaben des Exportkontrollrechts auseinanderzusetzen, sich zurechtzufinden und diese Kontrollpflichten in ihre Betriebsabläufe zu integrieren. Die Exportkontrolle ist zwar eine ungeliebte, nicht-wertschöpfende Angelegenheit, aber eine unbedingte Notwendigkeit im Außenwirtschaftsverkehr. Doch wie setzen wir ein schlank und sauber aufgesetztes Exportkontrollsystem auf und wie stellen wir durch sinnvolle risikominimierende Maßnahmen (z.B. im Bereich organisatorische Prävention und Vertragsgestaltung) sicher, dass eine verbotene oder ungenehmigte Einfuhr bzw. Ausfuhr verhindert wird.
If you don’t manage the risks, they will manage you!
Wie bei allen Compliance-nahen Themen ist es zunächst immens wichtig, alle Mitarbeiter:innen für das Thema und deren Sinn und Wichtigkeit zu sensibilisieren. Sodann kann über geeignete risikominimierende Maßnahmen ein effizientes Exportkontrollsystem sinnvoll ergänzt und optimiert werden. Denn: Sie als Unternehmer:in sind letzten Endes verantwortlich, haftbar und haben ein massives wirtschaftliches Interesse daran, das unternehmerische Risiko zu vermindern!
„Ausfuhrkontrolle, unser Beitrag für eine sichere Welt!“ (BAFA¹ )
Versteht man das Ziel des Gesetzgebers – nämlich die Abwendung einer Bedrohung Deutschlands oder seiner Bündnispartner durch konventionelle oder Massenvernichtungswaffen sowie die Umsetzung von Embargobeschlüssen und -verordnungen – so fällt einem auch das Gestalten und anschließende „Leben“ der innerbetrieblichen Exportkontrolle leichter. Denn um diesen Zielen gerecht zu werden, müssen z. B. exportierende Unternehmen bei jedem Exportgeschäft prüfen, ob Verbote oder Beschränkungen bei dieser Exportlieferung bestehen.
Dabei kann stets nach folgendem Kanon geprüft werden:
- WAS liefern wir? (Güterprüfung – Rüstungs- bzw. Dual-Use-Güter)
- WOHIN liefern wir? (Prüfung Embargoländer)
- An WEN liefern wir? (Sanktionslistenprüfung)
- Besteht Kenntnis einer kritischen Endverwendung? (Prüfung des Endverwendungszweckes)
- und ggf. US-Warenprüfung² – ggf. die de minimis Regelung beachten³ Anhand dieser Prüfschritte kann die Exportkontrolle ausgerichtet sein, um sicherzustellen, dass gegen keinerlei Vorgaben verstoßen wird.
Unzureichende Exportkontrolle kann richtig teuer werden
Die rechtlichen und finanziellen Risiken alleine sind schon beachtlich und reichen von zivilrechtlichen Konsequenzen bei fahrlässigen Verstößen bis zu strafrechtlichen Konsequenzen bei vorsätzlichen Verstößen. Sie können aber durchaus auch zu Vertragsstrafen, Wegfall von Aufträgen, Auftragsausfällen und vor allem Widerruf, Änderung bzw. Aussetzung bereits erteilter Ausfuhrgenehmigungen und erteilter Bewilligungen z. B. des AEO-Status sowie zu verschärften Betriebsprüfungen führen. Vom Imageschaden ganz zu schweigen! Daher ist das Aufsetzen eines durchdachten und lückenlosen Exportkontroll-Workflows unerlässlich.
Exportkontrolle ist Chef:innensache
Zumindest die Verantwortung liegt hier, Aufgaben können natürlich delegiert werden, aber nicht auf externe Dienstleister! – Es bedarf unbedingt des Einsatzes von qualifiziertem Fachpersonal! Die Geschäftsleitung legt die Firmenpolitik und eine betriebliche Organisation fest, durch die die permanente Einhaltung der relevanten Bestimmungen der Exportkontrolle sichergestellt wird. Ansonsten sind natürlich weitere interne Experten gefragt: z. B. muss der Vertrieb wissen, welche Länder kritisch sind; Techniker:innen können bei der Güterprüfung unterstützen oder der Innendienst bei der Prüfung der Kundinnen und Kunden gem. Sanktionslisten.
Wer dokumentiert, gewinnt!
Die sorgfältige Dokumentation Ihrer Prozesse mittels AuO’s (Arbeits- und Organisationsanweisungen) hat vielfältige Vorteile, die den Erstaufwand mehr als rechtfertigen: nicht nur, dass sie als Anweisung und „Raster“ für (noch unerfahrene) Mitarbeiter:innen dienen und eine lückenlose Bearbeitung sicherstellen. Ferner werden Verantwortliche benannt, der Prozess wird strukturiert dargestellt und kann als Grundlage für Schulungen und Qualitätssicherungen dienen. Darüber hinaus weisen Sie mittels AuO die Erfüllung Ihrer Aufsichts- und Sorgfaltspflichten nach und verringern das Risikopotenzial gegenüber den zuständigen Behörden. Auch bei etwaigen Verstößen wirkt der Nachweis entlastend. AuO’s sollten Sie für alle wichtigen Teilprozesse (z. B. Identifizierung von Dual-Use-Gütern, Aufnahme neuer Güter in das Sortiment, Vorgehensweise bei der Beantragung von Ausfuhrgenehmigungen oder dem Screening-Prozess) anfertigen (lassen).
Die Kür: Prävention par Excellence
Insbesondere bei der innerbetrieblichen Organisation gibt es diverse empfohlene Aspekte, deren Umsetzung Sie zumindest erwägen sollten:
- Einrichtung einer Stabsstelle Exportkontrolle (als Koordinator, zentraler Ansprechpartner für die Behörden, Kommunikator, auch im Rahmen des Reporting in Richtung Geschäftsleitung und Multiplikator, insbesondere auch bei Schulungsbedarf und Rechts- und Verfahrensänderungen)
- Stabsstelle Exportkontrolle und Geschäftsleitung prägen ein Credo, dass sich das Unternehmen einem gesetzestreuen Handeln verschreibt
- alle beteiligten Mitarbeiter:innen verpflichten sich diesem Credo und eskalieren bei Unklarheiten
- Durchführung von betriebsinternen regelmäßigen Prozesskontrollen (z. B. durch Stichproben)
- Einsatz von top ausgebildetem Personal
- regelmäßige fachliche Weiterbildung der Mitarbeiter:innen und Sensibilisierung ALLER Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Basis-Schulungen
- bei Unternehmen mit großer Produktpalette bzw. hohem Prüfungsaufwand empfiehlt sich der Einsatz entsprechender Software und Automatisierung bestimmter Prüfvorgänge (z. B. Sanktionslisten-Screening)
- Ausstattung der Exportkontrolle mit entsprechenden Befugnissen
Weiterer Hebel: Vertragsgestaltung
Auch hier haben Sie Möglichkeiten, etwaige Risiken schon früh im Prozess zu minimieren! Setzen Sie Vorbehaltsklauseln ein, z. B. „Vertragserfüllung steht unter dem Vorbehalt, dass keine Hindernisse des nationalen und/oder internationalen Exportkontrollrechts entgegenstehen. Sie können auch bereits im Angebot den Passus „vorbehaltlich Embargos oder Ausfuhrverbote” aufnehmen und in dieser Frühphase exportkontrollrechtlich relevante Daten erfragen. Im Vertrag selber können Sie sich durch die Klausel „Verwendung nur für den vereinbarten Zweck” absichern.
Fazit: Exportkontrolle bedeutet wirtschaftliche Sicherheit!
Mit einem permanent sauber aufgesetzten Exportkontrollsystem sind Ihre Importe und Exporte
rechtlich abgesichert. Sie können etwaigen Betriebsprüfungen entspannt entgegenblicken und tragen maßgeblich zur wirtschaftlichen Sicherung Ihres Unternehmens bei. Denn auch Exportkontrolle ist Compliance – und hier Aufwand und finanzielle Ressourcen einsparen zu wollen, kann geschäftsgefährdend sein! If you think compliance is expensive – Try non-compliance!
¹Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, www.ausfuhrkontrolle.onfo/ausfuhrkontrolle/de/
²Die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen liefern hier die Export Administration Regulations (EAR), https://www.bis.doc.gov/index.php/regulations/export-administration-regulations-ear
³In Deutschland oder US-Ausland hergestellte Güter mit US-Anteil können den US-Ausfuhrbestimmungen unterliegen, wenn ihr kontrollierter US-Anteil eine Mindestschwelle (die sog. de minimis-Schwelle) übersteigt. Diese beträgt 25 % im Regelfall, 10 % bei Lieferungen in sog. terroristenunterstützende Staaten.
