Sekretärin: Aufgaben, Weiterbildungen & Gehalt

Eine Sekretärin übernimmt administrative Aufgaben im Sekretariat, führt das Front-Office, regelt Telefon- und E-Mail-Verkehr und verwaltet Termine. Heute kann es unter Umständen auch sein, dass eine Sekretärin andere Mitarbeiter brieft und Präsentations- oder sogar Führungsaufgaben übernimmt.

Sekretärin: Key Facts

Was ist eine Sekretärin? Definition

Eine Sekretärin ist häufig die erste Person, mit der Kunden in Kontakt kommen. Anrufe, Anfragen, Besuche und anderes finden zuerst im Sekretariat statt, bevor diese selektiert zum Chef kommen. Die Sekretärin übernimmt zudem die Kommunikation und den Schriftverkehr, organisiert Büroabläufe und bildet die Schnittstelle zwischen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und der Führungskraft.

Die Ausbildung zur Sekretärin bereitet darauf vor, den heutzutage weitläufigen Aufgaben im Business gewachsen zu sein – denn der Sekretär-Beruf hat sich einem enormen Wandel unterzogen. So zeichnet sich die Arbeit im Office zu einem großen Teil durch digitale Vernetzung aus. Zu den administrativen Aufgaben im Sekretariat gehört heute die Handhabung von firmeninternen Chat-Programmen, die Organisation von Terminen über Video-Calls sowie andere Dinge, die früher nicht im Repertoire einer Sekretärin zu finden waren.

Es wird deutlich: Die klassische Bezeichnung der Sekretärin mit klar definierten Aufgaben gibt es heute nicht mehr, denn die Aufgabenbereiche variieren von Firma zu Firma. Das zeigen z.B. die vielen Bezeichnungen für den Sekretär-Beruf, beispielsweise:

• Vorstandsassistenz oder persönliche Assistenz
• Assistenz der Geschäftsführung
• (Chef-)Sekretärin
• Executive Assistant oder Management Assistant
• Office Managerin

Eine Aussage, die dennoch gemeinsam für alle Sekretariat-Aufgaben genannt werden kann, ist, dass die Hauptaufgabe einer Sekretärin darin besteht, die Führungskräfte zu unterstützen und zu entlasten.

Tipp

Da die Aufgabenbereiche einer Sekretärin so vielfältig sind, lohnt es sich auch, sinnvolle Grundlagenkurse für diesen Beruf zu absolvieren – z.B. Office-Management und Software- oder Social-Media-Kenntnisse. Spezialisieren kann man sich auch mit einer Basisbildung in bestimmten Bereichen (z.B. Datenschutz).

Was macht eine Sekretärin? Aufgaben

Die oben genannten Begriffe werden der Aufgabenvielfalt bei der Arbeit im Sekretariat viel eher gerecht als die mit veralteten Vorstellungen verbundene Bezeichnung „Sekretärin“. Denn im Zuge der Digitalisierung und immer neuen Management-Ansätzen (z.B. Agile Management) sind laufend neue Fähigkeiten gefragt. Neben administrativen Aufgaben im Sekretariat, die mit Genauigkeit und oft auch Koordinationsvermögen erledigt werden müssen, gilt es auch folgende Sekretariatsaufgaben zu erledigen:

• Telefonate (eingehend und ausgehend)
• Zeitmanagement: Terminvergabe und -koordination
• Bearbeitung und Verwaltung ein- und ausgehender Post
• Geschäftliche Korrespondenzen regeln
• Nutzung von Office-Programmen (Word, Excel etc.)
• Dokumente erstellen
• Organisation: Ablagen- und Aktenmanagement, Datenbankpflege
• Protokollführung bei Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
• Reportings und Präsentationen erstellen
• Kostenabrechnungen
• Organisation von Veranstaltungen, Geschäftsreisen oder Geschäftsessen

Diese Liste der Aufgaben einer Sekretärin lässt sich je nach Unternehmen und Branche erweitern. Beispielsweise kann es sein, dass in einem Unternehmen, das viel Online-Marketing betreibt, ein Monitoring digitaler KPIs gefragt ist oder gelegentlich der Social-Media-Auftritt verwaltet werden soll. Tätigkeiten einer Sekretärin unterliegen einem steten Wandel.

Welche Kompetenzen braucht eine Sekretärin?

Die Arbeit im Sekretariat verlangt nicht nur ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent, sondern auch zahlreiche Kompetenzen in verschiedensten Bereichen. Die Sekretariat-Aufgaben sind vielfältig und häufig kommen mehrere Aufgaben auf einmal herein. Hier gilt es, den Überblick zu bewahren, sich clever selbst zu organisieren und Prioritäten zu setzen.

Je nach Unternehmen variieren die Aufgabenbereiche. Daher sehen die Anforderungen in den Stellenbeschreibungen für Sekretärinnen nicht immer gleich aus. Folgende Hard- und Soft Skills sind allerdings fast immer gefordert, um die Führungsetage tatkräftig zu unterstützen und zu entlasten:

Hard Skills

Diese Hard Skills gehören (natürlich mit Ausnahmen) zum Grundlagen-Repertoire einer Sekretärin und kommen im Bewerbungs-Portfolio immer gut an:

• Softwarekenntnisse: Microsoft Office wie Excel und Powerpoint
• Sprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Französisch – je nach internationaler Vernetztheit sind weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Datenschutzkenntnisse
• Branchenkenntnisse

Soft Skills

Die Hard Skills sind eine gute Basis für den Beruf oder die Weiterbildung als Sekretärin. Was allerdings ebenso wichtig ist, sind Soft Skills, die im Alltag ständig gebraucht werden und zum täglichen Erfolg verhelfen:

• Flexibilität
• Organisationsstärke
• diplomatischer Umgang
• Teamfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Selbstreflexion
• Einfühlungsvermögen
• vorausblickendes Denken
• Geduld
• Zeitmanagement
• Kritik- und Belastungsfähigkeit

Sekretärin: Ausbildung & Weiterbildung

Die Sekretär-Ausbildung unterliegt keinem einheitlichen Plan und erfolgt meist durch Quer- oder Wiedereinsteiger. Trotzdem ist es wichtig, über die notwendigen Kenntnisse zu verfügen. Diese kann man sich allerdings über verschiedene Ausbildungen und Kurse aneignen.

Chefsekretärin: Ausbildung

Um eine Ausbildung zur Sekretärin erfolgreich abschließen zu können, bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen ist es möglich, eine Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation oder Büromanagement zu machen. Mit diesen Kenntnissen in der Tasche hat man auf dem Arbeitsmarkt gute Chancen, denn diese Fähigkeiten sind überall gefragt.

Zum anderen ist es auch sinnvoll, verschiedene Assistenz-Kurse zu belegen, wie beispielsweise:

• Büromanagement
• Event-Management
• geprüfte Office-Managerin

Sekretärin: Weiterbildung

Gerade im Beruf der Sekretärin ist regelmäßige Weiterbildung sinnvoll. Denn je nach Branche und Unternehmen sind andere Kenntnisse erforderlich. Verschiedene neue Führungsansätze und Verwaltungskonzepte verlangen außerdem Flexibilität. Deshalb ist es wichtig, über die Basics zu verfügen, die man in jeder Position als Sekretärin braucht und sich darüber hinaus auch andere Kompetenzen anzueignen, die in der angestrebten Position erforderlich sind.

Hierfür gibt es zahlreiche Lehrgänge und Weiterbildungen in den folgenden Bereichen:

• Office-Management 4.0 – digital, hybrid, genial
• Erweiterte Management-Fähigkeiten
• Agiles Office-Management
• Professionelle Korrespondenz mit E-Mail und Brief
• Doppelsekretariat managen
• Professionelle Gesprächsführung
• Weiterbildung Sekretariatsassistenz
• Management-Assistenz Fernkurs

Wie viel verdient man als Sekretärin?

Bei einer Sekretärin, auch Office Managerin oder Führungsassistenz variiert das Gehalt je nach Firma, Aufgabenbereichen und Qualifikationen.

Im Monat verdient eine Sekretärin als Neueinsteigerin im Schnitt ca. 2.000 Euro, steigt die Berufserfahrung auf fünf bis zehn Jahre, eher um die 2.400 Euro. Das Gehalt kann danach weiter steigen und je nach Firma und Verantwortungsbereich im besten Fall sogar rund 4.000 Euro im Monat betragen. Im Jahr variiert das Sekretärinnen-Gehalt also von 27.000 Euro bis 46.000 Euro brutto.

Wie wird man Sekretärin?

Dass es keine direkte Ausbildung zur Sekretärin gibt, hat den Vorteil, dass auch die Sekretärin-Jobbeschreibungen unterschiedliche Anforderungen beinhalten. Das bedeutet auch, dass sich zahlreiche Ausbildungen als Referenz eignen und Bewerber für den Beruf als Sekretärin qualifizieren.

Der Sekretariatsberuf im Wandel

Heute wendet sich die Position des Sekretariats – oder besser: Office-Managements – sowohl an Männer als auch Frauen, obwohl die Frauen in Unternehmensführung- und Organisation mit über 60 % noch deutlich in der Mehrzahl sind. Zusätzlich ändern sich die Anforderungen an diesen Beruf durch die zunehmende Digitalisierung und neue Management-Konzepte stetig.

Sekretärin: Arbeitsplätze der Zukunft – Haufe Akademie

Als Sekretärin ist man Schnittstelle und Kernpunkt eines Unternehmens. Sie verbindet alle Akteure und ist oft gleichzeitig die „Visitenkarte“, die Kunden als Erstes kennenlernen. Zudem ist sie wertvolle Unterstützung für die Führungsetage und übernimmt kleine bis große Tätigkeiten, die ein breites Spektrum an Hard- und Soft Skills voraussetzen. Damit hat die Sekretärin eine verantwortungsvolle Position inne.

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FAQs: „Sekretärin“

Was macht man als Sekretärin?

Als Sekretärin ist man Schnittstelle zwischen allen Beteiligten in einem Unternehmen und häufig erste Kontaktperson. Sie unterstützt die Führungsetage mit kleinen, aber auch großen und verantwortungsvollen Aufgaben. Sie verwaltet und organisiert Termine und erledigt administrative Aufgaben.

Wie sagt man heute zur Sekretärin?

Heute gibt es viele Bezeichnungen für eine Sekretärin, da der Aufgabenbereich nicht mehr wie früher klar definiert ist. Begriffe wie Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung oder Bürokaufmann können alle das Berufsbild der Sekretärin beinhalten.

Was für einen Abschluss braucht man als Sekretärin?

Da die Aufgabenbereiche heute nicht mehr klar definiert sind, gibt es die eine passende Ausbildung zur Sekretärin nicht. Vielmehr gibt es verschiedene Ausbildungen, die für diesen Beruf qualifizieren können. Zu empfehlen ist eine Ausbildung als Bürokaufmann oder Bürokauffrau oder eine Weiterbildung in Office-Management.

Was verdient eine Sekretärin?

Eine Sekretärin hat häufig ein Startgehalt von ca. 27.000 Euro im Jahr, kann aber je nach Unternehmen, Berufserfahrung und Verantwortungsbereich bis zu 46.000 Euro oder weit darüber verdienen.