Verlaufsprotokoll

Verlaufsprotokoll: Definition

In diesem Protokoll wird neben den Ergebnissen (Informationen, Festlegungen usw. – siehe Ergebnisprotokoll) auch der Verlauf der Veranstaltung (Wortmeldungen in Diskussionen, Anträge, …) dokumentiert. Wie ausführlich das geschieht, hängt von den Wünschen der Teilnehmenden bzw. von den gesetzlichen Vorgaben ab. Die ausführliche Form des Verlaufsprotokolls ist das wörtliche Protokoll (Wortprotokoll oder auch Vollprotokoll). Hier wird alles – auch jeder Zwischenruf – festgehalten.

Bitte beachten Sie: Dieses Protokoll heißt nicht „Verlaufsprotokoll“, weil etwa nur der Verlauf der Diskussion festgehalten wird. In jeder Veranstaltung sind die Ergebnisse das Wichtigste. Deshalb können Sie diese auch im Verlaufsprotokoll keinesfalls weglassen.

Inhalt eines Verlaufsprotokolls:

• Formalien: Protokollkopf (Datum, Ort, Zeit, Teilnehmende/Abwesende, Tagesordnung usw.) + Protokollfuß: (evtl. Unterschriften, Anlagen, …) Diese Punkte gehören mehr oder weniger in jedes Protokoll. Schauen Sie bitte auch in eine evtl. vorhandene Satzung oder Geschäftsordnung, was im Einzelnen gefordert wird.
• Informationshandlungen (Präsentationen, Berichte, …). Erfolgen in der Regel am Anfang eines Tagesordnungspunktes. Informationen dienen dazu, eine Diskussion/Erörterung einzuleiten, einen Sachverhalt zu problematisieren. Für den Nachvollzug der Diskussion sind diese Informationen sehr wichtig: Was war die Ausgangsposition? Was ist das Problem?
• Wortmeldungen: Typisch für das Verlaufsprotokoll ist, dass einzelne Redebeiträge aufgenommen werden. Nicht jeder Beitrag ist gleich wichtig und nicht jeder Redebeitrag muss aufgenommen werden. Ausnahme: wörtliches Protokoll.

Folgende Wortmeldungen können unterschieden werden:

Argumente für und wider: Diese sind wichtig für den Nachvollzug der Ergebnisse und gehören unbedingt in das Verlaufsprotokoll.

Kommentierungen: Das sind Bewertungen von Handlungen, Argumenten, … (z. B.: „Das ist sehr wichtig, dass wir diese Maßnahmen jetzt durchführen.“). Die Kommentierungen unterstützen oft den Entscheidungsprozess und sind vor allem in politischen Veranstaltungen (Betriebsrat, Aufsichtsrat, Gemeinderat, …) wichtig. Dabei wollen die Teilnehmenden zeigen, dass sie aktiv geworden sind. Im Arbeitsalltag sind diese Kommentierungen i. d. R. weglassbar.

Wiederholungen: Es kann sein, dass eine Person einen Redebeitrag einer anderen Person wiederholt. Dann kann diese Wiederholung weggelassen werden. In der Realität ist es jedoch häufig der Fall, dass es keine bloße Wiederholung gibt, sondern doch der eine oder andere neue Aspekt eingeflochten wird. Dabei liegt es in der Verantwortung der Protokollführung, das zu erkennen und entsprechend in das Verlaufsprotokoll aufzunehmen.

Abschweifungen: Was nicht zum Thema gehört, kann selbstverständlich weggelassen werden. Aber so klar ist die Praxis leider auch nicht. Es gibt Grenzbereiche. Auch hier hat die Protokollführung die Verantwortung zu entscheiden: Gehört das noch zum Thema oder nicht?

Ergebnisse: Die Ergebnisse gehören – wie bereits oben erwähnt – auch ins Verlaufsprotokoll. Welche Ergebnisse es im Einzelnen gibt, erfahren Sie beim Ergebnisprotokoll.

Wichtige Aspekte des Verlaufsprotokolls:

• Sprachliche Form: Die Redebeiträge können in Stichpunkten und/oder in ganzen Sätzen dargestellt werden.
• Sprachliche Darstellung im Konjunktiv (Möglichkeitsform): Wenn es strittige Punkte gibt – die eine Person behauptet das so, die andere Person behauptet das Gegenteil -, dann ist die sprachliche Darstellung im Konjunktiv angebracht. Die Protokollführung objektiviert damit die Aussagen und stellt diese nicht als Tatsache dar.

Beispiel Konjunktiv: Herr Mayer fordert, das Projekt müsse sofort gestoppt werden. Frau Schmidt erwidert, das Projekt müsse auf jeden Fall weitergeführt werden.

• Gesprächsverlauf: Ob der einzelne Rede- und Diskussionsbeitrag dokumentiert wird, hängt von seiner Wichtigkeit (Argument oder Kommentierung oder …) und von den Vorgaben (z. B. Geschäftsordnungen) ab. Mitunter meldet sich eine Person und erhebt den Anspruch: „Nehmen Sie das bitte ins Protokoll auf.“ Wenn es die Geschäftsordnung zulässt, muss die Protokollführung so handeln. Ansonsten sind nur die wesentlichen Argumente (s. oben) aufzunehmen.
• Teilnehmende und ihre Beiträge: Die Namen der Teilnehmenden und ihre Beiträge werden erfasst, außer es ist etwas anderes festgelegt. Anmerkungen zum Datenschutz: Der Name an sich – ist nicht geschützt. Wenn jemand in einer Veranstaltung mit seinem Namen auftritt und etwas beiträgt, muss man grundsätzlich davon ausgehen, dass auch sein Name im Protokoll genannt werden kann. Alles andere wäre lebensfremd.

Einsatz des Verlaufsprotokolls

Das Verlaufsprotokoll ist besonders geeignet für Sitzungen und Meetings, in denen ein umfassender Überblick über den Gesprächsverlauf gewünscht ist. Vorteile sind im Einzelnen:

1. Nachnutzer können die Ergebnisse besser verstehen. Sie erkennen den Weg zu den Ergebnissen. Damit ist ein sehr guter Nachvollzug möglich.
2. Durch das Anführen von Wortmeldungen entsteht ein Stimmungsbild. Wurde evtl. heftig diskutiert, prallten verschiedene Meinungen aufeinander oder gab es eine entspannte Diskussion?
3. Ein wesentlicher Vorteil des Verlaufsprotokolls ist, dass Argumente nicht verloren gehen. Wenn beispielsweise mit dieser Veranstaltung noch kein abschließendes Ergebnis erzielt wird, kann bei der nächsten Veranstaltung an den dokumentierten Argumenten angeknüpft werden. Man muss nicht wieder bei null anfangen.
4. Das Verlaufsprotokoll entfaltet unter Umständen eine größere Beweiskraft. Man kann zeigen, dass die eine oder andere Person sich so oder so geäußert hat. Damit kann andererseits auch ein Nachteil verbunden sein. Durch die einzelnen Wortmeldungen bietet das Verlaufsprotokoll eine größere Angriffsfläche.

Protokollführung bei einem Verlaufsprotokoll:

• Das Mitschreiben ist bei einem Verlaufsprotokoll sehr anspruchsvoll: Es meldet sich ja keiner zu Wort und sagt: „Ich habe da mal eine Abschweifung.“ Die Protokollführung muss erst einmal alles mitschreiben. In der Regel entscheidet sich erst im Nachhinein, ob es ein wichtiges Argument oder eine Abschweifung ist.
• Aufzeichnung der Veranstaltung: Das ist prinzipiell unter Beachtung des Datenschutzes möglich. Das heißt, nach der Genehmigung des Protokolls muss die Aufzeichnung gelöscht werden. Erkundigen Sie sich am besten, ob eine Aufzeichnung gewünscht wird bzw. überhaupt möglich ist.
• Form des Verlaufsprotokolls: Ein Verlaufsprotokoll können Sie nicht in einer Tabelle darstellen. In der Regel nutzt man den Fließtext. Kennzeichen Sie aber unbedingt (z. B. durch Fettdruck am Zeilenanfang), wenn ein neuer Redebeitrag startet. Das erleichtert den Nachvollzug der Diskussion.

FAQs

Was gehört in ein Verlaufsprotokoll?

Ein Verlaufsprotokoll enthält neben den Ergebnissen auch die Wortbeiträge aus der Diskussion.

Wer erstellt das Verlaufsprotokoll?

Die Protokollführung schreibt die Redebeiträge und die Ergebnisse mit und erstellt i. d. R. das Protokoll. Bei einem Verlaufsprotokoll ist es nicht möglich, dass die Moderation gleichzeitig das Protokoll führt (also mitschreibt) und „nebenbei“ die Veranstaltung leitet.

Warum ist das Verlaufsprotokoll wichtig?

Es stellt sicher, dass alle Diskussionsprozesse und Entscheidungswege nachvollziehbar bleiben. Darüber hinaus dient es vor allem der „Ideenrettung“.

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