In der modernen Geschäftswelt ist die Assistenz weiterhin eine gefragte Position, die sich stetig weiterentwickelt. Unternehmen suchen nach Generalistinnen und Generalisten mit umfangreichen Fähigkeiten, die durch Zusatzqualifikationen und Fachwissen auch zukünftig relevant bleiben. In diesem Artikel beleuchten wir neben den wichtigen Skills für die Assistenz, die Anforderungen der Unternehmen, die richtige Positionierung sowie den aktuellen Rollenwandel der Profession.
1. Wichtige Skills für die Assistenz
Technologie- und Digitalkompetenz: In einer digitalisierten Arbeitswelt ist technologische Kompetenz unverzichtbar. Die Assistenz muss moderne Bürosoftware, Projektmanagement-Tools und Kommunikationsplattformen souverän beherrschen. Auch Kenntnisse im Bereich Künstlicher Intelligenz (KI) werden immer relevanter.
Kommunikationsfähigkeiten: Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind ein „Muss“. Dies umfasst neben der Fähigkeit zu klarer und präziser Korrespondenz, die korrekte Beherrschung von Grammatik, Orthografie, Interpunktion und Stilistik. Sprachgewandtheit ist für die verbale Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholder:innen ein Plus.
Organisationstalent: Eine Assistenz hält viele Bälle gleichzeitig in der Luft. Es gilt, Termine zu koordinieren, Reisen zu organisieren, Meetings zu planen und Projekte zu überwachen. Der richtige Einsatz relevanter Tools sowie effektives Zeitmanagement sind hierbei entscheidend.
Agiles Mindset und Flexibilität: Durch die Schnelllebigkeit in der Arbeitswelt und die Vielseitigkeit der Aufgaben ist eine effektive Anpassung an veränderte Arbeitsbedingungen und neue Prozesse sowie Technologien unabdingbar. Es gilt, hieraus die richtigen Entscheidungen abzuleiten, um bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen. Menschen mit einem agilen Mindset begrüßen Veränderungen aktiv und sehen sie als Möglichkeit für persönliches und berufliches Wachstum.
Lebenslanges Lernen / Growth Mindset: Hierunter versteht man die Fähigkeit und Bereitschaft, kontinuierlich neues Wissen und Fähigkeiten zu erwerben, um mit Veränderungen und neuen Technologien Schritt zu halten und erfolgreich zu bleiben. Das Verlassen der Komfortzone ist dabei unerlässlich, da dort die eigentliche Entwicklung beginnt bzw. stattfindet.
Die Alternative ist:
„Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon war!“
2. Was ist bei den Unternehmen gefragt?
Generalisten mit Spezialwissen: Unternehmen suchen Assistenzen, die sich als Generalist:in mit einem breiten Skill-Set präsentieren. Darüber hinaus sind fachspezifische Kenntnisse (wie z.B. Marketing, HR, Sales) sowie Branchenerfahrung von Vorteil. Hierbei sind Zusatzqualifikationen oder Fachwissen in Form von spezifischer Erfahrung hilfreich.
Fremdsprachenkenntnisse: In einer globalisierten Welt sind Fremdsprachenkenntnisse eine äußerst wertvolle Ressource. Sie erleichtern die Kommunikation und Verständigung über Landesgrenzen hinweg, tragen zur Steigerung von Effektivität und Vielseitigkeit im Beruf bei und sind insbesondere Türöffner für spannende Positionen.
Interkulturelle Kompetenz: Die Anerkennung und der Respekt für kulturelle und religiöse Unterschiede sind besonders bedeutend für die Zusammenarbeit in globalen und multikulturellen Teams. Die Fähigkeit, in verschiedenen kulturellen Kontexten zu arbeiten und zu kommunizieren, ist immer mehr gefragt.
Eigenverantwortung und Initiative: Assistenzen, die eigenverantwortlich und proaktiv arbeiten sowie Initiative zeigen, sind gefragt. Die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu erledigen und ein lösungsorientiertes Mindset sind hierbei besonders wichtig.
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3. Die richtige Positionierung
Professionelles Auftreten: Grundlage für eine erfolgreiche Positionierung umfasst ein gepflegtes Äußeres, einen dem Anlass und der Branche angemessener Kleidungsstil, ein situationsgerechtes Verhalten auf allen Hierarchieebenen sowie den professionellen Umgang mit unterschiedlichen Charakteren und Persönlichkeiten.
Gezieltes Networking: Der Aufbau eines professionellen Netzwerks und die Nutzung der sozialen Medien (z.B. LinkedIn) unterstützt bei der beruflichen Sichtbarkeit, kann Türen öffnen und Karrierechancen erhöhen. Die Teilnahme an Kongressen, Assistenzmessen sowie Tagungen dient als Informationsquelle, dem Wissensaustausch und der fachlichen Weiterentwicklung.
Fortbildung und Qualifikation: Regelmäßige Weiterbildung und der Erwerb von Zusatzqualifikationen sind essenziell. Dies zeigt, dass man bereit ist, in die eigene Karriere zu investieren sowie auf dem neuesten Stand und für die berufliche Zukunft relevant zu bleiben.
Selbstbewusste Eigendarstellung: Egal, ob es um Gehaltsverhandlungen, Beförderungen, Weiterbildung oder berufliche Neuorientierung geht:
Die eigenen Fähigkeiten und Erfolge selbstbewusst zu präsentieren, ist von großer Bedeutung. Dies erreicht man durch ein gut gestaltetes Portfolio, einen aussagekräftigen Lebenslauf und einen professionellen Social-Media-Auftritt.
4. Rollenwandel: Neue Entwicklungsmöglichkeiten
Die Rolle der Assistenz hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Die Global Skills Matrix dient hier als Leitfaden für die unterschiedlichen Karrierestufen innerhalb der Assistenzrolle. Sie ermöglicht Assistenzen, Vorgesetzten und Personalabteilungen die korrekte Einstufung der derzeitigen Position und die Entwicklung eines konkreten Karrierepfades. Jede der 5 Stufen beschreibt die jeweilige Erweiterung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die dafür notwendigen Skills.
Während früher vor allem administrative Aufgaben im Vordergrund standen, eröffnen sich heute vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und neue Berufsbilder:
Health Coach:in: Immer mehr Arbeitgeber erkennen die Bedeutung von Gesundheit und Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden. Als Health Coach:in kann hier eine Assistenz, unter Einbindung von externen Dienstleistern, Gesundheitsprogramme im Unternehmen entwickeln und umsetzen.
Scrum Master:in: Eine agile Arbeitsumgebung ist ein flexibler Arbeitsplatz, wo Teams schnell auf Veränderungen reagieren und eng zusammenarbeiten, um effektiv auf Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen einzugehen. Hier spielt der Scrum Master:in eine wichtige Rolle. Mit entsprechender Qualifikation übernimmt die Assistenz eine zentrale Rolle in einem solchen Team.
Sustainability Agent: Nachhaltigkeit ist eines der aktuell ganz zentralen Themen. Als Sustainability Agent kann eine Assistenz Projekte und Initiativen zur Förderung der Nachhaltigkeit im Unternehmen vorantreiben. Dazu gehören z.B. das papierlose Büro, der Einkauf umweltfreundlicher Produkte und Materialien sowie die Bereitstellung von alternativer Mobilität.
Feelgood Manager:in: Ein:e Feelgood Manager:in kümmert sich im Unternehmen um das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Aufgaben umfassen u.a. Verbesserung des Arbeitsumfeldes, Mitarbeiterbindung, Gesundheitsförderung, Konfliktlösung, Förderung einer positiven Feedbackkultur, Work Life-Balance und Verbesserung der internen Kommunikation.
KI-Experte: Künstliche Intelligenz spielt auch im Assistenzbereich eine immer größere Rolle. Die richtige Nutzung dient der Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung sowie einer Möglichkeit zur Konzentration auf strategischere Aufgaben. Beispiele: Automatisierung von Routineaufgaben, E-Mail-Management und Kalenderverwaltung, Dokumentenerstellung/-verwaltung sowie automatische Transkriptionen oder Protokollerstellung.
Chief of Staff (CoS): CoS ist eine Schlüsselposition in der Führungsebene eines Unternehmens. Im Gegensatz zur Assistenz, die überwiegend operativ tätig ist, übernimmt der:die CoS eine Führungsrolle, trägt strategische Verantwortung und unterstützt die Geschäftsführung bei der Umsetzung zentraler Unternehmensziele. Für Assistenzkräfte, die sich in die Rolle einer bzw. eines CoS weiterentwickeln wollen, ist es entscheidend, strategische und analytische Fähigkeiten auszubauen sowie Führungsqualitäten zu entwickeln.
Fazit
Die Assistenz ist nach wie vor eine gefragte Position, die durch Zusatzqualifikationen und Fachwissen erheblich an Wert gewinnt. Durch technologische Kompetenz, Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent, Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten kann sich eine Assistenz als ein:e unverzichtbare:r Generalist:in positionieren. Die neuen Entwicklungsmöglichkeiten bieten zudem spannende Perspektiven und zeigen, dass die Rolle der Assistenz auch in Zukunft vielfältig und relevant bleibt. Indem man sich kontinuierlich weiterbildet, selbstbewusst auftritt und ein starkes Netzwerk aufbaut, kann man sich erfolgreich als moderne Assistenz positionieren und die eigene Karriere vorantreiben.
