Kennen Sie OneNote? Die vermeintlich kleine, aber sehr mächtige Notizen-App von Microsoft? Sie ist kostenlos im Microsoft Store erhältlich und in jedem Microsoft-Office-Paket enthalten. Die klassische Desktop-App wird stetig weiterentwickelt und bietet heute mit OneNote Online auch eine Webversion.
OneNote ist eine hervorragende Schaltzentrale, um die Informationsflut in der Assistenz in den Griff zu bekommen. Besonders in der Zusammenarbeit mit anderen Kolleg:innen spielt es seine Stärken aus. Über Ihr Microsoft Konto können Sie Notizbücher unkompliziert teilen und machen Informationen für sich und andere auf verschiedenen Endgeräten verfügbar.
Mit OneNote organisieren Sie Informationen aus buchstäblich allen möglichen Quellen. Ob Screenshots, Artikel aus dem Internet, plötzliche Geistesblitze, Fotoprotokolle, eingescannte Dokumente oder Links zu lokal oder online abgelegten Dateien – alles kann in OneNote erfasst, kategorisiert und gesichert werden. Dank der ausgereiften Suchfunktion lassen sich Informationen schnell und zuverlässig (wieder)finden.
Doch wie können Sie diese Fülle an Funktionen in der Assistenz am besten nutzen?
OneNote als Tool zur Reisevorbereitung
Bei der Online-Recherche zu Hotels und Restaurants können Sie die Browser-Erweiterung „OneNote Web Clipper“ nutzen, um Lesezeichen in Ihrem Notizbuch abzulegen. Die Buchungsbestätigung des Hotels, die Sie als E-Mail erhalten, ziehen Sie aus Ihrem Postfach direkt auf die OneNote-Seite und fügen sie als Ausdruck ein. Genauso verfahren Sie mit Bordkarten oder Bahntickets. Brauchen Sie noch eine Wegbeschreibung? Öffnen Sie diese in einer Karten- oder Navigations-App und fügen Sie einen Screenshot auf der entsprechenden Seite im Notizbuch ein.
Ihre Führungskraft geht auf Asien-Reise, um verschiedene Standorte Ihres Unternehmens zu besuchen? Dokumentieren Sie den genauen Ablauf der Reise in OneNote und fügen Sie an den jeweiligen Agenda-Punkten alle dazugehörigen, wichtigen Informationen wie Kontakte, Hotelbuchungen, Adressen und Reservierungen ein. Teilen Sie das Notizbuch anschließend mit Ihrer Führungskraft, damit diese jederzeit und von überall auf die Unterlagen zugreifen kann.
OneNote als Wissensdatenbank nutzen
Der schnelle Zugriff über verschiedene Geräte und die Möglichkeit, umfangreiche Informationen bereitzustellen, bieten gute Voraussetzungen, um OneNote als Wissensdatenbank einzusetzen. Stellen Sie multimediale Inhalte zusammen und tauschen diese bei Bedarf mit den jeweiligen Teams und Personen aus. Wissen und Daten zu organisieren und gezielt zu kommunizieren, entlastet Vorgesetzte und auch Sie. Besonders bei wiederkehrenden Fragen können Sie so schnell und professionell auf Ihre Wissensdatenbank verweisen und die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen.
Ein Kollege fragt zum dritten Mal nach der Druckeranleitung? Da Sie bereits alle Information dazu in OneNote abgelegt haben, können Sie die entsprechende Seite einfach an Ihren Kollegen verschicken. Dazu nutzen Sie entweder die Funktion „Per E-Mail senden“ oder, wenn Ihr Kollege Zugriff auf das Notizbuch hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste an die fragliche Stelle und wählen „Link zu Absatz kopieren“. Diesen Link können Sie dann versenden.
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in OneNote
OneNote verfügt über exzellente Schnittstellen zu Outlook. Sie können einen Termin von Ihrem Kalender direkt zu OneNote senden. Auf der Terminseite in OneNote können Sie – vor und während der Besprechung – alles Notwendige notieren. Wenn sich daraus eine Aufgabe ergibt, markieren Sie diese einfach mit der roten Flagge. So wird der Eintrag direkt in Ihre Aufgabenliste übernommen. Diese können Sie auch in Outlook, Teams und der App To Do einsehen.
Ein neues Strategieprojekt steht an und Sie sind verantwortlich für die Koordination der Meetings? Erstellen Sie dafür ein eigenes Notizbuch und notieren Sie wichtige Informationen wie Tagesordnung, Teilnehmerliste und wichtige, vorbereitete Dokumente vorab auf je einer Seite. Während der Besprechung haben Sie so alle Informationen parat und können gleichzeitig Protokoll führen und Aufgaben den entsprechenden Personen zuweisen. Das spart Zeit in der Nachbereitung und erleichtert die Dokumentation, besonders über einen längeren Projektzeitraum.
OneNote als Vorlagen-Pool
Eine gute Vorlagen-Verwaltung spart Zeit und erhöht die Professionalität. Leider unterscheidet sich die Vorlagen-Verwaltung innerhalb der Office-Produkte. Besonders in Outlook kann es schwierig sein, die angelegten E-Mail-Vorlagen wiederzufinden. Lösung: legen Sie alle Vorlagen in OneNote ab und öffnen Sie es parallel zu Outlook oder Word. So können Sie benötigte Texte, die dort hinterlegt sind, einfach in den Brief oder die E-Mail ziehen. Auch komplette E-Mails lassen sich als Vorlage per Drag-and-Drop in OneNote abzulegen. Großer Vorteil gegenüber dem Laufwerk: In OneNote können Sie sich daneben notieren, wofür diese Vorlage benötigt wird. Zum Verwenden öffnen Sie diese einfach per Doppelklick. Dabei wird eine Kopie erstellt, die wie jede andere E-Mail versendet werden kann.
OneNote kann Sie bei vielen unterschiedliche Szenarien unterstützen. Nutzen Sie diese Tipps & Tricks und probieren Sie es einfach aus!
