Compliance-Kultur: Ethisch und rechtskonform handeln

Die rechtlichen Vorschriften im Bereich der Compliance haben sich in den letzten Jahren verschärft. Neue sind dazugekommen. DSGVO, LkSG, ESG und CSRD – gesetzliche Buzzwords und Abkürzungen gibt es inzwischen viele. Was gestern noch akzeptabel und straffrei war, gilt heute oder morgen bereits als Anlass für negative Berichterstattung in der Presse oder gar als Straftat.

Doch die rechtliche ist hier nur eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite geht es auch um Richtlinien, die sich Unternehmen selbst setzen, Werte, die sie vermitteln und ethisches Verhalten, das sie über die gesamte Organisation hinweg an den Tag legen wollen. Kurz: Es geht darum, eine Compliance-Kultur zu entwickeln.

Was ist Compliance-Kultur?

Die ISO-Norm 37301, Pkt. 3.28 definiert Compliance-Kultur als „Werte, ethische Grundsätze und Verhaltensweisen, die in einer Organisation vorhanden sind und mit der Struktur sowie den Kontrollmechanismen interagieren, um Verhalten zu erzeugen, das Compliance unterstützt.“ So weit, so spröde.

Vereinfacht gesprochen geht es bei der Compliance-Kultur darum, Werte, ethische Grundsätze und Verhalten zu entwickeln und zu fördern, die sicherstellen, dass die Mitarbeitenden das Richtige tun, sich ethisch verhalten, sowie Gesetze und Vorschriften befolgen. Sie entsteht in einem Zusammenspiel aus inneren Einstellungen und externen Faktoren (wie Gesetzen oder wirtschaftlicher Lage).

Eine Compliance-Kultur kann dabei aber nicht verordnet, sondern sollte entwickelt, vermittelt und von den Führungskräften vorgelebt werden. Wichtig ist hierbei die Unterscheidung zwischen Compliance an sich und Compliance-Kultur, denn diese umfasst weit mehr als das Einhalten von gesetzlichen Regelungen. In einer Compliance-Kultur werden Regeln aus eigener Motivation eingehalten, nicht aus Angst vor möglichen Folgen, wird eine kollektive Verantwortung für Compliance gelebt, wird ethisches Verhalten (intern wie extern) gefördert. Sie zeigt sich also in der täglichen Praxis, Herangehensweisen, Arbeitsabläufen, Entscheidungen – von der Gehaltsverhandlung bis zum Plausch auf dem Flur.

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Die Bedeutung einer starken Compliance-Kultur für Unternehmen

Risikominimierung: In einem Unternehmen mit starker Compliance-Kultur halten sich alle an die von Gesetz und Unternehmen vorgegebenen Spielregeln und stehen für sie ein. Normen und Richtlinien werden eingehalten und damit finanzielle Risiken und Rufschäden aufgrund von Rechtsbrüchen reduziert.

Vertrauen und ethisches Handeln: Sowohl die Mitarbeitenden als auch Kunden oder Investoren können einem Unternehmen vertrauen, dass eine Compliance-Kultur ausgebildet hat. Die Mitarbeitenden auf der einen Seite können sich auf die Richtigkeit interner Abläufe verlassen und handeln selbst auf eine ethische Weise. Kunden auf der anderen Seite wissen, dass sie es mit einem einwandfreien Unternehmen zu tun haben, dessen Ausrichtung im besten Fall mit ihren eigenen ethisch-moralischen Vorstellungen übereinstimmt.

Wettbewerbsvorteil: Das erlangte Vertrauen und eine proaktive Compliance-Kultur wirken sich positiv auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens aus. Ethisches Handeln wird für viele Kunden und Geschäftspartner immer wichtiger – ein direkter Wettbewerbsvorteil. Auf der anderen Seite bleiben Negativbeispiele lange im Gedächtnis. Der Dieselskandal bei Volkswagen liegt beispielsweise schon zehn Jahre zurück und beeinträchtigt doch weiterhin den Ruf des Automobilherstellers.

Effizienz: Eine starke Compliance-Kultur schafft klare Regeln und sorgt für transparente Abläufe. Mitarbeitende arbeiten sicherer, treffen schneller fundierte Entscheidungen und vermeiden rechtliche Stolpersteine. Prozesse laufen reibungsloser, da unnötige Abstimmungen und Korrekturen entfallen. Das spart Zeit, reduziert Kosten und steigert die Produktivität.

Schlüsselkomponenten einer Compliance-Kultur

Führung und Engagement: Die Führungsebene und das Management spielen eine entscheidende Rolle für die Etablierung der Compliance-Kultur im Unternehmen. Das Stichwort ist hier „Tone from the Top“. Lebt die Führungsetage also die Werte, Einstellungen und Verhaltensweisen vor, die gewünscht sind? Wie ist ihre innere Einstellung zum Thema Compliance? Denn dies beeinflusst maßgeblich die Wahrnehmung und das Verhalten aller Mitarbeitenden bezüglich Compliance-Themen.

Kommunikation: Eine starke Compliance-Kultur lebt von offener, verständlicher und konsequenter Kommunikation. Führungskräfte müssen Richtlinien klar formulieren, verständlich erklären und gezielt verbreiten. Sie sollten Mitarbeitende aktiv einbinden, Fragen beantworten und Unsicherheiten ausräumen. Ein prägnantes Statement des Top-Managements kann die Bedeutung der Compliance-Themen unterstreichen und alle im Unternehmen auf einen gemeinsamen Kurs bringen.

Schulungen: Ein integraler Bestandteil der Kommunikation sind auch Compliance-Sensibilisierungsmaßnahmen. Denn Compliance-Regelwerke können komplex werden. Hier helfen praxisnahe Szenarien, die das Thema aus der grauen Theorie in den Arbeitsalltag holen.

Überwachung: Die erfolgreiche Implementierung eines CMS sollte überprüft und festgehalten werden. Interne Kontrollen und Audits prüfen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien und decken eventuelle Schwachstellen auf, sodass sie gezielt adressiert werden können. Ein (anonymes) Hinweisgebersystem fördert dies weiter und gibt Sicherheit bei der Meldung schwerwiegender Verstöße.

Weitere Tipps zur Förderung einer Compliance-Kultur

Vor der Förderung der Compliance-Kultur steht die Festlegung klarer Richtlinien und Verhaltenskodizes. Hier orientiert man sich natürlich an geltendem Recht, aber genauso an den Werten, für die das Unternehmen steht und die es etablieren will.

Wie können jedoch effektive Schulungen dieser Richtlinien und Verhaltensweisen erfolgen? Am Anfang einer jeden Überlegung zur Konzeption von Schulungsangeboten steht die Zielsetzung. Was soll erreicht werden? Im Fall der Compliance-Kultur ein Verständnis wichtiger Richtlinien und Werte, sowie ein Übertrag in die Praxis. Insofern sind zielgruppen- und risikoorientierte Sensibilisierungsmaßnahmen über alle Funktionen und Hierarchie-Ebenen essenziell. Geht es nur um das Verständnis, so können dies E-Learnings gut leisten. Hier ist auch eine effiziente Überprüfung des Lernerfolgs gut möglich. Bei der Etablierung von Werten und Verhaltensweisen sind gemeinsame Workshops mit dem Team besser geeignet.

Werte können beispielsweise Offenheit und Transparenz sein. Denn in einem offenen Umfeld fühlen sich auch die Mitarbeitenden ermutigt, Missstände ohne Ängste anzusprechen. So können manche Verstöße früher, andere gar überhaupt erst aufgedeckt werden. Transparenz erfordert regelmäßige und vollständige Kommunikation auf den richtigen Kanälen und eine Kultur, in der Fehler nicht angeprangert, sondern als Lernchance gesehen werden.

Herausforderungen bei der Etablierung einer Compliance-Kultur

Die Herausforderungen, denen sich Verantwortliche im Kontext der Einführung einer Compliance-Kultur stellen müssen, liegen häufig im Dreieck Mensch – Geld – Gesetz. Die drei Beispiele in der folgenden Tabelle zeigen, wie diese Herausforderungen aussehen und gelöst werden können.

Fazit: Compliance-Kultur etablieren

Compliance-Kultur in Unternehmen bedeutet, Werte, Grundsätze und Verhaltensweisen zu entwickeln, die zu rechtskonformem und ethischem Handeln führen. Dies minimiert rechtliche Risiken, baut Vertrauen auf – intern wie extern – und wird so auch zu einem Wettbewerbsvorteil. Dabei kann sie nicht von oben verordnet werden, sondern entsteht in einem Vorleben der Kultur durch Führungskräfte und Botschafter:innen, einer klaren, transparenten und verständlichen Kommunikation und den passenden Schulungen.

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