Compliance wird gerade im internationalen Kontext immer wichtiger. Regelkonformes Verhalten bildet die Basis im immer komplexer werdenden Welthandel und stellt Compliance-Verantwortliche vor herausfordernde Aufgaben. Das zeigt auch das Beispiel eines Zulieferers der Automobilindustrie.
Technische Brillanz, Innovationen und Effektivität sind nur ein Teil des Erfolgs international tätiger Unternehmen. Geschäftspartner:innen wollen heute verlässliche Lieferanten, denen sie auch bei komplexen Produkten und Projekten über Ländergrenzen und Kontinente hinweg vertrauen können. Ein möglicher erster Schritt auf dem Weg zum Compliance-Management-System sind Compliance-Trainings, die Mitarbeitenden für das Thema sensibilisieren und Aufmerksamkeit schaffen. Unternehmen sind heute in wachsendem Maße mit ihren Abnehmer:innen und Kund:innen verbunden. Komplexe Produkte und Geschäfte mit Partner:innen auf anderen Kontinenten, in anderen Kulturen, erfordern Vertrauen über die förmliche Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Regeln hinaus. Themen wie Corporate Social Responsibility, Qualitätssicherung und Anti-Korruption spielen zwischen Auftraggebenden und -nehmenden eine ebenso große Rolle wie in den Unternehmen mit ihren komplexen Strukturen selbst. In einer Umfrage unter 720 Unternehmen aus dem Jahr 2015¹ kam heraus, dass die große Mehrheit von ihren Lieferunternehmen und Dienstleistenden erwartet, dass sie über ein Compliance Management System (CMS) verfügen. Für rund 72 Prozent der Auftraggeber:innen war dies wichtig bis sehr wichtig. Dabei gilt: Je größer die Organisation, desto wichtiger ist ihr ein CMS bei ihren Lieferunternehmen. Die Autor:innen der Studie stellen daher fest: Compliance hat inzwischen Eingang in die Marktwirtschaft gefunden, Marktgesetze sind der Treiber der Entwicklung. Auch über wirtschaftliche Bindungen und teilweise Abhängigkeiten verbreiten sich CMS. Wer sich mit dem Thema Compliance beschäftigt, kann sogar einen Wettbewerbsvorteil erzielen, wenn die Partner:innen das erwarten. Um ins Detail zu gehen: 15 Prozent der befragten 720 Unternehmen verlangten von ihren Vertragspartner:innen in der Regel Nachweise über geeignete Compliance-Richtlinien und -Schulungen. Bei neuen Auftragnehmenden sind es demnach sogar 40 Prozent!
¹Studie „Wirtschaftskriminalität in der analogen und digitalen Wirtschaft 2016”, herausgegeben von PriceWaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Von Professor Dr. jur. Kai-D. Bussmann, Claudia Nestler und Steffen Salvenmoser
E-Learning als nachhaltige Lösung
Diesen Herausforderungen sah sich auch ein Zulieferer für die Automobilindustrie gegenüber, der mit rund 9.000 Mitarbeiter:innen und Standorten in Europa, Asien und Lateinamerika zu den führenden Unternehmen in seinem Bereich gehört. Einen unternehmenseigenen Code of Conduct gab es bereits, doch den Verantwortlichen war klar: Dass ein Verhaltenskodex existiert, reicht nicht aus, wenn die darin beschriebenen Werte nicht im ganzen Unternehmen bekannt sind und umgesetzt werden. Damit daraus gelebte Compliance wird und die Awareness dafür steigt, müssen die Mitarbeiter:innen mehr darüber erfahren und sich ein Grundwissen über die darin behandelten Themen aneignen. Das gilt nicht nur für einzelne Abteilungen und Standorte, sondern für möglichst viele, wenn nicht alle Mitarbeitenden. Gesucht wurde eine möglichst effiziente, flexible und skalierbare Schulungslösung, die einfach zu implementieren ist und den Anforderungen auch qualitativ entspricht. Sich für eine E-Learning-Lösung zu entscheiden, lag nahe, da damit zudem die für Compliance-Schulungen erforderlichen Nachweise und das Reporting über ein Learning Management System abgebildet werden können.
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Mit dem richtigen Trainingskonzept zur nachhaltigen Sensibilisierung
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Hohe Standards, einfache Umsetzung
Sich für Compliance-Schulungen per E-Learning zu entscheiden, ist das eine. Den passenden, den passenden E-Learning-Anbieter für internationale Compliance-Schulungen zu finden, eine andere Sache. Für den Automobilzulieferer waren zwei Punkte besonders wichtig: Zum einen ging es dem Unternehmen um eine Lösung, auf die man sich verlassen kann, mit hohen Standards bei den Basisinhalten und der Möglichkeit einer schnellen, reibungslosen Individualisierung. Zum anderen bestand der Bedarf nach individueller Unterstützung bei der Administration und dem Reporting. Man wünschte sich eine Lösung, die es so einfach wie möglich macht, Compliance-Schulungen zu implementieren und administrieren, an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren und schließlich mit einem verlässlichen Reporting zu verbinden. So fiel die Entscheidung für das Haufe Compliance College inklusive der individuellen Services der Haufe Akademie.
Individualisierung steigert Nachhaltigkeit
Eine Aufgabe von Compliance-Trainings ist es, Mitarbeiter:innen für regelkonformes Verhalten zu sensibilisieren, eine andere, das Haftungsrisiko zu senken. Die Trainings können nur dann nachhaltig wirken, wenn sie das für den jeweiligen Arbeitsplatz relevante Wissen so vermitteln, dass der Bezug zur Arbeit jederzeit anschaulich gegeben ist. Die Individualisierung von Standardinhalten hat deshalb einen hohen Stellenwert. Rein technisch ist die Aufgabe schnell gelöst, wichtig ist die Beratung, in der die Schwerpunkte und Details für die gewünschte Individualisierung festgelegt werden. Daran arbeiteten die externen Berater:innen als Partner:innen der Haufe Akademie gemeinsam mit dem Unternehmen und legten somit den Grundstein zu einem nachhaltigen Erfolg.
Learning Management System erleichtert Kommunikation und Administration
Ein weiterer wichtiger Punkt bei Compliance-Trainings ist die Administration und das Reporting für Compliance- oder Trainingsverantwortliche. Dafür muss das Unternehmen keine eigene IT-Infrastruktur schaffen, sondern kann auf das Learning Management System der Haufe Akademie zurückgreifen. Kund:innen entscheiden, welche Services sie in Anspruch nehmen möchten. In diesem Fall konzipierte die Haufe Akademie das Lernerlebnis in der Haufe Lernwelt. Die Teilnehmenden wurden initial einmalig eingepflegt. Einladungen zu Pflichtkursen und Erinnerungstermine werden automatisch durch die Lernwelt versendet.
Von jedem Standort aus können Compliance-Verantwortliche neue Mitarbeiter:innen selbstständig nachmelden und Einladungen versenden, sodass sichergestellt ist, dass auch für neue Kolleginnen und Kollegen an allen Standorten Unterweisungen zuverlässig erfolgen. Hat der:die Mitarbeiter:in einen Kurs absolviert und seinen Abschlusstest bestanden, registriert das System dies automatisch, die Nachweispflicht ist erfüllt. Auch die Anforderung, dass Reportings weltweit von den Mitgliedern der Compliance-Organisation überwacht werden müssen, ist damit abgedeckt. Die Reports passen zu den Rollen und Verantwortlichkeiten eines jeden Compliance-Verantwortlichen und es ist möglich, per Knopfdruck, den für ihn freigeschalteten Report abzurufen, um einen tagesaktuellen Einblick in den Stand der Schulungen der eigenen Mitarbeiter:innen zu erhalten. Mit dem Compliance College der Haufe Akademie hat der Kunde eine leicht zu implementierende und individuelle Lösung gefunden, auf die er sich verlassen kann, auch in Zukunft. Denn eines ist sicher: In einem volatilen, internationalen Umfeld wird Compliance noch wichtiger werden.
