Nachhaltige Versandabwicklung bringt mehr als jede Frachtkostensenkung
„Ich kann jeden Monat aufs Neue belegen, welche Mehrkosten uns erspart bleiben: Konventionalstrafen, Bußgelder vom Zoll, Vorbehalte bei Akkreditiveinreichungen – das alles ist weitaus wichtiger als das weitere Drücken von Frachtkosten!“ (Zitat eines Versandleiters aus einem mittelständischen Maschinenbaubetrieb)
Der Bereich Versand ist das letzte Glied in der Pflichtenkette von Unternehmen bei der Erfüllung von Lieferverträgen. Versäumnisse von Lieferanten, Produktions- und Lagerstellen, z. B. in der Termintreue, wirken sich oft bis hierhin aus und setzen die Verantwortlichen unter Druck. Denn der Kunde ist König und soll nicht unter Vorversäumnissen leiden. Beispiel einer Problemlösung ist die Wahl einer teureren als der kalkulierten Versandart, um die Nachfolgeprozesse zu beschleunigen.
So ist die Versandabteilung das erste Glied in der Lieferkette. Hier sind wichtige Entscheidungen über nachfolgende interne und externe Prozesse zu treffen. Stets zu berücksichtigen sind dabei bestimmte Eigenschaften der Prozesse:
- Wie sollen sie stattfinden?
- Wie könnten sie von externen Kräften beeinflusst werden?
- Wie dürfen sie auf keinen Fall ausgehen?
Herausforderung: Grenzen der Fachkompetenz
Meist lassen sich die verfügbaren logistischen Mittel bei Abschluss des Warenliefervertrags allgemein überblicken und die Maßnahmen bis zum Versandzeitpunkt konkret arrangieren. Hierzu ist oft eigenes Personal verfügbar, das über so viel logistische Fachkompetenz verfügt, wie zur Ergänzung von Produktions-, Einkaufs- und Vertriebskompetenzen benötigt wird, um die existenziellen Fähigkeiten zur Versandsteuerung zu sichern. Aber wie ist das bei zunehmend globalisierten Lieferketten?
Für „richtige“ Antworten gibt es kein allgemeingültiges Rezept. Vielmehr gilt: Logistik lebt von Grenzüberschreitungen! Wirtschaftsgüter überqueren Grenzen von Ländern und Kontinenten, sie überwinden auch Grenzen des Eigentums auf dem Weg vom Produzenten zum Verbraucher. Um ihre Ziele zu erreichen, überschreiten die verantwortlichen Akteure regelmäßig Grenzen nationalen Rechts, Grenzen eigenen Wissens, ja sogar Grenzen der Pflichten ihres Unternehmens. In diesem schwierigen Umfeld ist auch umfangreiche Fachkompetenz begrenzt.
Nachhaltige Lösung: Logistische Gestaltungskompetenz
Eine Fallstudie belegt, wie ein Vertriebsleiter versuchte, einem Kunden zu gefallen, indem er einen „zeitfressenden“ Antrag auf Exportgenehmigung verhindern wollte und dabei den Versandleiter unter Druck setzte, er solle Unwissenheit vortäuschen, um einer Antragspflicht zu entgehen. Dieser wehrte jedoch einen trügerischen Momenterfolg ab, indem er
- Unsicherheiten in der Bewertung der Situation mit erheblichem Aufwand beim Kenntniserwerb wirksam beseitigte,
- die Einflüsse des Kollegen mit Hilfe dieser Kenntnisse und einer angemessenen Argumentation überwand und
- verhinderte, dass eine nachträgliche Zollprüfung empfindliche Sanktionen nach sich gezogen hätte.
Damit bewies der Versandleiter eigene Gestaltungskompetenz mit der gelebten Fähigkeit zur Durchsetzung weitsichtiger Entscheidungen über interne und externe Prozesse.
Erfolgreiche Anwendung von Gestaltungskompetenz
Zur Erzielung nachhaltiger Effizienz in der Versandabwicklung gehört, dass die Belange aller wichtigen Anspruchsgruppen berücksichtigt werden. Erfahrene Versandexperten wissen, dass es zahlreiche Ansprüche gibt, die vor den Wünschen eines Kunden befriedigt werden müssen. Beispielsweise gehen von Gütertransporten Gefahren für diverse Anspruchsgruppen aus. Am bekanntesten sind Hafenarbeiter:innen, Fußgänger:innen, Flugzeugpassagiere, Zivilbevölkerung, Feuerwehrleute, Zollbeamte…
Zur Gewährleistung der Sicherheit des Transports gelten je nach gewähltem Transportmittel (Flugzeug, Seeschiff, Eisenbahn o. a.) spezielle Anforderungen. Für deren Erfüllung sorgen nicht nur die Frachtführer und Spediteure. Vielmehr sind diese stets darauf angewiesen, dass die Waren bereits vor Übernahme transportsicher durch den oder die Verlader:in oder dessen Erfüllungsgehilfen verpackt wurden. Der Versandbetrieb muss die Sendung so verladen, dass die anschließende Beförderung gelingen kann. Hierzu hat er auch umfassende Informationen und Instruktionen an die Logistikdienstleister zu erteilen.
Nutzen für das Unternehmen
Es ist längst nicht mehr so, dass die preisgünstigste Fracht zur Minimierung der Gesamtkosten führt. Dies ist z. B. an dem häufig beobachteten Umstand zu erkennen, dass ein unpünktlich an der Verladestelle erscheinendes Fahrzeug zur Mehrarbeit in der Versandabteilung beiträgt.
Rechtzeitige, klare, unmissverständliche Kommunikation und vollständige Vorbereitung der speditionellen Tätigkeit und der zugehörigen Zollabfertigung – auch im Ausland – ist die beste Voraussetzung für eine gute Qualität der externen Logistikdienstleistungen. Damit ist ein hoher Grad von Zufriedenheit der Kundschaft zu erreichen, von dem die Absatzchancen jedes Lieferanten abhängen.
Auch eine gute Reputation bei der zuständigen Zollbehörde ist entscheidend für mittelständische Unternehmen, die sich in einer globalisierten Wirtschaft behaupten wollen. Die hierzu erforderliche, stets einwandfreie Risikobewertung erreicht nur, wer seine Versandabwicklung in aktive Verfolgung der Gesetzes- und Vorschriftenlage einbettet – als weiteres Beispiel für angewandte Gestaltungskompetenz.
