Verhandlungen mit Lieferant:innen zählen zum Tagesgeschäft strategischer Einkäufer:innen. Läuft alles glatt, gehen beide Parteien zufrieden aus dem Gespräch. Doch das ist nicht immer der Fall. In schwierigen Verhandlungssituationen helfen ein kühler Kopf und eine gute Vorbereitung.
1. Macht
Machen Sie sich Ihre eigene, aber auch die Machtposition Ihres Lieferant:innen oder Ihres Verhandlungspartners bewusst. Entsteht ein Gefälle, können Sie souverän führen, ohne den Lieferant:innen zu verprellen. Fragen Sie sich: Wie relevant ist der:die Lieferant:in für meine Einkaufsstrategie? Und wie relevant bin ich für den Jahresumsatz des:r Lieferant:in? Fassen Sie dafür – wenn möglich – die wichtigsten Kund:innen Ihres:Ihrer Lieferant:in zusammen und vergleichen Sie.
2. Interessen
Führen Sie sich sowohl Ihre eigenen als auch die Interessen Ihres:Ihrer Lieferant:in vor Augen. Achten Sie dabei nicht nur auf die nackten Zahlen, sondern machen Sie sich die Motive Ihres Gegenübers bewusst. Auch ein:e Single-Source Lieferant:in hat Interessen außerhalb des eigenen Vertrags: Er:Sie muss Liefertermine einhalten, Know-how transferieren und Zahlungsbedingungen definieren. Recherchieren Sie darüber hinaus zu Unternehmensprofil, kulturellem Hintergrund und Erwerbsbiografie Ihres:Ihrer Lieferant:in.
3. Forderungen
Definieren Sie Ihren „Walk-Away-Punkt“ und machen Sie sich Ihre Forderungen bewusst. Hapert es etwa an der Qualität der gelieferten Ware? Sind Sie mit der Preissteigerung nicht einverstanden? Oder liefert Ihr:e Partner:in nicht fristgerecht? Machen Sie sich Ihren Standpunkt klar und legen Sie sich in der Vorbereitungsphase bereits Alternativen zurecht, mit denen Sie argumentieren können – wie beispielsweise eine engmaschigere Qualitätskontrolle, einen Mengenrabatt oder eine Fristverlängerung. Werden Sie sich über Ihre Minimalziele bewusst. Es sind gerade diese Alternativforderungen, die das Verhandlungsgespräch zwischen Einkäufer:in und Lieferant:in erfolgreich machen und die gute Beziehung beider Parteien bewahren.
4. Verhandlungsstil
Weiterer Bestandteil einer guten Verhandlungsvorbereitung ist es, den eigenen Verhandlungsstil zu kennen. Sind Sie eher konfliktbereit oder konsensorientiert? Wie nehmen Sie sich selbst in Verhandlungsgesprächen wahr und wie Ihre Kolleg:innen? Die Selbstkenntnis hilft Ihnen dabei, den richtigen Ton und Stil zu treffen, ohne dabei die vorab erörterte Lieferant:innenperspektive zu vergessen. Betrachten Sie auch Ihre Körpersprache als wichtigen Bestandteil Ihres Verhandlungsstils und setzen Sie diese bewusst in schwierigen Gesprächen ein.
Der Verhandlungstermin steht an. Sie sind gut vorbereitet und dennoch weicht der:die Lieferant:in auch im Vorfeld nicht von seinen Forderungen ab? Jetzt heißt es: Kühlen Kopf bewahren und souverän in die Verhandlung gehen. Nehmen Sie sich Zeit, lassen Sie sich nicht unter Druck setzen, geben Sie nur ausgewählte Informationen preis und holen Sie sich im Zweifelsfall Verstärkung hinzu. Denn zwei oder drei Augen- und Ohrenpaare sehen und hören mehr.
