Die Digitalisierung ist ein gewaltiger Effizienzbringer und umwälzender Geschäftsinnovator. Der Einkauf sitzt an der Schnittstelle zu Lieferanten und Innovationen, die Unternehmen für die digitale Transformation brauchen. Er managt die Partnerschaften in die zunehmend digitale Welt, zu Technologie- und Softwareunternehmen, Startups und anderen Treibern des Digital Business, auf deren Kollaboration Firmen zukünftig noch mehr angewiesen sind. Das bleibt für den Einkauf nicht ohne Folgen.
Neue Rolle im Unternehmen
Die enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partner:innen verändert die Rolle des Einkaufs als Kostenoptimierer nachhaltig. Gleichzeitig muss der Einkauf seine eigenen Abläufe digitalisieren und automatisieren. Reicht es eine moderne eLösung einzuführen? Oder braucht die Beschaffung neue Prozesse, Methoden und Modelle sowie einen noch intensiveren Austausch innerhalb des Unternehmens und mit den Beschaffungsmärkten?
Einkauf wird zur Kernfunktion
Die Basis bleibt: Der Einkauf managt und bündelt Bedarfe, verhandelt Preise, qualifiziert Lieferanten und sorgt dafür, dass Materialien verlässlich in der gebotenen Qualität zur Verfügung stehen. Weitere Aufgaben kommen hinzu. Der Einkauf wird zu einer Kernfunktion im Unternehmen, zu einem Businesspartner auf Augenhöhe. Das setzt voraus, dass sich der Einkauf in eine smarte und agile Organisation transformiert, die mit dem technologischen, wirtschaftlichen, ökologischen, politischen und kulturellen Wandel und den damit verbundenen Anforderungen an die Beschaffung (Nachhaltigkeit, Lieferrisiken, Innovationen) umgehen kann.
Vier Themenfelder sind hierfür zentral:
- Zielsetzung, Strategie und Steuerung: Preis, Qualität und Verfügbarkeit bleiben wichtige Ziele der Beschaffung. Hinzu kommen neue Ziele wie Mitarbeitendenzufriedenheit, Prozesseffizienz, Digitalisierungsgrad, Nachhaltigkeit und der Innovationsbeitrag. An diesen Kennzahlen wird der Erfolg des Einkaufs zunehmend bemessen.
- Prozesse, Technologien, Digitalisierung: Bereits heute lässt sich die operative Beschaffung von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung weitgehend automatisieren. Ganze Aufgabenfelder und Funktionen im operativen Einkauf verschwinden. Mit Hilfe von Robot Process Automation (RPA) und künstlicher Intelligenz werden Beschaffungsabläufe künftig völlig autonom ablaufen. Der Einkauf überwacht nur noch. Im taktischen und strategischen Einkauf werden selbstlernende Systeme, die Einflüsse wie schwankende Rohstoffpreise oder Wechselkurse in Sekundenschnelle verarbeiten, den geeigneten Beschaffungszeitpunkt proaktiv bestimmen. Moderne Technologien verbaut in Maschinen, die ihre Wartung autonom bestellen, bilden auf Basis vernetzter Daten mit anderen Maschinen die digitale Supply Chain. Einkauf, Technik und Fachseite entscheiden nur noch, bei welchem Lieferanten die Maschinen autonom einkaufen.Mit Hilfe digitaler Technologien managt der Einkauf künftig nicht nur die Beschaffungsprozesse, sondern zunehmend die gesamte Supply Chain. Da sich die Abläufe und Strukturen im Zuge der Digitalisierung massiv verändern, müssen hierfür die Prozesse neu definiert, unternehmensweit standardisiert und abgestimmt werden.
- Organisation, Menschen, Qualifizierung: Agilität und Flexibilität stehen für den Einkauf als Organisation im Fokus. Ziel ist eine die vielfältigen Informationsströme im Unternehmen steuernde Einkaufsorganisation. Der Einkauf wird zur Spinne im Netz – mit flexiblen, funktionsbezogenen Netzwerkstrukturen aus temporären, bereichsübergreifenden Teams. Entsprechend ändern sich die Kompetenzprofile der Mitarbeiter. Der Einkauf optimiert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und damit die externe Innovation. Der Trend zu Systempartnerschaften und Ökosystemen erhöht die Bedeutung kollaborativer Beziehungen. Um zwischen internen und externen Stakeholdern vermitteln zu können, gewinnen interkulturelle und soziale Kompetenz, Kommunikationsfähigkeit und Management- sowie Verkaufstalent im Einkauf – neben den funktionalen Kompetenzen – weiter an Bedeutung.
- Methoden, Lieferanten, Warengruppen: Sich schneller verschiebende Warengruppenstrukturen verändern auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Die frühzeitige Einbindung des Einkaufs und der Lieferanten wird zum kritischem Erfolgsfaktor für die Entwicklung neuer Produkte und Leistungen. Hierfür ist ein strukturiertes Lieferantenmanagement entscheidend. Auch das Innovationsmanagement wird zum Mehrwert des Einkaufs wesentlich beitragen.
Definieren Sie Ihr Zielbild!
Für den Wandel brauchen Unternehmen ein Zielbild für ihren künftigen Einkauf. Die daraus abgeleiteten Handlungsfelder, Maßnahmen und Messgrößen (KPI) sowie ein umfassendes Changemanagement begleiten die Transformation des Einkaufs.
Unsere Empfehlung
Whitepaper: Digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung
Der Bedarf an Weiterbildung in Unternehmen steigt und somit auch der Beschaffungsaufwand. Entdecken Sie die Möglichkeiten mit einem elektronischen Punch-Out-Katalog für externe Weiterbildung.
Whitepaper downloaden
Wichtig Schritte auf dem Weg dorthin sind:
- eine intensive bereichsübergreifende Zusammenarbeit,
- ein an die künftigen Anforderungen angepasstes Lieferanten- und Warengruppenmanagement,
- Transparenz über alle Einkaufsprozesse und Ausgaben,
- eine durchgängige Kommunikation der Einkaufsstrategie im Unternehmen,
- die systematische Qualifizierung aller Einkaufsmitarbeiter insbesondere für die strategischen und taktischen Aufgaben,
- ein systematisches Lieferanten- und Risikomanagement,
- eine konsequentes, strukturiertes Lieferantenmanagement,
- ein nachhaltiges Einkaufscontrolling,
- die Digitalisierung der Beschaffungsfunktionen (Abstimmung der künftigen Prozesse, Bereinigung der Stammdaten, Auswahl, Einführung sowie breite und tiefe Nutzung moderner eLösungen für den Einkauf).
