Mittwochabend 22:45h, Frau Vonderstraß schaltet ihren Rechner in den Flugmodus und klappt ihn zu. Ihr Flug LX 176 von Zürich über Singapur nach Melbourne steuert gerade auf das Rollfeld zu und Frau Vonderstraß genießt diese kurze Verschnaufpause. Direkt nach dem Start nutzt sie den Langstreckenflug zur Vorbereitung ihrer mehrtägigen Dienstreise. Frau Vonderstraß ist angestellte Geschäftsführerin eines international tätigen Produktionsunternehmens und möchte in 10 Tagen Australien möglichst viele Termine unterbringen. An den wenigen freien Tagen dazwischen besucht sie Freunde und Geschäftspartnerinnen. Inlandsflüge und Mietwagen dafür sind bereits gebucht, den vollen Terminkalender ist sie von ihren sonstigen Reisen gewohnt. Das besondere dieses Mal wird der anschließende Familienurlaub. Frau Vonderstraß hat 2 Wochen Urlaub hinten dran gehängt und ihre Familie kommt am Tag der letzten Konferenz nachgereist. Den Mietwagen dafür hat sie bereits verlängert, auch die ersten Übernachtungen werden sie und ihre Familie einfach im gleichen Veranstaltungshotel genießen. Kurz denkt sie daran, dass es wohl komplizierter wird, diese Dienstreise abzurechnen – zum Glück weiß sie inzwischen, worauf sie bei Belegen achten muss und kann alles Weitere seinen Entgeltabrechnenenden überlassen.
Dienst- und Privatreise kombiniert
Unter die Reisekosten fallen grundsätzlich
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwendungen und
- Reisenebenkosten,
die durch die berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Immer wieder nutzen Arbeitnehmende eine Dienstreise aber auch, um das Berufliche mit dem Privaten zu verbinden und hängen ein paar Urlaubstage dran, oder besuchen zwischen zwei Terminen Freunde oder Familie. Entgeltabrechnende sehen sich also oft mit komplizierten Sonderfällen konfrontiert.
Wichtig bei solchen gemischt veranlassten Reisen ist die eindeutige Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlich entstandenen Reisekosten. Frau Vonderstraß notiert sich deswegen grundsätzlich, welchen Terminen sie ihre Belege zuordnen kann. Im Abgleich mit ihrem Kalender kann sie dann problemlos erkennen, welche Belege für ihr Unternehmen relevant sind und welche sie privat bezahlt. Ihr Hotelzimmer hat sie im Vorfeld gebucht und lässt die Rechnung auf den Namen der Firma ausstellen. Das Frühstück bucht sie nur spontan vor Ort dazu, wenn sie einen Tag ohne Geschäftstermin hat. Davon gibt es nicht besonders viele. Nur manchmal lassen sich Termine und Inlandsreisen nicht anders legen oder ein Tag Bedenkzeit zwischen Vertragsverhandlungen schien sinnvoll. Am Ende der Dienstreise haben ihre Entgeltabrechnenden einen Stapel Belege auf dem Tisch und müssen entscheiden, welche Reisekosten wie erstattet werden.
Abgrenzung Freizeit und Dienstreise
Im Fall von Frau Vonderstraß lässt sich deutlich abgrenzen, wann das Geschäftliche endet und ihr Urlaub beginnt. Im letzten Hotel belegt sie alleine bereits ein Doppelzimmer, weil ihre Frau nachreist. Hier lässt sie sich vom Hotel den Preis eines Einzelzimmers nennen und legt ihrer Firma den Vergleich vor. Die Differenz begleicht sie selbst und auch das zusätzliche Zimmer für ihre Kinder bezahlt sie ohnehin privat sowie die Übernachtungen, die privat folgen. Da die Konferenz bis in die Abendstunden geht und sie auch geschäftlich erst am Folgetag zurückreisen könnte, wird diese Nacht noch vom Unternehmen erstattet. Der Rückflug, den er gemeinsam mit ihrer Familie zwei Wochen später antritt, wird ebenfalls als Fahrtkosten erstattet. Da es durch den privat veranlassten späteren Flug nicht zu einer Verteuerung kommt, dürfen die kompletten Fahrtkosten sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstattet werden.
Den Mietwagen nutzt Frau Vonderstraß 10 Tage geschäftlich und 14 Tage privat. Entsprechend werden die Kosten prozentual zwischen ihm und dem Unternehmen aufgeteilt.
Sonderfälle bei Reisekosten
Im Alltag sind die Grenzen nicht immer so klar zu ziehen und es entstehen mehr Grauzonen zwischen Geschäftlichem und Privatem. So ist es beispielsweise durchaus möglich, dass auch Kosten für eine:n Ehepartner:in erstattet werden, wenn die Anwesenheit geschäftlich erwünscht ist.
Je weiter die Anreise, desto selbstverständlicher wird, dass auch Tage zwischen Terminen zur Dienstreise zählen. Gerade wenn sich Verhandlungen über mehrere Tage ziehen. Frau Vonderstraß nutzt das freie Wochenende zwischen zwei Terminen, um ihre einstige Gastfamilie aus Schulzeiten zu besuchen. Den Inlandsflug dorthin bezahlt sie selbst, Übernachtungskosten fallen keine an. Da eine Rückreise nach Deutschland für zwei Tage außer Frage steht, zählen auch die freien Tage dazwischen zur beruflichen Auswärtstätigkeit. Übernachtungskosten und Verpflegungspauschale werden also erstattet. Da Frau Vonderstraß sich an manchen dieser Tage ein ausgiebiges Frühstück im Hotel gönnt und die Rechnung auf sein Unternehmen ausstellen lässt, müssen 20 % der Pauschale abgezogen werden.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Da bei der Auswärtstätigkeit höhere Kosten für die Verpflegung anfallen, bekommen Arbeitnehmende einen Pauschalbetrag pro Tag, an dem er auswärts tätig ist. Seit der Reiskostenreform 2014 wird nur noch zwischen einer Abwesenheit von mehr als 24h und An- und Abreisetag unterschieden. Der Pauschalsatz richtet sich nach dem Land, das vor Mitternacht erreicht wird. Der Betrag ist abhängig vom Preisniveau des Landes und kann sich auch für einzelne, besonders teure Städte erhöhen. Wird ein Teil der Verpflegung von Arbeitgebenden übernommen (wie beispielsweise bei einer Übernachtung mit Frühstück), werden 20 % des Pauschalbetrags abgezogen. Die jeweils geltenden Pauschalbeträge werden regelmäßig vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. Für Frau Vonderstraß‘ Entgeltabrechnende wird das letzte Schreiben bereits relevant, da sich zum 1. Januar 2018 auch die Pauschalbeträge für Australien verändert haben.
