Obstkörbe und Kaffee-Flatrates sind gut, ein höherer Nettolohn besser. Der steigert die Motivation der Mitarbeiter:innen und bindet sie auch langfristig ans Unternehmen. Doch nicht immer lässt das Budget ausschweifende Gehaltserhöhungen für die Belegschaft zu. Eine gute Kompromisslösung stellt eine Entgeltoptimierung dar. Mit steuer- und sozialversicherungsfreien Gehaltsbausteinen können Unternehmen die eigenen Lohnnebenkosten senken und gleichzeitig das Nettogehalt ihrer Mitarbeiter:innen erhöhen.
Definition Entgeltoptimierung und Nettolohnoptimierung
Unter Entgeltoptimierung versteht man steuerfreie Leistungen, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten gewähren kann, um deren Nettolohn zu erhöhen. Dazu zählen beispielsweise Jobtickets oder Tankgutscheine, die der Arbeitgeber in vielen Fällen steuer- und sozialabgabenfrei an die Arbeitnehmer:innen weitergeben kann. Dadurch spart er Lohnkosten ein, während sich der Nettolohn der Arbeitnehmer:innen erhöht. Der Arbeitgeber setzt also nicht wie herkömmlich üblich den Bruttolohn seiner Arbeitnehmer:innen nach oben, sondern erhöht durch steuerfreie Gehaltsbausteine direkt den Nettolohn. Die Entgeltoptimierung, auch Nettolohnoptimierung genannt, stellt damit eine „Win-Win”-Situation für Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen dar.
Möglichkeiten und/oder Bausteine einer Entgeltoptimierung
Gehaltsbausteine für die steuerfreie Nettolohnoptimierung der eigenen Beschäftigten gibt es viele. Sie lassen sich grob in folgende Kategorien einteilen:
- Fahren und Reisen: Pro Monat kann der Arbeitgeber für 15 Arbeitstage 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Fahrtkostenzuschuss an seine Mitarbeiter:innen bezahlen. Auch Tankgutscheine können seit Januar 2022 sogar bis zu 50 € im Monat an Beschäftigte ausgegeben werden. Werden zusätzlich zum Arbeitslohn E-Bikes oder Fahrräder an die Mitarbeiter:innen gegeben, so ist diese Überlassung seit 2019 steuerfrei. Die Steuerbefreiung gilt aktuell bis 2030.
- Soziales und Familie: Wer seinen Mitarbeiter:innen über soziale Leistungen zu mehr Nettolohn verhelfen möchte, kann dies beispielsweise über steuerfreie Kindergartenzuschüsse tun. Die nachgewiesenen Betreuungskosten kann der Arbeitgeber für nicht schulpflichtige Kinder in voller Höhe übernehmen. Auch hoch im Kurs ist die betriebliche Altersvorsorge als Gehaltsbaustein zur Entgeltoptimierung. Jährlich können bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei ausbezahlt werden. Der sozialversicherungsfreie Beitrag liegt bei 4 %. Weitere Maßnahmen sind Urlaubszuschüsse, betriebliche Mahlzeiten oder Zuschüsse zur Gesundheitsförderung.
- Sächliches: Sachbezüge wie kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen (Blumen, Bücher etc.) oder auch Arbeitsessen sind bis zu 60 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch Warengutscheine für eigene Produkte zählen bis 1.080 € pro Jahr pro Mitarbeiter:in zum „Rabatt-Freibetrag”. Werden den Arbeitnehmer:innen Hardware wie Tablet, Laptop oder Smartphone überlassen, so ist deren Nutzung ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei.
Vor- und Nachteile der Nettolohnoptimierung für Beschäftigte und Arbeitgeber
Entgeltoptimierungen bieten sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen zahlreiche Vorteile. Erstere profitieren von der erhöhten Motivation der Mitarbeiter:innen: Durch die Nettolohnerhöhung fühlen sie sich wertgeschätzt und binden sich aktiver an ein Unternehmen. Dadurch bleiben sie dem Arbeitgeber länger mit ihrer Produktivität erhalten. Das ist besonders wertvoll in Zeiten des Fachkräftemangels und hoher Fluktuationsquoten. Gleichzeitig profitiert der Arbeitgeber von niedrigeren Lohnnebenkosten, da die Gehaltsbausteine zur Entgeltoptimierung oft von Steuern und Sozialabgaben befreit sind.
Nachteile zeigen sich für Arbeitnehmer:innen potenziell bei der Rente. Erhöht sich nur der Nettolohn und nicht der Bruttolohn, zahlen Arbeitnehmer:innen grundsätzlich weniger Rentenbeiträge. Dadurch könnte sich der Renten- oder auch der Arbeitslosen- und Krankengeldanspruch mindern.
