Englischsprachige Buzzwords sind in der Geschäftswelt allgegenwärtig: Working Out Loud, Brand Purpose oder Engagement sind nur einige der Wörter, denen man im Arbeitsumfeld oft begegnet. Auch der Begriff Payroll entstammt dem Englischen und ist oft im buchhalterischen Kontext vorzufinden. Wir klären auf, was sich dahinter verbirgt und beschreiben, was ein „Payroller“ macht.
Definition: Was ist die Payroll?
Der Begriff Payroll hat im Englischen mehrere Bedeutungen, die alle eng miteinander verbunden sind: Im engeren Sinn bezeichnet er eine Auflistung aller Angestellten, auf der das jeweilige Gehalt, inklusive der Zusatzleistungen und Boni notiert ist. Unter Payroll wird außerdem auch der gesamte Geldbetrag verstanden, den ein Unternehmen für alle Gehälter aufbringen muss. Und zuletzt wird im Englischen mit Payroll auch die Abteilung im Unternehmen bezeichnet, die sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmert.
Payroll lässt sich daher auf Deutsch mit „Gehaltsliste“ oder „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ übersetzen. In vielen Unternehmen wird der Begriff synonym mit Entgeltabrechnung oder Lohnbuchhaltung verwendet.
Bedeutung: und Relevanz von Payroll
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Unternehmen von essenzieller Bedeutung, da eine korrekte und fristgerechte Abrechnung nicht nur für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sorgt, sondern auch gesetzliche Vorgaben erfüllt. Fehler in der Payroll können hohe Strafen nach sich ziehen und das Vertrauen der Belegschaft beeinträchtigen.
Gerade in Zeiten der Digitalisierung spielen automatisierte Payroll-Prozesse eine immer größere Rolle. Cloud-basierte Lohnabrechnungssysteme und Payroll-Software erleichtern die Abwicklung und minimieren Fehler. Unternehmen setzen auch auf Payroll-Outsourcing, um Kosten zu sparen und Ressourcen effizient einzusetzen.
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Was macht der:die Payroll Specialist:in?
Die Person, die sich mit der Payroll beruflich befasst, wird im Englischen meist als „Payroll Specialist“ oder auch als „Payroll Manager“ bezeichnet. Der:Die Payroll Specialist:in ist dementsprechend die Person, die mit dem Abwickeln der Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst ist, also auf Deutsch der:die Lohn- und Gehaltsbuchhalter:in bzw. Entgeltabrechner:in. Die Tätigkeit beschränkt sich aber nicht nur auf die Lohnabrechnung: Der:Die Entgeltabrechner:in verantwortet oft auch die Zeiterfassung und überwacht die Arbeitsstunden sowie Fehlzeiten einzelner Angestellten.
Der:Die Entgeltabrechner:in bzw. Lohnbuchhalter:in ist zudem für die Einhaltung tarifrechtlicher Bestimmungen und Fristen bei Steuerzahlungen und Sozialabgaben verantwortlich. In seinen:ihren Aufgabenbereich fällt oft auch die Kommunikation mit den relevanten Anlaufstellen und die interne Beratung in Sachen Gehaltsabrechnung. Außerdem ist er:sie in vielen Unternehmen auch für die Pflege der Personalstammdaten und das Führen der Personalakten zuständig.
Kurzum: Ein:e Payroll Specialist:in trägt maßgeblich dazu bei, dass Mitarbeitende pünktlich und korrekt ihr Gehalt erhalten. In international tätigen Unternehmen sind Payroll-Expert:innen gefragt, um Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Ländern unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuergesetze durchzuführen.
Wie viel verdient ein:e Payroll Specialist:in?
Je nach Verantwortung, Erfahrung und Region variiert das Gehalt. Ein:e Payroll Specialist:in kann im Durchschnitt laut Zahlen der Jobbörse StepStone.de rund 47.500 EUR im Jahr verdienen.
Kompetenzen für eine Tätigkeit als Payroll-Specialist
Viele Unternehmen setzen für eine Tätigkeit als Lohnbuchhalter:in bzw. Payroll Specialist:in eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung voraus. Doch die Tätigkeit eignet sich auch gut für Quereinsteiger.innen: Mit Weiterbildungen können sich Fachfremde für eine Stelle qualifizieren.
Gerade in Zeiten der digitalen Transformation verändern sich die Anforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung stetig. Neue Technologien, gesetzliche Anpassungen und automatisierte Prozesse stellen Payroll-Spezialist:innen vor immer neue Herausforderungen. Daher sind Weiterbildungen nicht nur für Quereinsteiger:innen notwendig: Auch bereits berufstätige Lohn- und Gehaltsabrechner:innen sollten sich ständig fortbilden, um mit aktuellen technologischen und rechtlichen Entwicklung Schritt zu halten.
Moderne Payroll-Systeme erfordern zunehmend digitale Kompetenzen. Kenntnisse in gängiger Lohnabrechnungssoftware wie DATEV, SAP oder Lexware sind von Vorteil. Zudem sind fundierte rechtliche Kenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht essenziell, um Fehler in der Entgeltabrechnung zu vermeiden.
Unternehmen legen daher zunehmend Wert auf spezialisierte Weiterbildungen und Zertifizierungen im Bereich Payroll-Management, um die Qualität und Rechtssicherheit der Abrechnungsprozesse zu steigern.
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Was sind Payroll Services?
Payroll Services umfassen alle Dienstleistungen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ein Unternehmen entweder intern oder extern durchführen lässt. Unter anderem lagern Firmen ihre Lohnabrechnung an spezialisierte Dienstleister aus, um Kosten zu sparen, die Abrechnungsprozesse zu optimieren und rechtliche Risiken zu minimieren.
Typische Payroll-Dienstleistungen sind:
- Berechnung von Gehältern, Boni und Abzügen
- Erstellung und Versand von Gehaltsabrechnungen
- Meldung an Sozialversicherungsträger und Finanzämter
- Abwicklung von Sonderzahlungen und Reisekostenabrechnungen
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Fristen
Unternehmen können zwischen vollständigem Outsourcing der Payroll oder hybriden Modellen wählen, bei denen sie bestimmte Aufgaben intern behalten und andere an externe Anbieter abgeben. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird Payroll Outsourcing genutzt, um die administrative Belastung zu reduzieren und die Abrechnung durch Expert:innen durchführen zu lassen.
Besonderheiten bei internationalen Unternehmen
Internationale Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen in der Payroll-Verwaltung. Während nationale Payroll-Systeme oft standardisiert sind, müssen global agierende Firmen eine Vielzahl von gesetzlichen, steuerlichen und administrativen Vorgaben berücksichtigen.
Herausforderungen in der internationalen Payroll:
- Unterschiedliche Steuer- und Sozialversicherungssysteme pro Land
- Währungsschwankungen bei Gehaltszahlungen
- Länderspezifische Arbeitsrechtliche Vorgaben (z. B. Kündigungsfristen, Mindestlöhne, Zusatzleistungen)
- Internationale Compliance-Anforderungen (z. B. DSGVO in der EU oder SOC 2 in den USA)
Viele Unternehmen setzen daher auf Global Payroll Lösungen oder Payroll Service Provider, die eine einheitliche Lohnabrechnung über mehrere Länder hinweg ermöglichen. Solche Systeme helfen, administrative Fehler zu vermeiden, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen und die Effizienz zu steigern.
Global Payroll Lösungen: Lohnabrechnung über Ländergrenzen hinweg
Viele Unternehmen setzen auf Global Payroll Lösungen, um ihre Lohnabrechnung in mehreren Ländern zu standardisieren und effizient zu verwalten. Diese Softwarelösungen oder Plattformen ermöglichen eine einheitliche Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung lokaler Steuervorschriften, Sozialversicherungsbestimmungen und arbeitsrechtlicher Regelungen.
Vorteile von Global Payroll Lösungen:
- Automatisierte Berechnung von Löhnen und Abgaben für verschiedene Länder
- Einhaltung lokaler Compliance-Anforderungen ohne manuelle Eingriffe
- Reduzierung von Fehlern durch einheitliche Datenverarbeitung
- Integration in bestehende HR- und Buchhaltungssysteme
Anbieter wie ADP, Papaya Global oder Deel bieten cloudbasierte Plattformen, die eine nahtlose Gehaltsabrechnung in verschiedenen Währungen ermöglichen und Unternehmen dabei unterstützen, länderspezifische Anforderungen rechtskonform umzusetzen.
Payroll Service Provider: Externe Experten für Gehaltsabrechnung
Neben Softwarelösungen gibt es auch die Möglichkeit, die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Payroll Service Provider auszulagern. Diese Dienstleister übernehmen die Berechnung der Gehälter, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge und sorgen für eine fehlerfreie, fristgerechte Abwicklung.
Warum Unternehmen Payroll Service Provider nutzen:
- Entlastung der internen Personal- und Finanzabteilung
- Minimierung von Compliance-Risiken durch Expertenwissen
- Kosteneffizienz durch Outsourcing administrativer Aufgaben
- Flexibilität für wachsende und international tätige Unternehmen
Besonders global agierende Unternehmen profitieren von Payroll Service Providern, da diese über Fachwissen in verschiedenen Steuer- und Arbeitsrechtsystemen verfügen. Anbieter wie ADP, Paychex oder TMF Group bieten umfassende Payroll-Dienstleistungen für Unternehmen jeder Größe.
