Rund ein Fünftel aller Führungskräfte weltweit führt heute ein Team, das auf mehrere Standorte verteilt arbeitet. Dennoch sind viele Leader nicht genug auf die Herausforderungen, die das Führen auf Distanz mit sich bringt, vorbereitet. Wir zeigen Ihnen zehn wichtige Basics, um alle Mitglieder Ihres Projektteams erfolgreich zu führen und ehrgeizige Ziele zu erreichen.
1. Machen Sie sich die besonderen Eigenschaften virtueller Teams bewusst
Wer virtuelle Teams leitet, muss sich damit arrangieren, dass persönliche Kontakte zu einzelnen Teammitgliedern seltener sind und dass spontane Besprechungen im Team im Gegensatz zur Teamarbeit an einem Ort kaum möglich sind. Dies gilt umso mehr, wenn Ihre Teams in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.
Weitere Eigenschaften virtueller Teams:
- Sie werden überwiegend über digitale Medien kommunizieren.
- Einzelne Teammitglieder arbeiten im Team, aber jedes für sich.
- Sie werden die Leistungen einzelner Teammitglieder schwieriger beurteilen können.
- Die Abstimmung beim Führen auf Distanz ist erschwert und birgt die Gefahr von Missverständnissen. Dadurch könnte auch eine Missstimmung im Team entstehen.
2. Stellen Sie Ihr Mindset auf die neuen Herausforderungen ein
Auf der Basis Ihrer Vorüberlegungen sollten Sie sich intensiv auf die neuen Voraussetzungen vorbereiten und die richtige Einstellung mitbringen. Dieses Mindset wird Ihnen als „Fern-Führungskraft“ nützlich sein:
- Vertrauensbereitschaft gegenüber all Ihren Teammitgliedern
- Delegationsfähigkeit beim Verteilen von genau umrissenen Aufgaben
- Geringes Kontrollbedürfnis
- Bereitschaft zum Übertragen von Führungsaufgaben auf Teammitglieder bei der Entscheidungsfindung
- Hohe Medienkompetenz und technisches Knowhow bei der Nutzung digitaler Medien
- Kritikfähigkeit in beide Richtungen: selbst positives und konstruktives Feedback geben sowie Kritik aus dem Team annehmen
- Offenheit und Toleranz gegenüber Kulturunterschieden von Mitarbeitenden multinationaler und multikultureller Teams
3. Schaffen Sie eine solide Vertrauensbasis zwischen Ihnen und Ihrem Team
Gerade, weil Sie nicht im selben Gebäude, in derselben Stadt oder in derselben Region arbeiten wie Ihr Team, ist Vertrauen die wichtigste Grundzutat für erfolgreiches Führen auf Distanz. Vertrauen schaffen Sie zum Beispiel dadurch, dass Sie Ihren Teammitgliedern Fragen stellen, wie sie sich die Arbeit am besten vorstellen und was ihrer Meinung für reibungslos funktionierendes Teamwork notwendig ist. Sie sollten immer wieder Feedback einholen, um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu vermitteln, dass Sie sie und ihre Bedürfnisse ernst nehmen.
4. Stellen Sie klare Regeln auf
Grundsätzlich spielen klare Regeln für jede Art von Führungsarbeit eine zentrale Rolle. Doch gerade beim Führen auf Distanz sind klare Angaben zu Dos und Don‘ts noch wichtiger. Als Führungskraft sollten Sie konkrete KPI festlegen, um Ergebnisse im Team besser einordnen zu können. Am besten definieren Sie Ziele und den dafür notwendigen Arbeitsaufwand gemeinsam mit Ihrem Team. So entwickeln Sie Standards, die für alle gelten und an welche sich alle halten können, auch wenn das Team über mehrere Standorte, Länder oder Kontinente verteilt arbeitet.
Zu solchen Standards gehört zum Beispiel die Festlegung, dass Termine oder Zusagen eingehalten werden.
5. Legen Sie Kommunikationsregeln fest.
Eben kurz telefonieren, dann eine Mail schreiben und kurz danach wieder in der Kollaborations-Software posten. Schnell kann der rote Faden bei virtuellen Teams verloren gehen. Deshalb sind Sie beim Führen auf Distanz besonders gefragt. Definieren Sie für die Kommunikation feste Regeln. Diese gelten zum Beispiel für Meetings, für Absprachen oder für die Unterhaltung im Team. Legen Sie zum Beispiel auch fest, dass E-Mails nicht der geeignete Kommunikationskanal für Diskussionen über ein Thema sind. Schnell können solche „Ping-Pong-Mails“ in größeren Teams zu endlos langen Mailschlangen werden, bei welchen am Ende niemand mehr den Durchblick hat.
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6. Besprechen Sie komplexe Entscheidungen so persönlich wie möglich.
Eine große Herausforderung beim Führen auf Distanz ist die Ferne. Um komplizierte Themen zu diskutieren und dabei Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie diese am besten per Video-Konferenz besprechen. So können alle Beteiligten direkt nachfragen und auch die Mimik ihres Gegenübers studieren. In der schriftlichen Mail- oder Chat-Kommunikationen ist es meist schwer, Diskussionen sachlich und ohne Missinterpretationen zu führen.
Sollte es möglich sein, ist ein persönliches Gespräch vor Ort immer noch die beste Lösung für komplexe Sachverhalte.
7. Fördern Sie die Interaktion im Team
Da einzelne Teammitglieder in virtuellen Teams isoliert arbeiten, fehlt häufig ein wichtiger Teil der menschlichen Kommunikation. Um die Stimmung im Team zu verbessern, sollten Sie als Führungskraft Ihre Teammitglieder auch dazu animieren, gelegentlich über die eigentlichen Aufgaben hinaus zu kommunizieren. Der Grund: Nicht selten entstehen in Teams Ideen oder Visionen erst in lockerer Atmosphäre in privaten Gesprächen.
8. Verteilen Sie Lob und seien Sie motivierend
Wenn einzelne Teammitglieder entscheidend zu einem Erfolg beigetragen haben, sollten Sie diese auch dafür explizit loben. So halten Sie die Motivation hoch, weiterhin auf dem erreichten Niveau weiterzuarbeiten. Gerade beim Arbeiten aus der Ferne kann die Motivation leiden, wenn nicht zwischendurch ein Lob oder ein motivierendes Wort von der Führungskraft ausgeht.
9. Lösen Sie Konflikte im Team aufgabenbezogen
Beim Führen auf Distanz müssen Sie das Team auch aus der Ferne zusammenhalten. Während vor Ort persönliche Misstöne zwischen Teammitgliedern in einem direkten Gespräch angesprochen werden können, sollten Sie es in virtuellen Teams gar nicht erst dazu kommen lassen. Vereinbaren Sie am besten im Team, dass Konflikte nur aufgabenbezogen gelöst werden. Persönliche Differenzen schaden dem Gesamterfolg.
10. Schaffen Sie die technische Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit
Ein nicht unerheblicher Anteil am Erfolg beim Führen auf Distanz hat die Infrastruktur. Nur, wenn sichergestellt ist, dass alle Beteiligten auf eine schnelle Internetverbindung, auf Telefon, Smartphone und Notebook zurückgreifen können, ist die Führung virtueller Teams überhaupt möglich. Alle verwendeten Kommunikations- und Kollaborationstools müssen im Vorfeld festgelegt sein.
Fazit: Führen auf Distanz erfordert Vorbereitung und Knowhow
Viele Vorteile der Teamführung an einem Ort fallen beim Führen auf Distanz weg. Dafür bieten virtuelle Teams viele zusätzliche Chancen. So haben Sie u.a. die Möglichkeit, auch länderübergreifend zusammenzuarbeiten und von der Nähe zu den Absatzorten bzw. von dem länderspezifischen Know-how der Mitarbeitenden zu profitieren.
