Sie haben Zeit – nutzen Sie sie!
Gerade Führungskräfte kennen das in der heutigen Zeit: Immer mehr Aufgaben, die To-Do-Listen sind randvoll und die Tage fliegen nur so dahin. Besonders bei der Übernahme von Führungsverantwortung verdichten sich die Pflichten und Termine, steigen die Erwartungen und der Zeitdruck.
Oft fühlen sich Young Leaders wie die Hamster im Laufrad, getrieben von der Vielzahl der Aufgaben. Doch nicht das Laufrad bestimmt das Tempo, sondern der Hamster. Das heißt, es geht im übertragenen Sinne darum, dass wir in vielen Situationen auch dies bestimmen. Wir können und sollten selbst die Verantwortung für die Steuerung und Einteilung unserer Zeit übernehmen. Als junge Führungskraft sind gute Selbstorganisation und konsequentes Zeitmanagement wichtig, um motiviert die eigenen Ziele zu erreichen, sowie Aufgaben erfolgreich und effizient zu erledigen.
Der deutsche Psychologe und Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie Michael Kastner hat mal gesagt: „Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten.”
Persönliche Leistungskurve optimal ausnutzen
Selbstreflektion und Erkenntnis sind eine wichtige Voraussetzung, um seine Zeit optimal nutzen zu können. Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie „ticke” ich im Umgang mit meiner Zeit?
- Was treibt mich an?
- Wie plane ich meinen Tag, meine Kraft ein?
Viel zu oft gehen wir bei unserer Planung davon aus, dass wir den ganzen Tag auf dem gleichen Level durcharbeiten können. Nein, das können wir nicht, leider. Hören Sie auf Ihre innere Uhr – nutzen Sie Ihren persönlichen Biorhythmus. Reflektieren Sie sich selbst, beobachten Sie Ihr Energielevel: Wann sind Sie am produktivsten, wann weniger leistungsfähig oder sogar erschöpft?
- Beobachten Sie sich mal ganz genau und beantworten Sie folgende Fragen:
Wie fit fühlen Sie sich morgens? Wie viel Zeit brauchen Sie, um richtig wach zu werden? - Wie verläuft Ihre persönliche Tages-Leistungskurve? Wann sind Ihre Hochphasen und wann ist Ihre Power ganz unten?
- Wann und wie verbringen Sie Ihre Pausen?
- Wie viel Schlaf benötigen Sie? Nach wie vielen Stunden fühlen Sie sich wirklich ausgeschlafen und munter? Wann ist Ihre Schlafenszeit?
Sind Sie vielleicht der „Morgenmensch”, die Lerche, der erste „Vogel”, der am Morgen singt? Dann liegen Ihre Hochleistungsphasen eher am Vormittag und am frühen Nachmittag. Nutzen Sie diese Zeiten, um komplexe Aufgaben und Probleme konzentriert zu lösen. Oder sind Sie eher die „Eule”, nachtaktiv, schlafen gern etwas länger und sind im Laufe des Tages und eher zum Abend hin hellwach, aufmerksamer und produktiver? Dann legen Sie Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, möglichst in diese Leistungshoch-Phasen.
Weniger anspruchsvolle Aufgaben und Routinetätigkeiten erfordern weniger Energie und sollten in den sogenannten Durchhängephasen bearbeitet werden. Das spart am Ende des Tages Zeit und Kraft.
Führen in digitalen Zeiten – Freiräume nutzen
Die Möglichkeiten der Digitalisierung bieten viele Chancen, das persönliche Zeitmanagement zu optimieren. Dank Highspeed-Internet werden neue Kommunikationsformen wie Video-Konferenzen alltäglich, sodass sich ein Tag im Home Office problemlos in den Alltag einfügt. Die Ruhe am heimischen Schreibtisch kann effizient genutzt werden, um lange Aufgeschobenes endlich abzuarbeiten. Somit bleibt im Büro wieder mehr Zeit für die Führungsaufgaben, die heute mehr denn je offene Kommunikation und echte Präsenz erfordern.
Doch auch in der Kommunikation lassen sich neue digitale Medien zur Vereinfachung von Prozessen und somit zur Zeitersparnis ausgezeichnet nutzen. Web-basierte Projektmanagement-Tools ersparen langwierige Absprachen. Sie weisen schnell Aufgaben zu, speichern für das Projekt wichtige Unterlagen, so dass sie für alle einsehbar sind und schaffen eine transparente Übersicht über den Stand der Dinge. Solche Tools lassen sich perfekt zur schlanken Führung einsetzen, zur Definition von Zielen und Teilzielen und zur Kontrolle der Zielerreichung. Allerdings ersetzt kein Tool und kein digitales Medium die vertrauensvolle, offene Kommunikation und die Soft Skills, die eine Führungskraft im Umgang mit den Mitarbeitenden braucht.
