Wie Sie den Überblick behalten: Alles, was Sie zu den zentralen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Finanzierungsfragen in der Immobilienwirtschaft wissen müssen!
Aufgaben, Verantwortung und Finanzierungsfragen
Das Wichtigste in Kürze
- Kernaufgaben der WEG-Verwaltung: Dazu zählen die ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, die Aufstellung einer Hausordnung, die Bildung einer Erhaltungsrücklage und die Erstellung eines Wirtschaftsplans zur finanziellen Steuerung (§19 Abs. 2 WEG).
- Liquidität und Finanzierung: Die Verwalterin oder der Verwalter sichert die Liquidität der GdWE, indem Vorschüsse geplant, Zahlungseingänge kontrolliert und bei Bedarf Sonderumlagen, Rücklagen oder WEG-Darlehen genutzt werden, um unvorhergesehene Ausgaben zu decken.
- Erhaltungsplanung und -bedarf: Regelmäßige Bestandsaufnahmen definieren den kurz-, mittel- und langfristigen Erhaltungsbedarf. Hierzu plant die Verwaltung Maßnahmen inklusive Kostenschätzung und stellt mögliche Finanzierungsmodelle vor. Unerwartete Reparaturen können in dringlichen Fällen ohne GdWE-Zustimmung beauftragt werden (§27 Abs. 1 WEG).
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ist die rechtliche Vereinigung aller Wohnungseigentümer:innen eines Mehrparteienhauses. Unterschieden wird zwischen dem Wohnungseigentum als Sondereigentum und dem Gemeinschaftseigentum, z. B. Treppenhaus, Dach oder Fassade.
Die Verantwortung zur Nutzung und Erhaltung des Gemeinschaftseigentums trägt die GdWE. Das Wohnungseigentumsgesetz regelt die Rechtsbeziehungen innerhalb der GdWE. Die Willensbildung erfolgt durch Vereinbarungen in der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung sowie durch Beschlüsse der GdWE. Mit Bestellung einer Verwalterin oder eines Verwalters hat diese oder dieser die Umsetzung getroffener Beschlüsse sicher zu stellen.
Aufgaben einer WEG-Verwaltung
Grundsätzlich ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach dem WEG für die ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung verantwortlich. Hierunter gehören nach §19 Abs. 2 WEG insbesondere
- die Aufstellung einer Hausordnung,
- die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums,
- die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie der Wohnungseigentümer:innen gegen Haus- und Grundbesitzhaftpflicht,
- die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage und
- die Festsetzung von Vorschüssen (Wirtschaftsplan),
- die Bestellung einer zertifizierten Verwalterin oder eines zertifizierten Verwalters.
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Weitere Aufgaben
Darüber hinaus ist für jedes Kalenderjahr ein WEG Wirtschaftsplan zu erstellen, aus dem die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben hervorgehen. Die Erstellung und Vorlage zur Beschlussfassung über die Vorschüsse je Wohnungseigentumseinheit ist Aufgabe der Verwalterin bzw. des Verwalters.
In der Höhe der zu erwartenden Ausgaben sind ebenso außergewöhnliche Ausgaben, wie geplante Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen zu berücksichtigen.
Grundsätzlich gilt, dass die Finanzierung der Ausgaben gesichert sein muss.
D. h., die Verwalterin oder der Verwalter prüft und schlägt Finanzierungsmöglichkeiten vor, um außergewöhnliche, zusätzliche Investitionen sicher zu stellen.
Zusätzlicher Finanzbedarf kann zum einen durch eine Sonderumlage gedeckt werden, zum anderen durch (anteiligen) Einsatz der Erhaltungsrücklage oder durch Aufnahme eines WEG Darlehens.
Die Liquidität nimmt oberste Priorität in der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ein!
Aufgabe: Weg Jahresabrechnung
Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist über die tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben abzurechnen. Die Verwalterin oder der Verwalter erstellt hierzu eine Jahresabrechnung, deren Einzelergebnisse (Abrechnungsspitze) durch Beschlussfassung rechtskräftig werden. Bei Unterdeckung der Vorschüsse ergibt sich ein Nachschuss, bei Überdeckung eine Anpassung beschlossener Vorschüsse.
Aufgaben bei definiertem Erhaltungsbedarf
In zeitlichen Intervallen führt die WEG-Verwaltung Bestandsaufnahmen innerhalb und außerhalb der Wohnungseigentumsanlage durch und dokumentiert die Ergebnisse.
Aus den Erkenntnissen dieser Bestandsaufnahmen wird der Erhaltungsbedarf (Instandhaltungen und Instandsetzungen) für die Wohnungseigentumsanlage abgeleitet. Hieraus lässt sich eine kurz-, mittel- und langfristige Erhaltungsplanung ableiten und mit den erforderlichen Kosten hinterlegen.
In der Praxis erfolgt dazu eine enge Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat und den zuständigen Fachleuten (wie z. B. Energieberater:innen, Architekt:innen, Handwerker:innen).
Zur Umsetzung planbarer Erhaltungsmaßnahmen übernimmt die Verwalterin bzw. der Verwalter im Vorfeld umfassende Regie- und Vorbereitungsarbeiten, um der GdWE sowohl die Gesamtplanung als auch mögliche Finanzierungsmodelle vorzustellen.
Neben planbaren können jedoch auch unerwartete, nicht aufschiebbare Erhaltungsmaßnahmen oder der Ausfall von Vorschüssen und Nachschüssen auftreten, die einen Liquiditätsengpass nach sich ziehen. Auch in diesem Fall ist die Verwalterin oder der Verwalter gegenüber der GdWE in der Verpflichtung, die Maßnahmen wie auch die Finanzierung vorzubereiten.
Aufgaben der WEG-Verwaltung bzgl. der Liquidität der GdWE
Die Verwalterin bzw. der Verwalter sorgt dafür, dass über dem Wirtschaftsplan genügend Liquidität gegeben ist, sodass zu beschließende Vorschüsse die zu erwartenden Gesamtausgaben (inkl. der Erhaltungsmaßnahmen) decken.
Die laufend wiederkehrenden Ausgaben in einer GdWE werden auf Basis des Vorjahres unter Berücksichtigung der zu erwartenden Preissteigerungen und der jeweils geplanten und mit Kosten hinterlegten Maßnahmen ermittelt und im Wirtschaftsplan angesetzt.
Die Verwalterin oder der Verwalter prüft die Zahlungseingänge der beschlossenen Vorschüsse bzw. Nachschüsse und wird bei Nichteingang der Zahlungen Schritte zur Realisierung der Außenstände vornehmen.
Finanzierung unerwarteter Ausgaben
Bei unerwarteten Ausgaben aufgrund dringlicher, im Vorfeld nicht absehbarer, Erhaltungsmaßnahmen (wie bspw. defekte Aufzugssteuerung) hat die Verwalterin bzw. der Verwalter zu prüfen, ob diese Arbeiten ohne Zustimmung der GdWE beauftragt werden können (s. § 27 Abs. 1 WEG/Beschlüsse oder Regelungen im Verwaltervertrag) und ob ausreichend Liquidität der GdWE gegeben ist.
Wer vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer?
Die GdWE kann durch eine Verwalterin bzw. einem Verwalter vertreten werden, die bzw. der die GdWE gerichtlich und außergerichtlich vertritt. Die Verwalterin oder der Verwalter ist dabei Ansprechperson für alle Verwaltungsfragen.
Alternativ können die Wohnungseigentümer:innen auch selbst Aufgaben übernehmen („verwalterlose Wohnungseigentümergemeinschaften“). Dies ist in der Praxis vermehrt bei kleinen Eigentümergemeinschaften anzutreffen; erfordert jedoch umfassendes Fachwissen und Zeitaufwand einzelner Wohnungseigentümer:innen.
Wann entsteht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer?
Die GdWE entsteht mit der Begründung des Wohnungseigentums. Dies erfolgt durch vertragliche Einräumung von Sondereigentum (Teilungsvertrag) oder durch Teilung (Teilungserklärung). Seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/immobilien-themenbereiche/weg-reform-2020-die-sieben-wichtigsten-aenderungen/ entsteht die GdWE mit der Anlegung der Wohnungsgrundbuchblätter.
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