Fokus Transportkosten: Kosten und Risiken vorausschauend managen
Transportrisiken sind einerseits nicht vorhersehbare, zufällige und unerwartete Ereignisse, die den zu transportierenden Gütern Schäden zufügen können, z. B. Unfälle oder Diebstahl. Derartige Risiken sind im Normalfall versichert, was zumindest die Schadensfolgen begrenzt. Andere Transportrisiken sind mindestens ebenso bedeutend, lassen sich aber oft nicht versichern bzw. die Kosten hierfür wären zu hoch. Zu nennen sind insbesondere diejenigen Kosten, deren Umfang und Höhe durch Externe vorgegeben werden, etwa Infrastrukturabgaben oder auch die Entwicklung der Kraftstoffpreise. Dennoch gibt es Möglichkeiten, diese Kostenrisiken zu managen, sie zu begrenzen oder im besten Fall vollständig zu eliminieren.
Maut- und Infrastrukturausgaben richtig verhandeln
Bei Vertragsverhandlungen sollten Mautkosten und andere Infrastrukturausgaben möglichst separat von den eigentlichen Frachtkosten verhandelt werden. Hintergrund ist u. a., dass es auch relativ kurzfristig aufgrund politischer Entscheidungen zu Änderungen kommen kann, etwa der Ausweitung der Mautpflicht auf weitere Bundesstraßen oder Fahrzeuge von 7,5 bis 12 Tonnen. Ein weiterer Grund, der für eine separate Verhandlung spricht, ist, der Kundschaft transparent aufzuzeigen, wo und in welcher Höhe Kosten entstehen, die man als Spediteur oder Logistikdienstleister nicht beeinflussen kann.
Praxis-Tipp
Eine separate Verhandlung mit gesondertem Ausweis von Maut- und Infrastrukturabgaben hat für beide Vertragsparteien auch den Vorteil, dass sofort erkennbar ist, wie sich der Preis für die eigentliche Transportleistung zusammensetzt und welche Kosten durch Dritte verursacht werden. Diskussionen über unangemessene Preisanhebungen können Logistikdienstleister so im Keim ersticken.
Treibstoffkosten flexibel kalkulieren und anpassen
Auch die Kosten für Diesel und deren Entwicklung sind inzwischen nur noch schwer zu prognostizieren. Die Kosten können zum Teil sprunghaft steigen oder fallen. Wird mit festen Kosten gerechnet, kann es dazu kommen, dass bei kurzfristigen Schwankungen entweder der Spediteur draufzahlt, wenn die Kosten steigen. Bei sinkenden Kosten ist es der Kunde oder die Kundin. Um für beide Seiten eine sinnvolle Lösung zu finden, sollten Kraftstoffkosten mit einem Koeffizienten kalkuliert und verhandelt werden, der sich an Marktpreisindizes orientiert. Die aktuelle Preisentwicklung beim Treibstoff kann z. B. vom Bundesverband Güterkraftverkehr, Logistik und Entsorgung (BGL) in Erfahrung gebracht werden. So haben beide Vertragsparteien die Möglichkeit, ihre Kalkulationen stabil zu gestalten und können Kosten und Auszahlungen verlässlich planen. In der Praxis hat sich eine monatliche Anpassung der Preise an die Kostenlage bewährt.
Praxis-Tipp
Auf den ersten Blick hat nur der:die Verkäufer:in bzw. der:die Spediteur:in etwas davon, wenn Kraftstoffkosten mit einem Koeffizienten oder einem anderen flexiblen Indikator verhandelt werden. Aber auch der:die Käufer:in bzw. Kundin oder Kunde profitiert, da mit niedrigeren Kosten kalkuliert werden kann, wenn die Treibstoffkosten sinken.
Paketlösungen als Chance
Sicher werden Logistikanbieter auch künftig versuchen, die Produktivität zu verbessern, um einen Teil der internen und externen Kostensteigerungen aufzufangen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Grenzen hier häufig fast erreicht sind. Ein Ansatz, dennoch Verbesserungen für beide Seiten zu erzielen, kann darin bestehen, dass man versucht, die Effizienz der Prozesse zu steigern. Das kann z. B. dadurch gelingen, möglichst viele Transportleistungen mit und für einen bzw. wenige Kundinnen und Kunden zu übernehmen. Durch die dann mögliche engere Zusammenarbeit lassen sich vor allem die operativen Prozesse besser aufeinander abstimmen, u. a. auch mit einer automatisierten Frachtkostenplanung und -kontrolle. Beispielsweise wird es so erheblich einfacher, die Beauftragung, Abrechnung und Kontrolle von Aufträgen aufeinander abzustimmen, die Auslastung des Laderaums und Fahrzeiten zu optimieren sowie Beschaffungs- und Lieferstrategien anzupassen. Zeit- und Arbeitsaufwand je Prozess lassen sich damit um bis zu 75 % reduzieren. In der Folge können die Kosten für Frachten oft über 5 bis 8 % reduziert werden, so ein Ergebnis der Studie der Aberdeen Group¹ .
Gemeinsame Kostenrechnungen für Logistiker und Kundschaft
Noch einen Schritt weiter können Unternehmen gehen, die ihre Zusammenarbeit über alle Prozesse gemeinsam gestalten, indem sie auch ihre Kostenrechnungen aufeinander abstimmen. Beispielsweise können Entwicklungskosten (z. B. für die Entwicklung besserer Trackingsysteme, Energieeffizienzsteigerung oder Verbesserungen der Intralogistik) und Verdienstmargen mit festen Aufschlägen versehen bei der Preisbildung berücksichtigt werden. Die Vorteile für beide Seiten: gut planbare, auf längere Sicht stabile Kosten bei transparenten Margen und Möglichkeiten, Verbesserungen zum Nutzen beider Parteien umzusetzen. Aufschläge und Margen sollten in Abständen von ca. einem Jahr überprüft und ggf. angepasst werden. Bei größeren Veränderungen während des Jahres, z. B. bei Kostensteigerungen durch Investitionen oder Personalanpassungen auch unterjährig.
