Viele Anwender denken bei Microsoft Office 365 an die Standards der Microsoft-Office-Familie wie Word, Excel oder PowerPoint. Doch die professionelle Office-Software hat noch weit mehr zu bieten und erleichtert die Zusammenarbeit im Team enorm. Hier kommen unsere 10 Power-Tipps für den Umgang mit Microsoft Office 365.
Tipp 1: Mehr Sicherheit durch Multi-Faktor-Authentifizierung
Um sensible Dateien oder Nutzerkonten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, bietet Microsoft Office 365 die Möglichkeit einer Multi-Faktor-Authentifizierung. Diese wird vom Administrator im „Admin Center“ unter „Mehr” und „Setup Azure mehrstufige Authentifizierung“ eingerichtet.
Tipp 2: Dateien in der Cloud teilen, statt E-Mails zu versenden
Die tägliche E-Mail-Flut im Office kann schnell dafür sorgen, dass Mailprogramme unter der riesigen Dateimenge regelrecht ächzen und deutlich langsamer werden. Eine einfache Abhilfe schafft Microsoft Office 365 mit SharePoint sowie OneDrive. So können Sie zum Beispiel große Dateianhänge einfach in OneDrive abspeichern und danach den Dateilink per Mail versenden. Der:die Empfänger:in hat nach dem Versenden automatisch Zugriffsrechte auf die Datei.
Tipp 3: Dokumente kommentieren
Office 365 erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit beim Bearbeiten von Dokumenten durch die integrierte Kommentarfunktion. Sobald Sie z. B. ein Dokument von einem:einer Kolleg:in erhalten, können Sie als angemeldete:r Nutzer:in direkt Kommentare hinterlassen. Ihr:e Kolleg:in erhält diese dann live in seinem:ihrem Dokument eingeblendet. Die Kommentarfunktion starten Sie einfach, indem Sie ein Wort markieren und über „Einfügen“ auf „Kommentar” klicken. Jeder Kommentar enthält Ihren Benutzernamen. So wissen Ihre Kolleg:innen sofort, wer kommentiert hat.
Tipp 4: Office 365 Mobile Apps verwenden
Wer nicht immer nur am Arbeitsplatz im Büro, sondern flexibel und ortsunabhängig mit dem Smartphone arbeiten möchte, kann das mit Office 365 problemlos tun. Hierfür starten Sie die ActiveSync-Konfiguration auf Ihrem Gerät, melden sich mit Mail-Adresse sowie Passwort an und wählen „Exchange/Office365” aus. Anschließend fügen Sie Ihren Account hinzu und können Word, Excel & Co. auf dem Smartphone verwenden. Alles, was Sie dort eingeben, wird dann direkt synchronisiert und Sie können danach an derselben Stelle wieder im Büro weiterarbeiten.
Tipp 5: Mit eDiscovery-Center nach Informationen suchen
Microsoft Office 365 erzeugt eine große Zahl an Daten und Informationen. Skype-Konversationen, Word-Dokumente, Exchange-Postfächer oder Office365-Gruppen, um alle Elemente von Office 365 zu durchsuchen, steht Ihnen als Nutzer das eDiscovery-Center zur Verfügung. Mit den passenden Stichwörtern finden Sie schnell die gewünschten Konversationen oder Dokumente. Sehr praktisch ist auch die Standort-Suche.
Tipp 6: Co-Authoring in Echtzeit
Office 365 bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Ihren Kolleg:innen in Echtzeit an unterschiedlichen Orten gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten zu arbeiten. Hierfür verwenden Sie einfach OneDrive oder SharePoint. In der Sidebar der Anwendungen teilen Sie Ihre Dokumente direkt. Alle Beteiligten erhalten immer die aktualisierte Ansicht, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.
Zum Freigeben des Dokuments reicht die E-Mail-Adresse der Kolleg:innen aus, die sie für ihren Microsoft-Account verwenden. Die Einladung kann zum Bearbeiten oder nur zum Anzeigen von Projekten verschickt werden. Neben Änderungen am Dokument selbst sind auch Kommentare in Echtzeit möglich.
Tipp 7: Aus der Anwendung heraus einen Chat starten
Bearbeiten Sie gerade ein Dokument und haben eine Rückfrage an Ihre:n Kolleg:in, können Sie Skype for Business starten. Im jeweiligen Office-Programm finden Sie das Skype-Symbol, das Sie einfach anklicken, um den Chat oder Videoanruf zu starten. So können Sie direkt mit dem Feedback des:der Kollegin weiterarbeiten. Das Office-Dokument können Sie auch schließen, wenn Sie sich nach der Bearbeitung noch über Skype weiter unterhalten wollen.
Sehr praktisch ist die Chat-Funktion auch, um bei einem:einer Kund:in nachzufragen und ihn:sie direkt in den Arbeitsprozess einzubeziehen. Der Vorteil: Ihr Gegenüber muss Skype nicht zwingend installiert haben, um am Chat teilzunehmen.
Tipp 8: Bei Fehlersuche den Versionsverlauf prüfen
Werden Dokumente von mehreren Nutzern über Office 365 bearbeitet, kann die Fehlersuche komplexer werden. Doch mit dem detaillierten Dokumentenverlauf haben Sie jederzeit den Überblick, wann wer Änderungen am Dokument vorgenommen hat und können die entsprechenden Arbeitsschritte bei Bedarf wieder rückgängig machen. Den Versionsverlauf finden Sie unter „Datei“ und dann „Verlauf”.
Tipp 9: Gemeinsam Notizen machen
Wenn Sie Ihr OneNote-Notizbuch freigeben, können alle Beteiligten darin Notizen hinterlassen. Diese Funktion bietet sich zum Beispiel für Meetings oder für Rückfragen zu Ideen und Vorschlägen an. Alle Einträge im geteilten Notizbuch werden genau mit Person und Uhrzeit erfasst, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten.
Tipp 10: Mit Workflows über SharePoint automatisiert arbeiten
Office 365 bietet Ihnen die Möglichkeit, gängige Geschäftsprozesse wie das Einholen von Genehmigungen oder das Sammeln von Feedback nahezu zu automatisieren. Hierfür verwenden Sie einfach SharePoint-Workflows. Nach dem Start arbeitet das Programm die voreingestellte Routine ab und dokumentiert alle einzelnen Schritte. Sie sparen sich damit viel Zeit.
