4 Spielregeln für flexible Zusammenarbeit im Team

Die Zukunft der Teamarbeit ist flexibel. Studien zeigen, dass der Trend zu 2-3 Tagen remote Arbeit geht. Sätze wie „Ich muss gleich meine Tochter abholen und 15 Minuten früher raus” oder „Mein Mann hat unser Büro für einen Termin blockiert” gehören heute zur Normalität vieler Teams.

Flexible Zusammenarbeit bringt neben Chancen auch neue Herausforderungen mit sich. So ist es auf Distanz nicht so leicht, echten Teamgeist zu entwickeln. Die Grenze von Beruflichem und Privatem verschwimmt und kann zu Überlastung führen. Zudem kommt es durch die meist schriftlich stattfindende Kommunikation schneller zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen, die wiederum zu schlechter Stimmung im Team führen können. Deshalb stellen wir Ihnen 4 wichtige Spielregeln für erfolgreiche virtuelle Teamarbeit vor.

1. Team-Vereinbarungen über Grundregeln der Zusammenarbeit

Die Organisation virtueller Zusammenarbeit ist deutlich komplexer als reine Präsenzarbeit. Führungskräfte allein können kaum Regelungen finden, die den unterschiedlichen Bedürfnissen und Arbeitsweisen gerecht werden. Umso wichtiger ist es, dass das Team selbst die Zusammenarbeit organisiert und den Rahmen gemeinsam klärt:

Team-Erreichbarkeitszeiten: Was sind unsere Kernarbeitszeiten, zu denen wir in der Regel erreichbar sind? Ab wann ist Erreichbarkeit nicht mehr zu erwarten?
Reaktionszeiten: Mit welchen Reaktionszeiten können Kund:innen und Kolleg:innen rechnen?
Mediennutzung und Kommunikation: Was sind unsere primären Kommunikationsmedien und zu welchen Anlässen/Themen und bei welcher Dringlichkeit nutzen wir sie?
Datenablage und Zugriff: Wo legen wir unsere Daten ab und wie sichern wir den Ortsunabhängigen Zugriff?

Solche Vereinbarungen geben jedem Team-Mitglied Orientierung und auch die Erlaubnis, mal nicht erreichbar zu sein. Eine Visualisierung ist zudem für das Onboarding hilfreich, wenn neue Mitglieder in das flexible Team kommen. Vereinbarungen sollten regelmäßig gemeinsam überprüft und ggfs. angepasst werden, wenn Bedürfnisse oder fachlicher Bedarf sich ändern.

2. Den größten gemeinsamen Nenner finden

Zugegeben: Als wir angesichts der Pandemie gezwungen waren, innerhalb kürzester Zeit unsere Zusammenarbeit in den virtuellen Raum zu überführen, gestaltete sich dies alles andere als reibungslos. Doch mittlerweile erkennen wir die Vorteile und Chancen des hybriden Arbeitsmodells. Wie wäre es also, wenn wir nicht nur genau so gut wie früher, sondern sogar besser flexibel zusammenarbeiten? Damit dies gelingen kann ist es wichtig, aus den unterschiedlichen Bedürfnissen im Team den größten gemeinsamen Nenner zu finden.

Fragen, die bei der Klärung helfen können, sind:

Wie wichtig ist uns unsere zwischenmenschliche Beziehung und Nähe?
Wie schaffen wir möglichst viel Stabilität in der Zusammenarbeit?
Wie oft wollen wir uns mindestens treffen?
Gibt es Tage, an denen wir alle vor Ort sein wollen?
Zu welchen Anlässen wollen oder müssen wir uns persönlich treffen?
Wie gehen wir mit hybriden Treffen um?
Bauen wir auf Regeln oder das Prinzip der Freiwilligkeit?

Wie in einer guten Paarbeziehung gilt es auch hier, sich nicht auf Kompromisse einzulassen, sondern gemeinsam Lösungen zu finden, die für alle gewinnbringend sind. Hier hilft Mut, Neues auszuprobieren, um für das Team die beste Zusammenarbeitsform zu finden.

3. Routinen für effektive Kommunikation schaffen

Meetest du noch oder lebst schon? Eine Frage die angesichts einer explodierenden Anzahl an Meetings pro Tag an Relevanz gewinnt. Wenn sich ein Meeting an das nächste reiht, ist das nicht nur anstrengend, sondern auch ineffektiv. Auch Studien belegen, dass unsere Konzentration in virtuellen Meetings nach spätestens 75 Minuten deutlich nachlässt. Um den Kalender zu entlasten kann die Etablierung von Routinen helfen: Gute Routinen zeichnen sich dadurch aus, dass sie

regelmäßig wiederkehren
immer den gleichen Ablauf haben
ein konkretes Ergebnis/ein konkreter Output damit verbunden ist

Die Etablierung von Routinen, kann den Bedarf an kurzfristigen Meetings reduzieren und somit zu einem entspannteren Kalender führen. Beispiele für Routinen sind zum Beispiel das „Daily”, ein täglicher, 15 Minuten langer Austausch mit dem ganzen Team oder das agile Planungsmeeting „Planning”. Eine „Must-have” Routine in hybriden Teams: die Retrospektive. Eine Routine, in der das Team die Zusammenarbeit reflektiert, kritische Themen offen anspricht und stetig an Verbesserungen arbeitet. Neben einer höheren Zufriedenheit und Effektivität kann die Retrospektive das Vertrauen und Commitment im Team stärken und zur Konfliktprävention beitragen.

4. Meetings effektiv gestalten

Auch für die effektive Gestaltung einzelner Meetings gibt es natürlich ein paar Spielregeln. Zum Beispiel: kein Meeting ohne Agenda. Zudem ist es sinnvoll, im Meeting konkrete Rollen zu vergeben, wie Moderator:in, Timekeer:in, Protokollant:in und Präsentator:in. Gerade in hybriden Meetings ist eine explizite Moderation unerlässlich, damit virtuell Teilnehmende integriert sind.

Rund um Meetings haben Organisationen und Teams in den vergangenen Monaten viel experimentiert. Hier ein paar „Hacks” die Meetings verbessern können.

Kleine Meeting Hacks

Jedes Meeting startet mit einem Check-in, z.B. mit heytoday.com
Reduzieren von Meetingzeiten (z.B. 50 statt 60 Minuten, 80 statt 90 usw.).
Meetingfreie Tage oder Blöcke im Team-Kalender.
Die Teilnahme in den ersten Minuten jeden Meetings ist freiwillig und wird somit zum Raum für ungezwungen Austausch oder eine Pause.
Klare Rollenverteilung für jedes Meeting (gerne rotierend).
In der Agenda min. 10 % der Zeit für offene Themen freihalten.
Reine Audiozeit in Meetings einbauen (entlastet das Gehirn).
Jedes Team-Mitglied entscheidet selbst, an welchem Meeting er/sie teilnimmt.
Am Ende jeden Meetings Feedback fest etablieren, z.B. mit I like, I wish, um stetig an Verbesserungen zu arbeiten.

Fazit: Jedes Team ist anders und kann individuell für sich herausfinden, wie es am besten funktioniert und wie es arbeiten möchte. Selbst gestaltete Rahmenbedingungen und Routinen geben jeder:m einzelnen Orientierung. Wichtig für funktionierendes Teamwork (egal ob on- oder offline) ist das gegenseitige Vertrauen und Commitment – auch in der Führung. Damit gelingt es dem Team, gemeinsam auch kritische Aspekte offen anzusprechen und die flexible Zusammenarbeit gemeinsam auf ein neues, höheres Niveau zu heben.