Das Coronavirus sorgte dafür, dass Teams und ganze Abteilungen im Homeoffice arbeiten. Vorgesetzte stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden über eine räumliche Distanz hinweg zu führen. Das Arbeiten im Home-Office hat viele Vorteile, aber besonders die Kommunikation auf Distanz muss in vielen Unternehmen erst noch geübt und perfektioniert werden. Die Lösung: Online Meetings und Workshops.
Damit im virtuellen Meeting alles glatt geht, geben wir Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Sie erfolgreich Online Meetings und Workshops moderieren:
1. Vorbereitung ist alles
Struktur, Agenda und Timing sind der Schlüssel für gelungene Online Meetings – und gute Vorbereitung ist hier das A und O: Der:Die Moderator:in sollte eine klare Agenda verwenden und sie während der Session immer im Auge behalten und bei Abweichungen wieder darauf zurückkommen. Planen Sie Zeit ein, um ihre eigene Moderation zu üben und zu verbessern. Das geht am besten mit Kolleg:innen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und das Thema bereits kennen.
2. Richtige Infrastruktur
Der entscheidende Faktor eines jeden Online Meetings – eine konstant gute Infrastruktur. Neben einer guten Internetverbindung gilt hier: Das Video ist wichtig – die Audio-Qualität ist essenziell!
Sorgen Sie vorab dafür, dass alle ein gutes Mikrofon benutzen und akustische Störungen im Hintergrund vermeiden. Vor dem Start einer Webkonferenz sollten das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam im Rahmen einer Test-Konferenz ausprobiert werden.
3. So wenige Personen wie möglich und nötig
Was für Präsenzmeetings eigentlich auch gelten sollte, gilt für Online Meetings erst recht: Halten Sie den Kreis der teilnehmenden Personen bewusst klein – umso leichter kann untereinander ohne Probleme und Missverständnisse kommuniziert werden. Denn gleichzeitiges Reden ist eines der Hauptstörfaktoren eines Online-Meetings.
Faustformel: Die Zahl der Teilnehmer:innen sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.
4. Remote Kreativität
Auch in virtuellen Meetings darf gebrainstormt werden: Setzen Sie hier bekannte Methoden wie beispielsweise die De Bono 6 Hüte Methode ein und übertragen Sie diese in den digitalen Raum! Damit nutzen Sie vorhandenes Wissen, Erfahrungen und sogar das kreative Potenzial der Gruppe. Mit gut umgesetzten Methoden führen Sie Beratungen und Diskussionen zu klaren Entscheidungen – und das im Konsens.
5. Wie kommuniziere ich richtig?
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Moderation:
Moderieren Sie die Kommunikation konsequent interaktiv. Binden Sie die teilnehmenden Personen aktiv ein und motivieren Sie diese dazu, sich einzubringen. Achten Sie darauf, dass keine einzelne Person zu lange am Stück spricht (auch der:die Moderator:in nicht) und das Wort immer wieder weitergegeben wird!
Vergeben Sie dazu klare Unterstützungs-Aufträge: Eine Co-Moderation, die Sie beim Visualisieren entlastet oder das Time-Keeping, das rechtzeitig vor Ende eines verabredeten Zeitfensters warnt, sind hier gute Beispiele.
Kommunikationsregeln:
Es kann schwierig sein zu signalisieren, wenn jemand sprechen möchte – unweigerlich wird dann durcheinander geredet. Eine einfache Kommunikationshilfe: Wenn man sprechen will, wird die Hand gehoben. Dies ist sowohl beim Video als auch virtuell durch Chat-Tools möglich und erleichtert die Kommunikation.
Planung ist wichtig, doch nicht immer läuft alles wie gewünscht: Begegnen Sie schwierigem Verhalten präventiv. Und wenn sich doch jemand kritisch verhält, reagieren Sie gelassen und deeskalierend: Federn Sie emotional ab und binden Sie Kritikpunkte und Bedürfnisse sachlich und zielorientiert in den Kontext ein.
Tonalität:
Formulieren Sie Ihre Moderationen ansprechend, motivierend und zielführend. In jeder Phase benötigt das Team gute Einstiegs-, Übergangs- und Abschluss-Moderationen.
Die Bildsprache ist zudem wichtig: Visualisieren Sie dabei viel und dynamisch! Statische (PowerPoint-)Folien sind hier wenig erfolgsversprechend. Schöpfen Sie für die visuell unterstützte Kommunikation das Whiteboard-Tool voll aus und nutzen Sie interaktive Abfrage- und Kommentar-Werkzeuge.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht einem erfolgreichen Online-Meeting nichts mehr im Wege.
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