So schaffen Sie sich die idealen Umstände für das Arbeiten von zu Hause aus:
1. ) Raumaufteilung
Ideal sind getrennte Räume für Beruf und Privatleben. So können die Auflagen des Datenschutzes eher umgesetzt werden. Außerdem kann die Arbeitszeit klar abgegrenzt und ein festes Arbeitsende gelebt werden. In der Freizeit fällt so nicht ständig der Blick auf Unerledigtes. Neben der richtigen Beleuchtung und einem guten Bürostuhl sollten auch die Arbeitsmittel ergonomisch angeordnet sein. Bei der Auswahl der technischen Ausstattung sollte auf eine gute Usability geachtet werden. Schließlich steht im Home Office keine IT-Abteilung direkt neben dem Schreibtisch bereit. Zwei separate Telefonnummern sorgen für weniger Unterbrechungen. Die Dauer von Privattelefonaten könnte im Home Office sonst länger ausfallen und Arbeitszeit stehlen.
2. ) Verlässliche Arbeitszeiten
Rund um die Uhr mal schnell etwas im Büro erledigen zu können, kann schnell zum Raubbau an sich selbst führen. Daher gilt, eher feste als ständig flexible Arbeitszeiten zu planen und einzuhalten. Kolleg:innen und Vorgesetzte sollten über einen Online-Terminplaner den Status der Erreichbarkeit erkennen können.
3. ) Arbeitsplatzstruktur und -standards
Eine gute Struktur und Ordnung am Arbeitsplatz ist im Home Office unverzichtbar. Wird beispielsweise während eines Telefonats erst nach Unterlagen gesucht, empfindet der Gesprächspartner:in Suchzeiten als besonders lang. Suchzeiten verlangsamen das konsequente Abarbeiten der Arbeitsaufträge, was die Zusammenarbeit erschwert und zu Kettenreaktionen führen kann. Insofern sollte eine Terminstation (Wiedervorlagesystem) für Papierunterlagen beispielsweise im Roll Container untergebracht sein. Noch besser wäre, von Papier auf Dateien umzustellen. Dadurch wird gewährleistet, dass auf alle Informationen auch während eines Bürobesuchs bei den Kolleg:innen zugegriffen werden kann.
4. ) PC-Know-how
Die Fertigkeiten am PC sollten im hohen Maße vorhanden sein. Schließlich kann nicht so einfach mal ein:e Kolleg:in einspringen, um zu helfen. Im Home Office sind Mitarbeitende daher sehr auf sich und ihre Kompetenzen gestellt. Neben den klassischen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, OneNote) und Windows-Kniffen sollten Collaboration-Tools beherrscht und eingesetzt werden. Damit lassen sich Projekte leichter planen, organisieren, abwickeln, kontrollieren und dokumentieren. Die Zusammenarbeit eines Teams wird dadurch verbessert. Zu diesen Tools zählen beispielsweise Projektmanagement-Software, Ressourcenplanung über Aufgabenverwaltung, Mindmapping, gemeinsame Kalender, Instant Messaging, E-Mails, Videokonferenz-Lösungen, Filesharing via Sharepoint, Intranet oder Social Media.
5. ) Disziplin
Im Home Office entfällt die soziale Kontrolle durch Vorgesetzte oder Kolleg:innen. Das Verhalten, kurz einmal E-Mails im Pyjama zu checken, kann sich auf den Vormittag ausweiten. So würden Skype-/Videotelefonate sicher ohne Kamera geführt. Sind Verhandlungen oder kritische Themen zu bearbeiten, wirkt sich eine nachlässige Kleidung auf die Zuverlässigkeit und die Arbeitsergebnisse aus und kostet das Vertrauen von Kolleg:innen, Vorgesetzten und Kund:innen.
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6. ) Kontakt halten
Das gemeinsame Arbeiten in einem Raum heizt die Kreativität an. Ein solcher Kreativtag fällt nicht spontan vom Himmel. Er sollte mit Kollegen im Büro gut vorbereitet sein. Zu empfehlen ist hier ein regelmäßiger Rahmen, beispielsweise ein oder zwei Mal wöchentlich. Dieser Termin bewirkt, in Verbindung zu bleiben und der Vereinsamung vorzubeugen. Schließlich entfallen die Kaffeeküchen-Gespräche oder der Small Talk in der Kantine, wenn im Home Office gearbeitet wird. Vereinsamung begegnen Home Office-Nutzende dann mit privaten Aktivitäten auf Social Media-Plattformen. Doch anders als beim Kaffeeküchen-Gespräch, das der Beziehungspflege und dem Informationsaustausch dient, sind Facebook-Aktivitäten verdaddelte Arbeitszeit.
7. ) Grenzen setzen
Neben der Disziplin sind auch kommunikative Kompetenzen wichtig. Im Home Office ist die Arbeit über kurze Wege jederzeit erreichbar. Ausnahmsweise doch noch mal schnell etwas zu liefern, die Erledigung dafür in die Abendstunden zu legen, wirkt sich negativ auf das Privatleben aus. Klare Regeln aufzustellen und Grenzen zu setzen, ein Nein zu kommunizieren, sowohl gegenüber Kolleg:innen als auch Familienmitgliedern, Besucher:innen und Nachbar:innen, ist für viele ein Hürde. Die Harmonie scheint dadurch gefährdet. So kommt es zu „Work-Life-Blending”: die Lebensbereiche Arbeit und Privat vermischen sich sehr leicht. Einerseits ist der:die Mitarbeitende im Home Office auf privatem Boden physikalisch anwesend. Andererseits entsteht ein Spagat zwischen der Arbeit und den Lieblingsmenschen zu Hause.
