Im Unternehmensalltag ist Excel unverzichtbar. Ob im Marketing, im Vertrieb, in der Buchhaltung oder in der Produktion, die universelle Tabellenkalkulation von Microsoft ist ein so funktionsmächtiges Tool, dass viele bei all den Möglichkeiten die ganz einfachen Tipps und Tricks schnell übersehen. Deshalb zeigen wir Ihnen hier sieben einfache Powertipps für Excel für ein effizienteres Arbeiten mit der Software.
Tipp 1: Mehrzeilige Zellen erstellen
Wenn Sie Text in eine Zelle von Microsoft Excel einfügen, kann dieser schier unendlich lang sein. Doch im Alltag kann bei drei oder mehr Wörtern pro Zelle schnell die Übersicht verloren gehen. Denn sobald die Nachbarzelle mit einem Inhalt gefüllt wird, schneidet Excel die Wörter ab, die über die Zelle hinausgehen. Sie werden erst wieder sichtbar, wenn wir die Zelle anklicken.
So machen Sie aus einer einzeiligen Zelle ganz fix eine mehrzeilige:
Klicken Sie in die gewünschte Zelle. Drücken Sie die ALT-Taste und danach Enter. Schon ist die Zelle zweizeilig. Mit jedem Drücken der Entertaste wird eine weitere Zeile hinzugefügt.
Tipp 2: Zwei oder mehr Zellen addieren
In Excel-Tabellen benötigen wir manchmal schnell einen Überblick, der mit einfachen Rechenoperatoren möglich ist. Um zum Beispiel zwei Zellen oder mehr zu addieren, klicken Sie die gewünschten Zellen bei gedrückter Strg-Taste an. In der Statusleiste des Tools wird Ihnen dann die Summe angezeigt. Wollen Sie eine andere Rechnung durchführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen die gewünschte Rechenoperation aus.
Tipp 3: Diagramm-Vorlagen mit wenigen Klicks erstellen
Wer häufig Berichte mit Excel erstellt, schätzt es, wenn Diagramme immer gleich formatiert sind. Die Lösung lautet: Diagramm-Vorlage.
Hierfür erstellen Sie zunächst das gewünschte Diagramm und navigieren zu „Diagrammtools“. Dort können Sie das Diagramm unter „Typ“ als Vorlage speichern. Wichtig: Geben Sie Ihren Diagramm-Vorlagen aussagekräftige Namen. So finden Sie diese schnell wieder, und zwar über den Vorlagen-Ordner, sobald Sie Ihre Daten in die Tabelle eingetragen haben.
Tipp 4: Zellen für Formeln umbenennen
Wenn Sie bestimmte Zellen für Formeln verwenden wollen, bietet es sich an, diese eindeutig zu benennen. Gerade bei vielen Zeilen und Spalten ist ein Name für das Erstellen von Formeln einfacher als z. B. die Kombination aus Spalte und Ziffer.
Klicken Sie hierfür auf die gewünschte Zelle. Anschließend wählen Sie im Menüband „Formeln“ aus. Mit einem Klick auf „Namen definieren“ öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Zelle benennen können.
Wollen Sie später eine Formel mit diesem Wert verwenden, müssen Sie sich nicht die Nummer der Zelle merken, sondern können den gewünschten definierten Wert verwenden.
Tipp 5: Mehrere Tabellenblätter auf einer Seite drucken
Wenn Sie schnell wichtige Daten aus Ihrer Exceltabelle ausdrucken, aber nicht für jedes Tabellenblatt ein Blatt Papier verwenden wollen, können Sie mit einem einfachen Trick gleich mehrere Tabellenblätter auf einer Seite ausdrucken.
Hierfür verwenden Sie das Kamera-Werkzeug. Im Schnellzugriff klicken Sie auf den Pfeil nach unten. Es öffnet sich ein Menü. Dort wählen Sie „Weitere Befehle“ aus. Navigieren Sie dort zu „Befehle nicht im Menüband“. Wählen Sie nun „Kamera“ aus und klicken Sie auf „OK“.
Markieren Sie nun die gewünschten Daten und klicken Sie auf das Kamera-Symbol. Die kopierten Daten fügen Sie anschließend in ein neues Arbeitsblatt ein und fahren so lange mit dem Kopieren fort, bis Sie die gewünschten Tabellenblätter auf einem Arbeitsblatt drucken können.
Der große Vorteil dieser Methode: Die Bilder sind mit den Originaldaten Ihrer Tabelle verknüpft. Sobald Sie dort Zahlen anpassen oder verändern, passen sich die Bilder ebenfalls an. Ihre Übersicht zum Ausdrucken aktualisiert sich somit automatisch.
Tipp 6: Große Zellbereiche markieren
Gerade bei großen Exceldateien mit vielen tausend Zeilen oder Spalten kann es mit der Maus umständlich sein, viele Zellen auf einmal zu markieren. Hier schafft das Dialogfeld „Gehe zu“ Abhilfe. Unter „Verweis“ geben Sie den Zellbereich über die Tastatur ein, z. B. A1:CT13000. Sie können über den Befehl auch einzelne Teilbereiche markieren, z. B. A:FT;8:13000. In diesem Fall werden die Spalten von A bis FT sowie die Zeilen 8 bis 13000 markiert.
Tipp 7: Werte runden
Bei Kostenreports kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Werte zu runden. Das geht mit Excel sehr einfach. Verwenden Sie die Funktion „RUNDEN“. Geben Sie zum Beispiel =RUNDEN(A1/0,5;0)*0,5 ein und fügen Sie in die Zeile C1 ein, wird der Wert aus A1 auf 0,50 EUR gerundet, wenn dort z. B. Kosten für eine Anschaffung mit zwei Dezimalstellen hinter dem Komma aufgelistet werden.
