Sie sind in vielen Projekten unterwegs, müssen in unterschiedlichen Teams komplexe Aufgabenstellungen lösen und/oder arbeiten vielleicht parallel für mehrere Vorgesetzte? Wenn wir viele Aufgaben unterschiedlicher Art auf einmal bearbeiten müssen, verlieren wir schnell die Übersicht und das Gefühl für die richtige Priorisierung der einzelnen To-Dos. Die Folge: Wir geraten in Panik und landen schnell in der sogenannten „Dringlichkeitsfalle“: Statt Aufgaben anzugehen, die uns unserem Ziel tatsächlich näher bringen, verschwenden wir wertvolle Zeit mit Dingen, die uns wichtig erscheinen, es im Endeffekt aber nicht sind. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die häufigsten Fehler bei der Priorisierung sowie mögliche Lösungsansätze zur Selbstorganisation vor.
Richtig Priorisieren: Das sind die häufigsten Fehler
Keine Priorisierung
Wenn Sie das Gefühl haben, dass alles gleich wichtig ist und schnell erledigt sein muss, stecken Sie vielleicht in der sogenannten Dringlichkeitsfalle.
Zu frühe Priorisierung
Eine zu frühe Feinplanung der folgenden Tage oder sogar Wochen führt zu Mehrarbeit. Eine solche „Überadministration“ sieht beispielsweise so aus: Auf dem Tisch (oder im Postfach) werden etliche Prioritäten-Stapel gebildet, die fortlaufend neu sortiert werden müssen, weil sich die Prioritäten geändert haben.
Die Hierarchiefalle
Wir kennen es doch alle: Kaum fällt der Name eines bestimmten Kunden oder Vorgesetzten und schon schnellt die Priorität einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts innerhalb von Sekunden in die Höhe. Vor allem verhandlungsstarke Kollegen und Kolleginnen nutzen das Hierarchie-Etikett gerne mal, um ihrer Forderung Druck zu verleihen: „Befehl von ganz oben, Du weißt schon …“
Die Beziehungsfalle
Die/der nette Kolleg:in, die/der mit ihrem/seinem Anliegen direkt zu Ihnen an den Schreibtisch kommt, wird eher „bedient“ als die/der zurückhaltende Mitarbeiter:in, die/der immer noch auf ihre/seine höfliche Anfrage via Mail wartet, obwohl ihr/sein Anliegen eigentlich wichtiger wäre.
So umgehen Sie die „Dringlichkeitsfalle“: 5 Tipps für die richtige Priorisierung
Tipp 1: Planen Sie in „Horizonten“, zum Beispiel Monat, Woche, Tag. Reservieren Sie für jeden Horizont Planungszeit und gehen Sie von „grob“ nach „fein“ vor. Bestimmen Sie Fälligkeiten für Aufgabenpakete zunächst grob (Monatshorizont), und verteilen Sie die Aufgaben erst in der Wochenplanung auf die einzelnen Tage. Den kleinsten Part bildet dann die Tagesplanung.
Tipp2: Wenden Sie das Eisenhower Prinzip richtig an:
- Nutzen Sie es ausschließlich für die Tagesplanung, nicht für die Wochenplanung.
- A- Aufgaben haben hohe Relevanz und sind auch zeitlich dringend (z.B. das Vorstandsmeeting für morgen vorbereiten). B-Aufgaben sind NUR wichtig (z.B. das Vorstandsmeeting in vier Wochen)
- C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht unternehmensrelevant (z.B. die Erstellung der Statistik am Monatsende).
Tipp 3: Definieren Sie Fokusthemen. Zum Beispiel könnten Sie im Team oder mit der/dem Chef:in vereinbaren, welche drei Themen für eine Woche (oder für einen Tag) Vorrang haben. Anfragen aus anderen Bereichen dürfen dann zurückgestellt werden. Wirklich dringende, spontane Aufgaben oder Anfragen sind davon natürlich ausgenommen.
Tipp 4: Eskalieren Sie! Kommunizieren Sie Terminengpässe rechtzeitig, anstatt krampfhaft zu versuchen, es „irgendwie“ zu schaffen. In gut funktionierenden Teams werden keine Schuldigen gesucht, sondern Lösungen. Zudem ist Termintreue auch ein wichtiger Grundpfeiler einer guten Zusammenarbeit im Projektteam.
Tipp 5: Begegnen Sie dem Druck von „Dränglern“ und spontanen Anfragen durch freundliches Nachfragen, um die tatsächliche Dringlichkeit einschätzen zu können. Behalten Sie dabei stets Folgendes im Hinterkopf: Egal, wer vor Ihnen steht, ein freundlicher Hinweis auf einen Alternativtermin („bis morgen Mittag schaffe ich das“) oder mögliche Konsequenzen („dann geht uns Kunde XY auf die Barrikaden) sind keine Arbeitsverweigerung.
Fazit: In unserer immer komplexer werdenden Arbeitswelt schafft die Priorisierung die Basis für konzentriertes Arbeiten und bildet die Grundlage, um Termine und Zeitpläne einzuhalten. Richtig gemacht, können Sie den Überblick behalten, frühzeitig Engpässe erkennen und so eine gute Zusammenarbeit im Team ermöglichen.
