Oft findet sich der Begriff LEAN in einer Reihe von Buzzwords wie AGILE oder NEW WORK wieder. Doch wussten Sie, dass die Ursprünge des LEAN Prinzips bereits in der Mitte des letzten Jahrhunderts liegen? Auch wenn der Fokus der „Verschlankung“ zu Beginn noch auf das Produktionsgeschehen eines Unternehmens lag, wurden nach und nach die Prinzipien auf die Logistik, administrative Abläufe oder die IT übertragen. Egal in welchem Bereich, das Wort LEAN steht zunächst einmal für schlanke Prozesse. Dabei geht es nicht vorrangig um eine Reduzierung, sondern um den optimalen und respektvollen Umgang mit Ressourcen.
Das Lean Prinzip für Ihr persönliches Zeitmanagement
Ob es sich um betriebliche Ressourcen oder aber um Ihre persönliche Zeit handelt – das Prinzip ist zunächst einmal das Gleiche! Warten auf eine Information? Suchen nach einem Dokument? Teilnehmen an einem Meeting, zu dem Sie nichts beitragen können? Nach der Lean-Philosophie ist all das MUDA – sprich Verschwendung! Diese ineffizienten Abläufe kosten uns das Wertvollste, was wir haben – Zeit. Beim LEAN Prinzip geht es genau darum – Dinge in Frage stellen und sie in kleinen Schritten verändern, um sich auf das zu konzentrieren, was dem Leben einen Mehrwert verleiht. Überprüfen Sie also nach dem LEAN Prinzip Ihre eigenen Alltagsroutinen und richten Sie diese so aus, dass Sie Ihre wahren Ziele verfolgen und Zeitverschwendung vermeiden können.
Wie das geht? Wenden Sie die 5 LEAN Prinzipien für sich an!
1. (Mehr-)Wert identifizieren
Um die Grundlagen für schlanke Prozesse zu schaffen, ermitteln Sie zunächst den Wert Ihrer Arbeit. Im klassischen Sinne der Lean Philosophie ist dieser Wert meist abhängig vom (internen) Kunden. In einem Betrieb würde man sich folgende Fragen stellen: Wofür genau besteht im Markt gerade Nachfrage? Für was ist unser Auftraggeber bereit zu zahlen? Nun stellen Sie sich diese Fragen persönlich. Reflektieren Sie, was genau Sie ausmacht und welche Erwartungen an Sie gestellt werden. Welche Aktivitäten bringen Sie aufgrund Ihrer Stärken und Qualifikationen Ihrem Ziel näher? Für diese Selbstreflexion eignet sich auch hervorragend das IKIGAI Prinzip, ein Begriff, welcher sich aus den japanischen Worten LEBEN und WERT zusammensetzt. Um Ihr persönliches IKIGAI zu finden, stellen Sie sich die folgenden vier Fragen: Was liebe ich? Was kann ich gut? Was wird gebraucht? Wofür werde ich bezahlt? Im besten Fall richten Sie die Priorisierung Ihrer Aufgaben nach Ihrem IKIGAI aus und gehen bevorzugt Beschäftigungen nach, in denen sich die Antworten der vier Fragen überschneiden.
Unsere Seminarempfehlung
LEAN Tools für Ihr persönliches Zeitmanagement
Mit simplen, aber wirksamen Methoden, die sich der LEAN-Philosophie bedienen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe, aber auch Lebensumstände effizienter organisieren. Lernen Sie in diesem Seminar, wie Sie LEAN-Management-Prinzipien auf Ihr Zeitmanagement übertragen. So können Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die Ihrem Leben einen Mehrwert verleihen, während Sie die Dinge eliminieren, die Ihre Zeit, Energie und Ressourcen verschwenden.
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2. Visualisierung aller Aktivitäten
Das zweite Prinzip hilft Ihnen durch Visualisieren aller Schritte und Aktivitäten leichter festzustellen, welche Aufgaben ihrem IKIGAI entsprechen und welche nicht. Dokumentieren Sie für einen gewissen Zeitraum Ihren Alltag. Wie lange haben Sie geschlafen, womit sind Sie in den Tag gestartet, wann und wie lange konnten Sie fokussiert an Ihren Aufgaben arbeiten, wie oft und warum wurden Sie unterbrochen? Schauen Sie hier ganz genau hin und fragen Sie sich, was davon einen Mehrwert darstellt und wann Sie Zeit verschwendet haben. Hierfür gibt es speziell ausgerichtete Tracking Apps, aber auch ein einfaches Tagebuch, Ihr Kalender oder eine Excel-Tabelle eignen sich dafür. Keep it simple.
3. Abläufe reibungslos gestalten
Das LEAN Prinzip hält alles im Fluss. Nach ihm lassen sich Prozessabläufe absolut reibungslos gestalten. Mit Hilfe der Visualisierung aller Aktivitäten wissen Sie bereits, wann und warum dies manchmal nicht möglich ist. Ein Beispiel aus der Praxis – Sie buchen eine Geschäftsreise, das Zugticket kommt per E-Mail mit dem entsprechenden Beleg, den Sie aber nicht sofort ablegen. Am Ende des Monats werden Sie von der Sachbearbeitung daran erinnert, dass die notwendigen Belege zur Reisekostenabrechnung noch nicht eingereicht wurden. Nun sind Sie gezwungen, Ihren gerade ablaufenden Arbeitsprozess zu unterbrechen, um alle Dokumente mit Mühe und unter Zeitdruck zu suchen und weiterzuleiten. Diese/jede Ablenkung kostet Sie durchschnittlich 30 Minuten*, um danach wieder in den Flow zu gelangen. Versuchen Sie daher, Prozesse standardisiert zu gestalten und Aufgaben in einem Zug zu bearbeiten. Das bedeutet im genannten Beispiel, dass Belege unmittelbar nach Erhalt standardisiert dort abgelegt werden, wo sie automatisch von der Sachbearbeitung ohne Erinnerung und Wartezeit abgerufen werden können.
4. Am Bedarf ausrichten
Die Idee ist einfach: Beginnen Sie neue Aufgaben nur dann, wenn die Nachfrage auch wirklich besteht und Sie freie Kapazitäten haben. Produzieren Sie nur DEN Wert, der von Ihren Kunden tatsächlich benötigt wird. In der Lean Welt spricht man hier vom sogenannten PULL-Prinzip. Wissen Sie, was von Ihnen erwartet wird? Fragen Sie aktiv nach Feedback von Ihrem Vorgesetzen, Team oder auch Auftraggeber. Auf diese Weise finden Sie heraus, was gerade wirklich wichtig ist und stoßen Aufgaben oder Prozesse genau im richtigen Moment an. Hierfür kann das Kanban-Board verwendet werden. Kanban ist japanisch und heißt übersetzt „Karte”. Sie erhalten eine neue Aufgabe? Dann tragen Sie diese in eine „Karte“ ein und kategorisieren diese z.B. unter TO DO. Aufgaben im TO-DO werden noch nicht bearbeitet, sind aber „bereit“ und werden, sobald sie Kapazitäten haben, in die nächste Phase verschoben, z.B. unter dem Begriff „IN BEARBEITUNG”. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, wandert der Eintrag in die nächste Phase „ERLEDIGT“. Legen Sie für sich fest, wie viele Aufgaben Sie z.B. pro Woche bearbeiten können und erkennen Sie auf diese Weise frühzeitig Engpässe. Auch hilft Ihnen ein übervoller „TO-DO-Speicher” dabei, wann es an der Zeit ist, NEIN zu neuen Aufträgen zu sagen.
5. Kontinuierlich verbessern
Ein wesentlicher Grundsatz des Lean Managements ist die kontinuierliche Verbesserung, im Japanischen auch KAIZEN genannt, was übersetzt so viel heißt wie „Veränderung zum Guten”. Ein kleiner Schritt, den ich heute tue, kann eine riesige Wirkung für die Zukunft haben. Kaizen bedeutet, winzige Schritte zu gehen, große Ziele in kleine, einfache Aufgaben herunterzubrechen. Sie wollen sich täglich Fokuszeit einräumen, in der Sie sich mit Fachliteratur weiterbilden? Dann starten Sie mit 10 Minuten am Tag. Sie erledigen eine Routine-Aufgabe in 30 Minuten? Überlegen Sie, was Sie weglassen können, um die Aufgabe morgen in nur 25 Minuten zu erledigen. Standardisieren Sie Ihre Ablage, um schneller das zu finden, was Sie suchen. Sortieren Sie aus und beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
Zu guter Letzt: Die Lean Prinzipien nun für sich anzuwenden, heißt nicht, etwas schneller zu tun, sondern auf eine smartere Art und Weise. Sie können sich auf Methoden und Modelle verlassen, die sich über Jahrzehnte hinweg bewährt haben und auf vertrautem Wissen und Erfahrungen basieren.
*Mark, Gloria &Gudith, Daniela & Klocke, Ulrich. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Conference on Human Factors in Computing Systems – Proceedings. 107-110. 10.1145/1357054.1357072.
