Unsere Arbeitswelt wird nicht nur immer komplexer, sie unterliegt auch einem ständigen Wandel– und dieser vollzieht sich in einem rasanten Tempo. Bei dem Versuch mit diesem Fortschritt mithalten zu können, geraten herkömmliche Arbeitsmethoden oft an ihre Grenzen. Daher setzen Organisationen heute vermehrt – unterstützt durch agile Methoden und Vorgehensweisen – auf selbstorganisierte Teams.
Was verstehen wir unter Selbstorganisation und was sind eigentlich selbstorganisierte Teams?
Unter Selbstorganisation verstehen wir die Fähigkeit, in Eigenverantwortung komplexe Aufgaben und Probleme besonders flexibel, kreativ und produktiv zu erledigen, beziehungsweise zu lösen. Innerhalb der Organisation sprechen wir von selbstorganisierten Teams.
Es handelt sich hier um eine Gruppe von Menschen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen und dabei unabhängig von äußeren Faktoren über das WAS und das WIE ihres Arbeitsprozesses entscheiden. Ein selbstorganisiertes Team organisiert sich so, dass es die anstehenden Aufgaben optimal bearbeitet. Es kann somit selbstbestimmt handeln und Lösungen finden.
Freiheit mit „Leitplanke”: Auch Selbstorganisation benötigt Struktur
Selbstorganisation bedeutet aber nicht, dass die Teammitglieder alles selbst entscheiden können und sich in einem unbegrenzten Raum bewegen. Allein Freiraum für selbstorganisierte Prozesse zu geben, reicht oft nicht aus. Selbstorganisierte Teams brauchen klare Rahmenbedingungen und Regeln, damit sie sich gut entwickeln können. Bestimmte Voraussetzungen und Strukturen müssen geschaffen werden, die eine sinnhafte und effiziente Zusammenarbeit gewährleisten.
So einen Rahmen oder auch Framework geben agile Methoden in Projekten wie z.B. Scrum oder Kanban, für Produkte wie z.B. Design-Thinking oder Lean UX oder auch für die agile Unternehmensentwicklung wie z.B. Holacracy.
Die Stacey-Matrix als Orientierungshilfe?
Je nachdem in welchem Organisations- oder Projektumfeld wir uns bewegen, sind einige agile Methoden besser geeignet als andere. Nicht immer muss agil gemanagt werden, manchmal passt auch ein „nur” klassisches Vorgehen.
Es gilt, den richtigen Methodenmix zu finden, indem man ein Verständnis dafür schafft, welche Herausforderungen wie komplex sind. Zwischenstufen und „hybride” Ansätze sind eine gängige Praxis.
Mit der Stacey-Matrix (in Anlehnung an Ralph D. Stacey) können agile Methoden passgenau ausgewählt werden.
Mit sozialen Kompetenzen zum Erfolg
Um auf längere Sicht erfolgreich miteinander arbeiten zu können, benötigen selbstorganisierte Teams soziale Kompetenzen. Diese „soziale Reife” drückt sich in einem verantwortungsvollen, wertebewussten und selbstreflektierten Mindset aus. Sein Vorhandensein ist nicht selbstverständlich, es muss in einem selbstorganisierten Team besonders gefördert werden und braucht Zeit für die Entwicklung.
In selbstorganisierten Teams sind Werte und Prinzipien die Basis von guter Kooperation und gelungener Kommunikation. Doch wie sieht die optimale Zusammenarbeit aus?
Schauen wir zunächst auf die Werte: Diese müssen im Team gemeinsam besprochen und dann gelebt werden. Die entscheidende Frage lautet: Was ist für uns wirklich wichtig?
Diese 4 Werte sind in selbstorganisierten Teams häufig anzutreffen und bilden das Fundament:
- Respekt
- Commitment
- Einfachheit
- Mut
Weitere wichtige Werte:
- Feedback
- Fokus
- Kommunikation
- Offenheit
Wichtig: Werte sind keine festen „Wenn-dann-Regeln”, sondern drücken eine Haltung aus, die flexibel, je nach Situation mit Leben gefüllt werden kann.
Was sind Prinzipien bzw. Arbeitsprinzipien?
Arbeitsprinzipien sind Richtlinien, die so gut begründet und dokumentiert sind, dass sie im Alltag nicht mehr hinterfragt werden müssen und deshalb helfen, Entscheidungen zu vereinfachen und zu beschleunigen. „Keep it Simple” lautet die Devise!
Die entscheidenden Fragen sind:
Wofür machen wir das hier?
Was wollen wir erreichen?
Hier ein paar Beispiele für Prinzipien, die in agilen Teams häufig anzutreffen sind:
Akzeptierte Verantwortung: Akzeptierte Verantwortung ist selbstmotiviert und entsteht, wenn Mitarbeitende den Sinn und Zweck ihres Projektes/Produktes nicht nur kennen, sondern auch zu ihrem Teil dazu beitragen wollen.
Arbeit sichtbar machen: Erst die entsprechende Darstellung des Entwicklungsprozesses inklusive der dazugehörigen Workflows ermöglicht echte Koordination im Team, da dieses Sichtbarmachen dabei hilft, Arbeitsabläufe zu überprüfen und zu verbessern.
Bevollmächtigtes Team: Die akzeptierte Verantwortung eines Teams steigt proportional zu dessen Befugnis Entscheidungen fällen zu dürfen. Da diese Befugnis nur von oben erteilt werden kann, ist es sinnvoll, das Management bei der Implementierung agiler Methoden stark mit einzubeziehen.
Das Ganze betrachten: Verantwortung sollte niemals ausschließlich lokal verteilt werden. Andernfalls wird ein System der lokalen Optimierung erschaffen, in dem Mitarbeitenden, Teams oder gar ganze Abteilungen miteinander konkurrieren, um das optimale Ergebnis zu erzielen. Daher sollte Verantwortung immer so weit wie möglich gefasst und dann gemeinschaftlich erreicht werden.
Lernen verstärken: Nachhaltige Innovationskraft bedarf einer fortwährenden Weiterbildung- und Entwicklung der Mitarbeitenden. Insbesondere was ihre technischen Fähigkeiten sowie die Bewertung bestehender Prozesse und funktionaler Inhalte der zu entwickelnden Produkte/ Dienstleistungen anbelangt.
Reflektive Verbesserung: Die Bereitschaft und der Wille zur kontinuierlichen Verbesserung durch das regelmäßige Hinterfragen und Überprüfen aktueller Gegebenheiten.
Schnellstmöglich Liefern: Hier ist die schnellstmögliche Lieferung von funktionierenden Zwischenergebnissen gemeint. Diese wird durch den gegenseitigen Austausch von schnellem Feedback zum derzeitigen Produkt oder Dienstleistung und den Ansprüchen an das zukünftige Produkt ermöglicht.
Verschwendung eliminieren: Durch die Fokussierung auf die tatsächlich benötigten Anforderungen und Funktionalitäten, können überflüssige Arbeit und Features vermieden werden. Dazu kann beispielsweise das aktive Weglassen von „nice to have” Features oder der technisch „schönsten” Lösung beitragen.
Damit ein selbstorganisiertes Team seine Zusammenarbeit als motivierend und sinnstiftend empfindet und sehr effizient arbeiten kann, sind natürlich noch viele weitere Themen wichtig. Die Rollen + Accountabilities, die Entscheidungstechniken, die Kommunikation und die Konflikt- und Fehlerkultur.
Diese und noch mehr Themen diskutieren und erlernen wir in meinem Seminar „Selbstorganisierte Teams”. Interessiert?
