Sie sind omnipräsent, jeder weiß um ihre Wichtigkeit und dennoch verfügen die Wenigsten über die Kompetenz, sie richtig einzusetzen: Die Rede ist von Prioritäten. Wenn die To-Do-Liste mal wieder überquillt und uns die Zeit erbarmungslos im Nacken sitzt, helfen sie uns dabei, Ordnung und Überblick zu behalten. In folgendem Beitrag erfahren Sie, wie auch Ihnen das Kunststück gelingt, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden.
Prioritäten erkennen und einordnen: Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Quadranten-Modell
„Der denkbar schlechteste Umgang mit der Zeit ist es, Dinge perfekt zu machen, die gar nicht getan werden müssten“, lautet ein Zitat des Autors Martin Krengel. Hand aufs Herz: Können Sie sich mit dieser Aussage identifizieren? Falls ja, kann ich Sie beruhigen, denn die meisten Menschen wünschen sich sowohl ein besseres Zeitmanagement als auch eine optimalere Selbstorganisation. Beides können wir durch das richtige Setzen von Prioritäten erreichen – eine Fähigkeit, die sich glücklicherweise auf verschiedenen Wegen erlernen lässt.
Eine beliebte Methode hierfür ist beispielsweise das sogenannte Eisenhower-Quadranten-Modell. Diese Technik kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben jeden Tag aufs Neue der Wichtigkeit nach zu sortieren. Allerdings arbeiten die wenigsten Menschen, täglich mit dem Modell – was auch nicht zwingend erforderlich ist. Viel wichtiger ist die Einteilung, die hinter der Systematik steht:
A-Prioritäten = MUSS:
Diese Aufgaben sind durch Sie persönlich heute, bzw. kurzfristig zu erledigen.
B-Prioritäten = SOLL:
Diese To-Do´s sind auch durch Sie zu erledigen. Allerdings hat das auch Zeit bis zum nächsten Tag oder sogar bis zur nächsten Woche.
C-Prioritäten = KANN:
Die meisten dieser Aufgaben sollten Sie delegieren. Das schafft Freiraum.
Es wird konkret: So gehen Sie mit Prioritäten um
Hier eine kleine Anekdote aus der Geschichte, die verdeutlicht wie effektiv diese Methode sein kann: Charles Schwab bekam als Geschäftsführer der Bethlehem Steel Corp. in den 1920er Jahren von einem Berater den Auftrag, all seine Aufgaben aufzulisten und aus all diesen Aufgaben die wichtigste ankreuzen (also eine A-Aufgabe). Und dann in Ruhe abzuarbeiten. Und erst wenn diese Aufgabe erledigt ist, sollte er an die nächste gehen. Schwab war nach einigen Monaten so begeistert, dass er dem Berater einen Scheck über 25.000 $ schickte.
An dieser Episode können Sie sich ein Beispiel nehmen! Die Schritte zur besseren Selbstorganisation sind so wichtig, wie simpel:
- Notieren Sie zunächst alle zu erledigenden Aufgaben.
- Suchen Sie sich anschließend die Wichtigste heraus.
- Und nun der wesentliche Punkt: Werden Sie aktiv und beginnen Sie SOFORT damit, dieses To-Do zu bearbeiten.
Übrigens: Das Anlegen einer solchen Aufgabenübersicht schafft auch Klarheit darüber, was überflüssig ist, nicht in Ihren Aufgabenbereich gehört und eventuell delegiert werden kann. Kurz: Sie verhilft Ihnen zu einem verbesserten Selbstmanagement.
Und wenn andere meine erstellten Prioritäten durcheinanderwirbeln?
Das kommt natürlich immer wieder vor. Wenn beispielsweise Ihr:e Vorgesetzte:r Ihnen ein „Chaos neuer Prioritäten“ beschert, gibt es in vielen Fällen nur eine Antwort: Überlassen Sie es ihr/ihm, Ihre To-Do-Liste neu zu ordnen: „Herr Schmid, wenn Ihnen das wichtig ist: Wie gehe ich dann mit den Aufgaben 1 und 2 um, die bislang die wichtigsten Punkte für heute, auf meiner Agenda waren?“
Was kann ich tun, wenn ich meine Prioritäten nicht einhalten kann?
In diesem Fall sollten Sie ehrliche Selbstreflektion betreiben, um sich über Sie selbst, Ihre Selbstorganisation und Ihr Umfeld bewusst zu werden: Wenn Sie jemand sind, der generell zu viele Aufgaben annimmt und auch noch gleichzeitig bearbeitet, treten Sie auf die Bremse und beginnen ‚Nein!‘ zu sagen. Entschleunigung ist hier das Zauberwort. Weniger ist mehr!
Gewöhnen Sie sich an, täglich nicht mehr als zwei A-Aufgaben sowie drei B-Aufgaben in Angriff zu nehmen. Somit gelingt es Ihnen in den meisten Fällen, einen Haken an erledigte Aufgaben zu setzen. Das schafft Glückshormone.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
