Professionelles Multiprojektmanagement bei einem großen Unternehmen der Medienbranche
Unternehmen der Medienbranche stehen unter erheblichem Wettbewerbs- und Innovationsdruck. Sie müssen permanent die Anforderungen ihrer Zielgruppen punktgenau treffen und in Inhalten, Gestaltung, Organisation und Technik den neusten Trends gerecht werden.
Ein in Deutschland angesiedeltes Unternehmen der Medienbranche stand vor der Herausforderung, dass die Organisationsstrukturen, die fachlichen Fähigkeiten und die Management-Kompetenz des Personals ständig angepasst werden müssen.
Herausforderungen ….
Die Geschäftsführung des Unternehmens hatte erkannt, dass der Unternehmenserfolg von der Fähigkeit zur flexiblen Veränderung lebt: Neue Angebote müssen zügig entwickelt, beobachtet, gepflegt und rechtzeitig wieder aus dem Markt genommen werden. Die aufwändige Technik unterliegt einem rasanten Fortschritt, die Arbeitsweisen in den Redaktionen müssen den wechselnden Anforderungen gerecht werden. Gewohnheiten der Mitarbeiter:innen müssen immer wieder überprüft und oftmals aufgegeben werden. Das setzt eine inhaltliche und fachliche Lernbereitschaft – auch im Management – voraus.
….ihre Lösung
Nachdem erkannt wurde, dass für die komplexen Projekte neben der vorhandenen fachlichen Kompetenz, Intelligenz und Kreativität der Mitarbeitenden, die vorhandenen Management-Methoden nicht mehr ausreichten, entschied die Geschäftsführung, professionelle Projektmanagement-Methoden der Planung und Steuerung einzuführen. Zunächst nahm eine Führungskraft an einem offenen Projektmanagement-Seminar der Haufe Akademie teil. Dieses Wissen sollte mit Unterstützung der Haufe Akademie auf weitere Führungskräfte und Mitarbeiter:innen übertragen werden.
Mit einem Trainer der Haufe Akademie fand ein Workshop für die Geschäftsleitung und Führungskräfte statt, in dem die Planungs- und Steuerungsmethoden vorgestellt und diskutiert wurden. Die Zweckmäßigkeit professioneller Planungsmethoden war offensichtlich, sodass ausgewählte freiwillige Mitarbeiter:innen mit Führungseignung aus den Fachbereichen in mehreren Inhouse-Seminaren geschult wurden. Damit wurde ein Kader von ausgebildeten Projektmanagement-Expertinnen und -Experten gebildet.
Zur Koordination der Abwicklung zukünftiger Projekte und zur methodischen Standardisierung wurde Multiprojektmanagement als Stabsstelle der Geschäftsleitung eingerichtet. Von hier aus wurden die Projekte zu Beginn evaluiert (Projektantrag) und die Projektleiter:innen bei allen Projekten bis zum Projektabschluss methodisch und organisatorisch unterstützt.
Gleichzeitig wurden zwei Pilotprojekte ausgesucht: ein zentrales Organisationsprojekt zum Aufbau eines internen software-unterstützen Kommunikationssystems auf SharePoint-Basis und ein zweites mehrwöchiges Projekt im Medienbereich. Ein Ergebnis dieses Vorgehens war ein Projektmanagement-Handbuch, in dem praxiserprobte Regeln und Planungshilfen auf einem Server abgelegt wurden.
Erzielter Nutzen
Es zeigte sich bei der Evaluation der Pilotprojekte, dass die Planungs- und Steuerungsprozesse generell effizienter abgewickelt werden konnten. Die Einbindung der Entscheider war verbindlicher und eindeutiger organisiert, die Orientierung und Arbeitsteilung der Projektbeteiligten erfolgte mit höherer Zufriedenheit. Unkoordinierte Eingriffe von außen in den Projektablauf konnten weitgehend vermieden werden. Der Projektfortschritt wurde mehr dokumentiert und verbindlicher protokolliert. Die Abwicklung war reibungsärmer und auch in den Ergebnissen deutlich zufriedenstellender.
Die Maßnahmen auf einen Blick
- Das Unternehmen entschied sich für die Einführung von professionellem Projektmanagement.
- Projektleiter:innen und Projektteam-Mitglieder erhielten ein systematisches, methodenbasiertes Kompetenztraining.
- Als Stabstelle der Geschäftsführung wurde Multiprojektmanagement eingeführt.
- Die Führungskräfte wurden auf die Veränderungen und die organisatorischen Konsequenzen eingestimmt.
- In mehreren Seminaren und Workshops wurden Projektteams anhand ihrer Echtprojekte geschult.
- In Pilotprojekten wurden die Projektmanagement-Methoden erfolgreich erprobt und dokumentiert.
- Alle Projekte wurden über ein einheitliches Antragsverfahren gestartet und während der Abwicklung unterstützt.
- Zur organisatorischen Standardisierung wurde ein Projektmanagement-Handbuch erstellt und als Regelwerk abgelegt.
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