Wie gelingt es, Inhouse-Schulungen effizient zu gestalten? Denn oft müssen Schulungen verschoben oder abgesagt werden – sei es, weil sich der Bedarf geändert hat, der Termin nicht mehr passt oder bei der Jahresplanung die falschen Schulungen intern ausgeschrieben wurden, was zu geringen Anmeldezahlen führt. Das kostet nicht nur Geld, sondern frisst auch Zeit und wertvolle Ressourcen. Mit einer konkreten, durchdachten Bedarfsplanung können Sie diesen Herausforderungen frühzeitig begegnen und Ihre Schulungen erfolgreich umsetzen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Inhouse-Schulungen erfolgreich planen und organisieren – inklusive einer praktischen Checkliste, die Ihnen hilft, dabei den Überblick zu behalten.
Die größten Herausforderungen in der Planung von Inhouse Schulungen
Bevor Sie in die Detailplanung gehen, sollten Sie mögliche Stolpersteine kennen. Ein häufiges Problem: fehlende Flexibilität. Schulungen werden oft zu Beginn des Jahres festgelegt, doch die Bedarfe können sich im Laufe der Zeit ändern. Stornierungen oder Verschiebungen durch zu wenige Teilnehmende sind die Folge. Die Lösung? Setzen Sie auf passgenaue Schulungen, die individuell auf die aktuellen Bedürfnisse Ihrer Teams abgestimmt sind. So können Sie kurzfristig reagieren und sicherstellen, dass die Schulungen wirklich den Anforderungen entsprechen.
Inhouse-Schulung planen: Erfolgreich Schritt für Schritt
Ein durchdachter Plan ist das A und O, um Absagen zu vermeiden und den tatsächlichen Bedarf zu treffen. Denken Sie dabei nicht nur langfristig, sondern definieren Sie auch Lernziele und Zielgruppen präzise.
Schritt 1: Zielgruppe und Lernziele definieren
Jahresplanung für die gesamte Belegschaft oder konkrete Schulung für eine Fachabteilung? Überlegen Sie zuerst, wer an der Schulung teilnehmen soll und welches Wissen oder welche Fähigkeiten vermittelt werden müssen. Führungskräfte spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie die Anforderungen ihrer Teams oft am besten kennen. Zudem sollten die individuellen Bedürfnisse von Mitarbeitenden oder Projektteams berücksichtigt werden – insbesondere, wenn neue Systeme oder Prozesse eingeführt werden.
Praxistipp:
Besonders nach den Mitarbeitergesprächen zum Jahreswechsel bieten sich gute Gelegenheiten, den Schulungsbedarf zu identifizieren. Führungskräfte können wichtige Hinweise zu neuen Entwicklungsfeldern liefern, die in den Gesprächen mit ihren Mitarbeitenden aufkommen. Binden Sie sie daher frühzeitig in die Bedarfsanalyse ein, um gezielt auf die Anforderungen einzugehen.
Schritt 2: Budget clever einplanen
Nach der Festlegung der Zielgruppe folgt die Budgetplanung. Neben den direkten Schulungskosten sollten auch versteckte Aufwände wie mögliche Überstunden oder der Ausfall von Mitarbeitenden während der Schulungszeit eingeplant werden. Ein realistisch kalkuliertes Budget schafft finanzielle Spielräume und beugt Engpässen vor.
Praxistipp:
Planen Sie Rücklagen für unvorhergesehene Änderungen ein. Oft zeigt sich erst im Laufe des Jahres, dass zusätzliche Schulungen benötigt werden oder Inhalte angepasst werden müssen. Ein flexibler Budgetpuffer ermöglicht es Ihnen, auf solche Veränderungen zu reagieren, ohne in finanzielle Engpässe zu geraten.
Schritt 3: Das richtige Schulungskonzept entwickeln
Nun geht es darum, das passende Format für die Schulung auszuwählen. Präsenzveranstaltungen, Online-Trainings oder ein hybrides Modell (Blended Learning) bieten jeweils unterschiedliche Vorteile. Je nach Zielsetzung und den Standorten der Teilnehmenden ist es außerdem sinnvoll, verschiedene Formate zu kombinieren. Online-Trainings bieten beispielsweise die Flexibilität, Mitarbeitende aus unterschiedlichen Standorten ohne Reiseaufwand zusammenzubringen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Anreise und Unterkunft. Vor Ort fördern Sie den direkten Austausch und Interaktion und können mit praktischen Übungen den Teamgeist stärken.
Praxistipp:
Beim Abgleich von Budget und Schulungskonzept sollten Kürzungen nicht auf Kosten der Lernziele gehen. Wenn Seminare verkürzt werden, um Geld zu sparen, können wichtige Inhalte verloren gehen. Setzen Sie klare Prioritäten: Welche Themen sind unverzichtbar? Virtuelle Trainings können ebenso praxisnah sein – für Übungen sind Präsenzformate ideal, während theoretische Inhalte online effizient vermittelt werden können.
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Inhouse-Schulungen organisieren: Schritt für Schritt
Nachdem die Planung abgeschlossen ist, geht es an die praktische Organisation der Schulung. Dabei helfen die folgenden Schritte.
Schritt 4: Anbieter und Trainer:in auswählen
Ein guter Weiterbildungsanbieter ist entscheidend für den Erfolg der Schulung. Achten Sie darauf, dass dieser über Erfahrung in Ihrem spezifischen Schulungsbereich verfügt und Referenzen vorweisen kann. Denn ein Anbieter, der Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen versteht, kann passgenaue Lösungen anbieten und so den Schulungserfolg maßgeblich beeinflussen.
Praxistipp:
Schauen Sie sich vorab Referenzen und Erfahrungsberichte des Anbieters an, um ein Gefühl für die Qualität der bisherigen Trainings zu bekommen und mögliche Stolpersteine rechtzeitig zu erkennen. Außerdem: Überlegen Sie, welche Trainerpersönlichkeit gut zu Ihrer Unternehmenskultur passt – das kann den Erfolg der Schulung maßgeblich beeinflussen.
Schritt 5: Schulungstermin und Ablauf festlegen
Ein gut geplanter Termin mit klarem Ablauf ist entscheidend für eine erfolgreiche Schulung. Dabei geht es weniger um die inhaltliche Gestaltung, die durch die Trainer:innen erfolgt, sondern vielmehr darum, den passenden Zeitpunkt zu finden: Wann haben die Teilnehmenden Kapazitäten, und passt der Termin in den Unternehmensablauf? Auch der Ablauf muss gut koordiniert sein – wer nimmt den:die Trainer:in in Empfang, sind alle Teilnehmenden vor Ort oder haben sie Zugriff auf die virtuelle Plattform? Diese organisatorischen Details stellen sicher, dass die Schulung reibungslos verläuft und Raum für Austausch und Fragen bleibt.
Praxistipp:
„Ich hätte da noch eine Frage!“ – Genau solche Momente machen Schulungen oft lebendig und praxisnah. Holen Sie bereits im Vorfeld die Wünsche und Themen der Teilnehmenden ein und leiten Sie diese an den:die Trainer:in weiter. So können individuelle Anliegen gezielt in die Schulung integriert werden.
Schritt 6: Schulungsort vorbereiten
Der Schulungsraum sollte sorgfältig vorbereitet werden. Neben einer angenehmen Raumgestaltung ist es wichtig, dass die technische Ausstattung einwandfrei funktioniert. Die Sitzordnung kann ebenfalls einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg der Schulung haben. Eine offene Sitzordnung kann den Austausch fördern, während eine klassische Anordnung für mehr Struktur sorgt.
Praxistipp:
Überlegen Sie zusammen mit dem:der Trainer:in, welche Sitzordnung am besten zu den Zielen der Schulung passt. Auch eine Vorabüberprüfung der Technik spart Zeit und vermeidet Verzögerungen zu Beginn der Schulung.
Schritt 7: Feedback einholen
Am Ende jeder Schulung sollte eine Evaluation stehen. So lässt sich der Erfolg der Schulung messen und für zukünftige Schulungen optimieren. Direkte Rückmeldungen der Teilnehmenden geben wertvolle Hinweise, wie das Training in Zukunft verbessert werden kann. Noch wertvoller ist es, nach einigen Wochen erneut Feedback einzuholen, um zu prüfen, ob die vermittelten Inhalte tatsächlich in die Praxis umgesetzt wurden.
Praxistipp:
Langfristiges Feedback ist entscheidend. Planen Sie nach einigen Wochen ein Follow-up-Training ein, um sicherzustellen, dass die vermittelten Inhalte nachhaltig in der Praxis angewendet werden. So können Sie gezielt auf eventuell noch offene Fragen eingehen und den langfristigen Lernerfolg weiter fördern.
Checkliste Inhouse-Schulung
Um die Planung und Organisation von Inhouse-Schulungen noch einfacher zu machen, haben wir eine Checkliste erstellt. Sie unterstützt Sie dabei, alle wichtigen Schritte im Blick zu behalten – von der Bedarfsanalyse bis zur Evaluation. Jetzt herunterladen und direkt loslegen!
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