Personalentwicklungsplanung: Warum und wie?

Kennen Sie diese To-do-Listen mit guten Vorsätzen, die statt kürzer immer länger werden? So schnell wie die Aufgaben definiert sind, so schnell sind sie auch wieder vergessen. Stehen auf der To-do-Liste allerdings Maßnahmen für eine erfolgreiche Personalentwicklung, sollte sie so schnell nicht wieder verworfen werden. Denn sie bringen die Mitarbeiterinnen, die Mitarbeiter und das Unternehmen langfristig voran. Wie eine gute Personalentwicklungsplanung gelingt und die To-do-Liste dadurch kürzer statt länger wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Dass die Entwicklung der Mitarbeitenden entscheidend ist, zeigen die aktuellen Zahlen. Schließlich machen die Personalkosten eines Unternehmens zwischen 30 und 40 Prozent der Gesamtkosten aus. In Dienstleistungsbetrieben, wie zum Beispiel in der Gastronomie, können die Personalkosten bis 80 Prozent der Gesamtkosten betragen. Warum viel Geld in etwas investieren, das nicht gefördert und dessen Potenzial nicht ausschöpft wird?

Um die Potenziale, die sich im Unternehmen befinden, zu heben, können Personalmanagerinnen, Personalmanager sowie Personalentwicklerinnen und Personalentwickler an ein paar Stellschrauben drehen. Zwar liegen eine ganze Reihe davon nicht direkt in Ihren Händen: Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel, aber auch Veränderungen im Arbeitsrecht oder allgemeine wirtschaftliche Entwicklungen können Sie nicht direkt beeinflussen. Dennoch gilt: Kontrollieren Sie die Dinge, die Sie kontrollieren können: z. B. die Personalplanung. Ein wichtiger Baustein dieser Personalplanung ist die Entwicklung des Personals.

Ziele der Personalentwicklungsplanung

Im Fokus der Personalentwicklung liegt die Weiterentwicklung der Beschäftigten. Es gilt daher, die für ihre Tätigkeiten notwendigen Fähigkeiten zu erhalten und zu verbessern. Das ist unerlässlich, da sich die Anforderungen in einem immer komplexeren und dynamischeren Wettbewerbsumfeld fortlaufend verändern. Doch nicht allein die Ziele und die Strategie des Unternehmens sind zu erfüllen. Auch die Erwartungen und Anforderungen der Mitarbeitenden müssen bedacht werden.

Aufgaben der Personalentwicklung

Für eine erfolgreiche Personalentwicklungsplanung sind gleich mehrere Beteiligte verantwortlich: Geschäftsführung, Führungskraft, Mitarbeitende, Verantwortliche der Weiterbildung und schließlich die Trainerinnen und Trainer.

Vor der Erstellung eines Entwicklungsprogramms für die Beschäftigten müssen allerdings einige vorbereitende Maßnahmen erfolgen: Bildungsbudgets müssen festgelegt und entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden. Bevor darüber hinaus weitere Schritte unternommen werden, ist es hilfreich, diese grundlegenden Fragen zu beantworten:

• Hat die Personalentwicklung den Rückhalt der Geschäftsführung?
• Sind die Bildungsmaßnahmen entsprechend der strategischen Ziele des Unternehmens priorisiert?
• Gibt es Richtlinien und Qualitätsstandards für Trainierende (Qualifikationskriterien)?
• Ist der Qualifizierungs- und Organisationsbedarf (nach Zielgruppen, Geschäftsprozessen etc.) bekannt?

Die weiteren Aufgaben der Personalentwicklung sind umfassend. Sie reichen von der Ermittlung des Bildungsbedarfs, der Erstellung entsprechender Übersichten nach unterschiedlichen Kriterien (Zielgruppen, Themen, Kostenstellen etc.) bis hin zum Briefing interner und externer Trainerinnen und Trainer, Raumplanung usw.

Entwicklungsplan erstellen und Maßnahmen festlegen

Steht das Fundament, kann es an die konkrete Entwicklung eines individuellen Plans für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter gehen. Natürlich können auch ganze Abteilungen oder Projektteams fortgebildet werden, doch sollen in der Regel die Ziele der einzelnen Mitarbeitenden im Vordergrund stehen. Entwicklungspläne enthalten Lernziele und Inhalte, die Art der Durchführung der Personalentwicklungsmaßnahmen (am Arbeitsplatz oder außerhalb), die Zeiten und Termine sowie die Lernmethoden und Lernmedien. Als  tehen Weiterbildung On-the-Job, Near-the-Job oder Off-the-Job zur Verfügung, aber auch Möglichkeiten zum selbstgesteuerten Lernen. Die Bandbreite reicht von Learning-by-doing und der Erweiterung der Aufgaben bis hin zu konkreten Seminaren zu bestimmten Themen.

Best Practice: Mehr Vielfalt fürs Unternehmen

Manchmal gestaltet es sich schwierig, die Erwartungen und Wünsche von Unternehmen und Beschäftigten unter einen Hut zu bringen. Und manchmal wiederum ist es ganz leicht. Unternehmen sollen inklusiv sein und das sieht beispielsweise auch Lara so. Lara ist Projektmanagerin in einem mittelgroßen Unternehmen und bereits seit einigen Jahren auch außerhalb ihrer eigentlichen Rolle beim Thema Diversity und Inclusion engagiert. Zum Glück sind sowohl Geschäftsführung als auch Laras Vorgesetzter ebenfalls der Ansicht, dass eine Weiterbildung in diesem Bereich nicht nur Lara persönlich, sondern auch das Unternehmen voranbringen kann. Jetzt soll und will Lara die Fortbildung zur Diversity- und Inklusionsmanagerin machen, damit ihr Arbeitgeber nicht länger zu den 45.000 Unternehmen zählt, die laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales trotz gesetzlicher Vorgaben keinen einzigen Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigen.¹ Um das Vorhaben in die Praxis umzusetzen, wird für und mit Lara ein Entwicklungsplan erstellt.

1. Ausgangssituation und Ziel werden definiert
2. Maßnahmen werden festgelegt

• Lernformate, die sie präferiert werden ausgewählt (Live-Online Trainings)
• Durch welche konkreten Aufgaben/Projekt- oder Praxisbezug kann sie Erfahrungen sammeln?

3. Relevante Beteiligte wie ihre Führungskraft und Kolleginnen und Kollegen werden identifiziert und eingebunden
4. Organisatorisches wie Statusgespräche, Gesprächstermine und Unterschriften werden vereinbart und geplant

Ganz gleich um welches Thema oder welche Kompetenz es geht: Von gut durchdachten Entwicklungsplänen profitieren nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch das gesamte Unternehmen. Selbstverständlich ist das nicht immer leicht, sind oftmals von allen Seiten hohe und individuelle Erwartungen an den jeweiligen Plan geknüpft. Doch wenn alle Beteiligten gemeinsam an der Umsetzung eines individuellen Entwicklungsplanes arbeiten, gelingt auch die erfolgreiche Umsetzung – und alle profitieren.

¹ https://www.zeit.de/2023/54/behinderung-menschen-unternehmen-einstellungskriterien-inklusion