So ermitteln Sie den Schulungsbedarf – Schritt für Schritt

Manchmal ist eine Gießkanne mit Aufsatz genau das richtige Hilfsmittel. Zum Beispiel, wenn Sie einen Rasen gleichmäßig bewässern wollen. Geht es allerdings um die Schulung und Fortbildung Ihrer Beschäftigten, setzen Sie besser nicht auf das Gießkannenprinzip. Denn einige Ihrer Pflänzchen benötigen mehr Wasser, andere mehr Sonne und wieder andere einen speziellen Dünger, damit sie wachsen und blühen können.

Auf den Unternehmensalltag übertragen bedeutet das: Die Fähigkeiten, die Ihre Beschäftigten brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich erledigen zu können, unterscheiden sich – beispielsweise zwischen verschiedenen Abteilungen, Rollen oder Erfahrungslevels. Die Herausforderung liegt darin, den Schulungsbedarf der Beschäftigten präzise zu ermitteln und Weiterbildungen bereitzustellen, die den tatsächlichen Bedarf abdecken.

Hier erfahren Sie, wozu Sie den Schulungsbedarf systematisch ermitteln sollten und welche Methoden dafür geeignet sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen können, um den Bedarf präzise zu identifizieren.

Wozu den Schulungsbedarf ermitteln?

Geld undifferenziert in Schulungsmaßnahmen zu stecken, bedeutet in der Regel, am eigentlichen Bedarf vorbei zu investieren. Setzen Sie Ihr verfügbares Budget stattdessen an den passenden Stellen ein, an denen ein konkreter Schulungsbedarf herrscht. Dieser Bedarf entsteht z. B. durch

• technologische Entwicklungen,
• neue Vorschriften,
• fehlende Erfahrung,
• einen geplanten Karriereschritt oder
• unzureichendes Wissen.

Schließen Sie gezielt Kompetenzlücken und qualifizieren Sie Ihre Talente nach individuellem Bedarf. Das bietet eine Menge Vorteile für beide Seiten.

Methoden zur Ermittlung des Schulungsbedarfs

Von der Theorie nun zur Praxis: Um den Schulungsbedarf zu identifizieren, führen Sie eine Bedarfsanalyse durch. Um ein eindrückliches Bild zu erhalten, setzen Sie am besten auf verschiedene Datenquellen und Methoden. So erhalten Sie eine solide Datenbasis und stellen sicher, dass die Schulungsmaßnahmen den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen und die Beschäftigten bieten.

Leistungsbeurteilungen

Eine regelmäßige Beurteilung der Arbeitsleistung zeigt schnell, wo Kompetenzen fehlen. Das Feedback kommt bei dieser Methode aus dem direkten Umfeld der Person, die beurteilt wird – von direkten Kolleg:innen, Führungskräften oder auch unterstellten Teammitgliedern. Zudem ist es aufschlussreich, das Fremd-Feedback einer Selbsteinschätzung der:des Beschäftigten gegenüberzustellen.

Mitarbeiterumfragen und -Interviews

Fragen Sie Ihre Beschäftigten direkt, wo sie Schulungsbedarf sehen. Dies können Sie z. B. in Einzelgesprächen tun – für größere Unternehmen oder Abteilungen bieten sich hierfür Umfragen an. Beispielsweise füllen die Beschäftigten einen Fragebogen aus, der ihre Kompetenzen auf einer Skala von 1 bis 5 abfragt.

360-Grad-Feedback

Der Name verrät es schon – diese Methode setzt auf ein möglichst breites Spektrum an Feedback, z. B. von Führungskräften, Kolleg:innen, unterstellten Mitarbeiter:innen, unter Umständen sogar Kund:innen. Durch die vielen verschiedenen Perspektiven entsteht dabei ein umfassendes Bild. Feedbackgeber:innen sind dabei alle Personen, die Berührungspunkte mit dem:der zu beurteilenden Beschäftigten haben. Achten Sie auf wiederkehrende Muster und Tendenzen in den Antworten, denn sie zeigen sowohl die Stärken als auch den Weiterbildungsbedarf.

Kompetenzanalysen

Hier geht es darum, einen Soll-Ist-Vergleich der Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter:innen durchzuführen. Dafür legen Sie zunächst fest, welche Kompetenzen für eine bestimmte Rolle erforderlich sind. Führen Sie z. B. Interviews mit den Leistungsträger:innen einer bestimmten Abteilung und deren Führungskräften und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Auch ein Blick in die Stellenausschreibungen anderer Unternehmen kann Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Kompetenzen für bestimmte Rollen relevant sind. Vergleichen Sie diese mit den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten, z. B. aus Leistungsbeurteilungen oder aus den Daten Ihrer Lernplattform.

Technologische Hilfsmittel

Viele moderne HR-Technologien und Learning Management Systeme (LMS) können automatisch Daten zu Lernaktivitäten sammeln und analysieren. Sie erkennen Muster in der Nutzung und Schwierigkeit von Lernmodulen und bewerten deren Effektivität. Basierend auf diesen Analysen geben sie Empfehlungen zur Verbesserung von Skills, abgestimmt auf individuelle Karriereziele, Positionsanforderungen und Unternehmensziele.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ermittlung des Schulungsbedarfs

1. Ziele definieren: Beginnen Sie damit, konkrete Ziele für die Schulungsmaßnahmen festzulegen. Diese sollten im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen stehen. Fragen Sie sich, welche Kompetenzen oder Fähigkeiten entwickelt werden müssen, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.
2. Daten sammeln: Wie steht es aktuell um die Kompetenzen Ihrer Beschäftigten? Analysieren Sie den Ist-Stand, z. B. mithilfe von Leistungsbeurteilungen, 360-Grad-Feedback, Umfragen usw. Auch Daten aus Ihrem LMS oder Ihrer Learning Experience Plattform (LXP) geben Ihnen Aufschluss über den Wissensstand.
3. Kompetenzlücken identifizieren: Gleichen Sie die vorhandenen mit den benötigten Kompetenzen ab, um herauszufinden, in welchen Bereichen Ihre Beschäftigten geschult werden müssen.
4. Prioritäten setzen: Prüfen Sie, welche fehlenden Kompetenzen besonders kritisch sind. Berücksichtigen Sie dabei, welche Lücken den größten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben. Bedenken Sie aber auch gesetzliche Vorschriften – z. B. den Nachweis bestimmter Zertifikate oder Lizenzen.
5. Schulungsmethoden auswählen: Entscheiden Sie, welche Formate am besten geeignet sind, um die priorisierten Kompetenzlücken zu schließen. Dies können z. B. Präsenzseminare, E-Learnings oder Inhouse-Schulungen sein. Berücksichtigen Sie dabei das Lernziel und die bevorzugte Arbeitsweise Ihrer Beschäftigten – aber natürlich auch Faktoren wie Kosten und Zeitaufwand

Tipp:

Bei Inhouse-Schulungen können Sie die Schulungsinhalte, das Format und den Ort genau auf die Herausforderungen und Ziele Ihres Unternehmens zuschneiden lassen. Zudem entfallen Reise- und Unterkunftskosten.

6. Implementierung planen: Erstellen oder ergänzen Sie Ihren Schulungsplan. Legen Sie Zeitrahmen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten fest. Kommunizieren Sie den Plan klar und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten informiert sind. Hier finden Sie eine praktische Checkliste, die Ihnen dabei hilft, Inhouse-Schulungen zu planen und organisieren.
7. Erfolg messen: Überprüfen Sie, ob die Weiterbildungsmaßnahmen erfolgreich waren. Dafür erheben Sie erneut Daten zu den Fähigkeiten und der Leistung der Beschäftigten. Überprüfen Sie auch die Erreichung der Unternehmensziele und Teilziele – auch wenn deren Erreichung natürlich von vielen weiteren Faktoren abhängt.
8. Anpassungen vornehmen: In unserer globalisierten Welt ist Veränderung an der Tagesordnung. Unternehmen müssen sich schnell an neue Anforderungen anpassen können. Zögern Sie deshalb nicht, Ihre Schulungsprogramme laufend anzupassen.

Vorlage für einen Fragebogen zur Ermittlung des Schulungsbedarfs

Um den Schulungsbedarf bei Ihren Beschäftigten abzufragen, können Sie sich an den folgenden Fragen orientieren.

Fragebogen zum Schulungsbedarf:

• Gibt es spezifische Herausforderungen, Veränderungen oder wichtige (Trend-)Themen in Ihrem Arbeitsalltag, für die Sie Unterstützung benötigen?
• Wie bewerten Sie Ihre aktuellen Fähigkeiten und welche weiteren Kompetenzen wären hilfreich? Z. B.:
  • Kommunikationsfähigkeit,
  • Teamfähigkeit,
  • Problemlösungsfähigkeit,
  • Präsentationskompetenz,
  • verschiedene Fachkompetenzen, …

Tipp:

Fragen Sie die Fähigkeiten mithilfe einer Skala (1-5 oder 1-10) ab. Geben Sie den Beschäftigten in einem Freitextfeld genug Platz, um ihre Ideen festzuhalten.

• Wie bewerten Sie das aktuelle Weiterbildungsangebot des Unternehmens?
• Welche Lernmethoden bevorzugen Sie?
  • E-Learning (jederzeit verfügbare Videos, interaktive Übungen, Quizze, Audios etc.),
  • Online-Seminare (in Echtzeit),
  • Blended Learnings (bestehend aus Online- und Präsenzeinheiten),
  • Schulungen in Präsenz,
  • Workshops, …

Tipp:

Passen Sie die Liste an die Weiterbildungsangebote Ihres Unternehmens an.

• Wie viel Zeit können Sie wöchentlich für Weiterbildungen aufbringen? Gibt es bestimmte Zeiten, die für Sie besser geeignet sind?

Heben Sie Ihre Personalentwicklung auf ein neues Level

Wenn Sie den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden kennen, setzen Sie nicht nur Ihr Budget sinnvoller ein, sondern bauen die erforderlichen Fähigkeiten gezielt an den Stellen im Unternehmen auf, an denen sie benötigt werden. Das zahlt nicht nur auf die Unternehmensziele ein – Sie werden auch den individuellen Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten gerecht.

Bilden Sie Ihre Mitarbeitenden effizient und passgenau nach ihren Bedürfnissen im eigenen Unternehmen weiter. Profitieren Sie vom breitesten Inhouse-Schulungsangebot am Markt – vor Ort oder online.

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