Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling

Der Fachkräftemangel wird HR-Abteilungen auch in Zukunft beschäftigen. Besonders gesucht sind gut ausgebildete und erfahrene Beschäftigte. Der Markt scheint „leergefegt”. Doch woran liegt das und was können Unternehmen und Recruiter:innen tun, um ihren Bedarf zu decken? Antworten auf diese Fragen liefern Personalkennzahlen. Sie geben Personalmanager:innen wertvolle Einblicke in ihre Prozesse – und zeigen auf, wo Verbesserungsbedarf besteht.

Personalcontrolling: Definition

Wie lange bleiben Beschäftigte durchschnittlich im Unternehmen und wie lange dauert es, bis ein:e Bewerber:in eingestellt ist? Die für die Beantwortung der Fragen notwendigen Daten zu erheben und zu analysieren, ist Aufgabe des Personalcontrollings. Oftmals auch HR-Controlling genannt, umfasst das Personalcontrolling alle Maßnahmen, die zur Kontrolle und Steuerung personeller Vorgänge wie dem Recruiting- oder Onboardingprozess eingesetzt werden. Die dafür relevanten Kennzahlen werden oftmals auch Key Performance Indicators, kurz KPI, genannt.

Antworten auf Management-Fragen: Die Vorteile von Personalcontrolling

Das Personalcontrolling bietet nicht nur Personaler:innen wertvolle Einblicke, sondern auch dem Management die Möglichkeit, in einer einheitlichen Sprache zu kommunizieren und strategische Maßnahmen datenbasiert zu treffen. Statt Bauchgefühl gibt es dank vorab festgelegter HR Kennzahlen konkrete Aussagen, auf die sich auch das Management in seinen strategischen Entscheidungen stützen kann.

Zeigen die Ergebnisse aus dem Personalcontrolling beispielsweise, dass in zwei ähnlichen Abteilungen mit gleichem Personalbestand die Kennzahl „Produktivität“ stark variiert, so lohnt sich ein etwas tiefgehender Blick. Wo besteht Verbesserungsbedarf? Haben sich die Aufgaben stark verändert? Benötigt eine Abteilung mehr Ressourcen oder Kompetenzen?

Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

Personalkennzahlen, Personal-KPI oder auch HR-KPI lassen sich in quantitative und qualitative Kennzahlen unterteilen. Zu den quantitativen Kennzahlen zählen messbare Kennzahlen wie Kündigungen oder Anzahl der Mitarbeiter:innen. Bei den qualitativen Kennzahlen handelt es sich um nur bedingt messbare Kennzahlen wie Produktivität, die Zufriedenheit der Beschäftigten oder das Kompetenzlevel einzelner Abteilungen. HR-KPIs gibt es zudem in den verschiedensten Bereichen. Die wichtigsten stellen wir im Überblick vor:

Recruiting

KPIs aus dem Recruiting geben Aufschluss darüber, wie erfolgreich der Recruiting-Prozess im Unternehmen abläuft. Dazu betrachten Personalcontroller:innen die folgenden Kennzahlen:

• Time-to-hire: Diese Kennzahl beschreibt die Zeit, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle vergeht. In Zeiten des Fachkräftemangels gilt hier „je kürzer, desto besser”.
• Cost-per-hire: Diese Kennzahl beschreibt die Kosten pro Einstellung. Sie setzen sich in Abhängigkeit der Time-to-hire aus dem Gehalt und der Arbeitszeit der Recruiter:innen sowie externen Kosten für Jobbörsen oder Bewerbermanagementsysteme zusammen.
• Qualität der Bewerbungskanäle: Nehmen wir an, über Social Media kommen pro Stellenausschreibung im Schnitt knapp 300 Bewerbungen rein und über die eigenen Karrierewebsite nur 100? Das klingt erst einmal gut. Sind von den 300 Bewerbungen durch Social Media aber nur 2 Bewerbungen passend, steht das in keinem Verhältnis zu den etwa 20 passenden Bewerbungen, die beispielsweise über die Karrierewebsite reinkommen. Eine daraus abgeleitete Maßnahme könnte folglich sein, die Karrierewebsite noch attraktiver auszugestalten, anstatt Werbebudget in Stellenanzeigen auf Social Media zu investieren.

Produktivität und Geschäftsentwicklung

Personalkennzahlen bieten auch dem Management eine gute Grundlage für strategische Entscheidungen. Dazu zählen beispielsweise:

• Personalbestand nach Organisationseinheiten: Wie sind die personellen Ressourcen im Unternehmen verteilt? Fehlen in manchen Abteilungen eventuell Mitarbeiter:innen?
• Altersstruktur der Belegschaft: Wie steht es um die Altersstruktur im Unternehmen? Sind mehr junge oder mehr ältere Mitarbeiter:innen vertreten? Wenn ja: In welchen Positionen sind diese angestellt? Basierend auf dieser Kennzahl planen Organisationen ihr Personal – um Engpässe frühzeitig zu vermeiden.
• Frauenquote nach Positionen: Auch die Personalstruktur in Bezug auf Geschlechter kann wertvolle Einblicke geben. Je diverser ein Unternehmen, desto besser.

Führung und Kultur

HR Kennzahlen können zudem einen Einblick in die Kultur eines Unternehmens bieten. Das geht beispielsweise mit folgenden KPIs:

• Anzahl Coachings pro Führungskraft: Bieten Unternehmen ihren Führungskräften Coachings als Entwicklungsmaßnahme an, kann die Anzahl der genutzten Coaching-Sessions Einblicke in die Bereitschaft der Führungskräfte geben, sich weiterzuentwickeln.
• Dauer der Führungspositionen: Wie lange Führungskräfte auf ihren Positionen bleiben, kann als Zeichen für erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Team verstanden werden. Ist die Fluktuation allerdings hoch, könnte das ein Anzeichen für Unstimmigkeiten sein.
• Anzahl an ausländischen Führungskräften: Die Anzahl ausländischer Führungskräfte kann ebenfalls aufzeigen, wie divers und bunt eine Unternehmenskultur ist.

Personalentwicklung und Weiterbildung

Der Fachkräftemangel lässt sich mit Neueinstellungen allein nicht bekämpfen. Vielmehr sind Organisationen gut beraten, ihre bestehenden Mitarbeiter:innen weiterzubilden und mit bestimmten Maßnahmen auch langfristig ans Unternehmen zu binden. Um diese zu definieren, lohnt sich der Blick auf folgende Kennzahlen:

• Anzahl an Bildungsabschlüssen: Wie sind Mittlere Reife, Abitur, Masterand:innen und Doktorand:innen im Unternehmen verteilt und welche Weiterbildungsmaßnahmen sind in Abhängigkeit dieser Kennzahl gefordert?
• Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter:in: Wie viele Weiterbildungen besucht ein:e Mitarbeiter:in im Schnitt pro Jahr? 0-1? Justieren Sie nach und bieten eventuell attraktivere Formate an, um ihre Beschäftigten zu motivieren!
• Kosten pro Weiterbildung: Gibt es eventuell Weiterbildungsformate, die teuer, aber kaum gebucht werden? Kennzahlen aus diesem Bereich sichern die Qualität der Weiterbildungsangebote im Unternehmen.

Achtung: Personalkennzahlen richtig erheben und verwalten

Kennzahlen sind schön und gut, doch gibt es inzwischen dutzende. Welche sind die richtigen und wie lassen sich diese erheben?

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen sollte für sich individuell entscheiden, welche HR Kennzahlen wichtig sind. Hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Die einzige Spielregel: Die erhobenen Personalkennzahlen sollten relevant und so präzise wie möglich sein. Zudem sollten sie in regelmäßigen Abständen über einen längeren Zeitraum immer wieder erhoben werden, um die Vergleichbarkeit zu sichern und letztlich auch, um Maßnahmen gezielt einzuleiten.

Zusätzlich gilt hervorzuheben: Bei den Kennzahlen aus dem Personalcontrolling handelt es sich in den meisten Fällen um personengebundene Daten, die den Datenschutzbestimmungen unterliegen. Welche Daten dürfen überhaupt erhoben werden und in welchen Fällen muss der Personal- oder Betriebsrat hinzugezogen werden? Wie und wie lange dürfen die Daten gespeichert werden und wie lassen sich Daten überhaupt sicher löschen?

Lesen Sie vertiefend zu diesem Thema auch unseren Beitrag: HR-Controlling: Mit Kennzahlen zu mehr Transparenz