Mit strategischer Personalplanung die Zukunft sichern

Zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Ziel der Personalplanung ist es, Arbeitnehmer:innen im Unternehmen genau dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden. Und zwar in ausreichender Zahl, mit passender Qualifikation und mit Blick auf die (zukünftigen) Unternehmensziele. Wie strategische Personalplanung helfen kann, die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens auch über Zeiträume von fünf Jahren und länger zu sichern, und warum Otto von Bismarck dafür kein brauchbares Vorbild abgibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein alter Staatsmann und seine Pläne

„Ich gewöhne mich nachgerade, nicht Pläne über 8 Tage hinaus zu machen, denn der liebe Gott lässt mich doch nicht in seine Karten sehen.“ Das schreibt Otto von Bismarck, preußischer Politiker, Mitte des 19. Jahrhunderts. Bismarck stellt hier zwei Behauptungen auf:

1. Wir können zukünftige Entwicklungen nicht vorhersagen – so wenig, wie wir bei einem Kartenspiel alle möglichen Spielzüge unseres Gegners kennen können.
2. Weil die Zukunft unvorhersehbar ist, plane lieber auf kurze Frist!

Mit Blick auf die heutige unternehmerische Welt scheint zumindest an der einen Hälfte des Zitats was dran zu sein. Die Zukunft ist unvorhersehbar? Wie wahr in Zeiten wie diesen, in denen die Märkte sich immer schneller wandeln, der Arbeitsmarkt enger wird und unvorhersehbare Herausforderungen wie eine Pandemie die Rahmenbedingungen plötzlich, doch nachhaltig verändern können. Wissen veraltet heute so schnell wie nie, die technologische Entwicklung schreitet rasant voran, die Anforderungen von Arbeitnehmer:innen an ihre Unternehmen steigen – in dieser komplexen Welt liegen nie alle Karten auf dem Tisch.

Auch nach 150 Jahren liegt der alte Staatsmann also nicht ganz falsch. Doch wie wir sehen werden, macht er es sich zu einfach.

Die Personalplanung: Fragen und Aufgaben

Personalplanung ist „die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger personeller Maßnahmen.” Zukünftige personelle Maßnahmen beantworten Fragen wie:

• Welcher Personalbedarf wird voraussichtlich wo entstehen und wie kann dieser Bedarf gedeckt werden?
• Welche Mitarbeiter:innen lassen sich künftig auf welche Stellen einsetzen, welche zusätzliche Qualifizierung muss dafür in die Wege geleitet werden?
• Wie umgehen mit Arbeitnehmer:innen in Positionen, die wegfallen?
• Wie lassen sich all diese Prozesse kostengünstig umsetzen?

Die Personalplanung betrifft also verschiedene Bereiche der Personalwirtschaft:

• Die Personalbestandsanalyse ermittelt den personellen Ist-Bereich.
• Die Personalbedarfsplanung fragt nach dem personellen Soll-Bestand.
• Die Personalbeschaffungsplanung kümmert sich ums Recruiting.
• Die Personalentwicklungsplanung hat die Weiterbildung der Beschäftigten im Blick.
• Die Personalfreisetzungsplanung legt fest, welche Positionen nicht mehr benötigt werden.

„Personalplanung”: Die aktuelle Studie der Haufe Akademie

Je nach zeitlicher Differenzierung und inhaltlichem Schwerpunkt ergeben sich verschiedene Ansätze und Ziele in der Personalplanung. Die Unterscheidung operativ oder strategisch beschreibt, wie weit die gedankliche Vorwegnahme in die Zukunft reicht; das Gegensatzpaar quantitativ oder qualitativ meint die personellen Maßnahmen selbst. In Zusammenarbeit mit der Hochschule RheinMain haben wir uns in der Studie „Personalplanung“ die aktuelle Verbreitung der unterschiedlichen Ansätze sowie deren Bedeutung und Potenzial für die Personalarbeit genauer angeschaut.

Operativ-quantitative Personalplanung überwiegt

Die operative Personalplanung ist verhältnis konkret und auf eine kurze Frist bezogen. Geplant wird auf maximal ein Jahr in die Zukunft. Die strategische Perspektive ist eher mittel- bis langfristig und umfasst Zeiträume von bis zu fünf Jahren und länger.

Unsere Studie zeigt: Die operative Herangehensweise ist derzeit am weitesten verbreitet. 51 Prozent der befragten Unternehmen haben angegeben, auf eine kurzfristige Planung zu setzen. Im Fokus stehen dabei vor allem quantitative Themen wie die Planung der Mitarbeiter:innenzahl und der Personalkosten. Qualitative Themen wie Weiterbildungen und die Bedarfsplanung nach Anforderungen stellen die meisten dagegen weiter hinten an.

Statt strategischer Personalplanung – wenn aus kurzfristig kurzsichtig wird

So richtig glücklich sind viele der befragten Unternehmen damit allerdings nicht. Gut ein Drittel (36 Prozent) ist der Meinung, die Personalplanung im eigenen Haus könnte entscheidend verbessert werden. Viele möchten dazu die operative Sichtweise um eine strategische Personalplanung ergänzen, um so längere Zeiträume in Blick zu bekommen. Potenzial hat nach Ansicht der Unternehmen außerdem, wenn das Augenmerk von quantitativen verstärkt auf qualitative Themen gelenkt wird.

Die Unternehmen haben erkannt: Wollen sie ihre Überlebensfähigkeit sichern, brauchen sie eine langfristige Personalplanung. Die Qualifizierung von Mitarbeiter:innen ist im einjährigen Rhythmus nicht umsetzbar, Unternehmensziele liegen meist weiter in der Zukunft. Eine strategische Personalplanung greift die Visionen, Entwicklungen und geschäftliche Ziele auf und schafft die dafür nötigen personellen Rahmenbedingungen.
Wer dagegen lediglich den aktuellen Personalbestand fortschreibt, ist auf Veränderungen nicht vorbereitet. Wer kurzfristig denkt, plant kurzsichtig und muss sich von zukünftigen Entwicklungen überraschen lassen.

Strategische Personalplanung als Chance für die Zukunft nutzen

Die Personalabteilung kann und muss(!) mit einer operativen und strategischen Personalplanung also für das gesamte Unternehmen einen signifikanten Wertbeitrag leisten. Weniger als ein Drittel (28 Prozent) der in der Studie befragten Unternehmen nutzen bislang diese Chance.

Gerade unter den Bedingungen demografischer Wandel und Fachkräftemangel ist es für Unternehmen eine existenzielle Aufgabe, personelle Herausforderungen frühzeitig anzupacken und schon heute den Boden für die Zukunft zu bereiten. Eine strategische und qualitative Personalplanung schafft die Voraussetzungen, damit auch künftig das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Dafür sollten die Ziele der Personalplanung klar definiert sein

Lesen Sie vertiefend zu diesem Thema unseren Beitrag Personalplanung Grundlagen & Aufgaben