Anforderungsprofil erstellen: Anleitung, Tipps & Beispiel

Ein präzises Anforderungsprofil ist entscheidend für den Erfolg im Recruiting, der Besetzung neuer Stellen sowie der Personalentwicklung. Denn es definiert nicht nur die Erwartungen an potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten, sondern stellt zudem sicher, dass die besten Talente ins Unternehmen geholt werden. Zusätzlich verbessert ein detailliertes Anforderungsprofil die Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen, Führungskräften und Teammitgliedern und dient als Grundlage für gezielte Weiterbildungsmaßnahmen. Vor allem hilft es, Missverständnisse zu vermeiden und schafft Klarheit über die Anforderungen und Erwartungen, die mit einer bestimmten Position verbunden sind.

Zusammenfassung

1. Anleitung zur Erstellung eines Anforderungsprofils
2. Wichtige Aspekte eines Anforderungsprofils
3. Beispiel eines Anforderungsprofils: Vertriebsleiter:in

Was ist ein Anforderungsprofil?

Definition und grundlegende Erklärung

Ein Anforderungsprofil ist ein internes Dokument, das die spezifischen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen beschreibt, die für eine bestimmte Position, Tätigkeit oder Stelle erforderlich sind. Die Definition eines Anforderungsprofils sollte präzise und frei von Fachjargon sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Klare und spezifische Formulierungen helfen dabei, die Erwartungen eindeutig zu kommunizieren. Dabei gehen die Inhalte über eine einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, denn sie bieten eine tiefgehende Analyse der Kompetenzen, die notwendig sind, um die Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Es werden sowohl technische Fähigkeiten als auch Soft Skills berücksichtigt. Ein Anforderungsprofil hilft, den idealen Kandidaten oder die ideale Kandidatin zu identifizieren. Zusätzlich dient das Anforderungsprofil als Leitfaden während des gesamten Recruiting-Prozesses und wird für die Stellenbeschreibungen in Auswahlverfahren, die Personalplanung, für Leistungsbeurteilungen und Weiterbildungspläne genutzt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Anforderungsprofil und einer Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil sind zwei unterschiedliche, aber ergänzende Dokumente. In einigen Unternehmen werden sie trotzdem synonym verwendet oder es gibt nur das eine oder das andere.

Bei einer dezidierten Trennung gibt eine Stellenbeschreibung eine allgemeine Übersicht über die Position, einschließlich der Hauptaufgaben, Verantwortungen und der organisatorischen Einordnung innerhalb des Unternehmens. Wohingegen ein Anforderungsprofil spezifischer ist und sich auf die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen konzentriert. Es geht tiefer auf die individuellen Anforderungen ein und hilft, die idealen Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren.

Während die Stellenbeschreibung eher einen breiteren Rahmen setzt, sorgt das Anforderungsprofil für Klarheit und Detailtiefe.

Unterschiede je nach Branche und Position

Anforderungsprofile variieren je nach Branche und Position. In technischen Berufen sind oft spezifische technische Fähigkeiten und Erfahrungen erforderlich, während in Managementpositionen Führungskompetenzen und strategisches Denken im Vordergrund stehen. Berücksichtigen Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche und passen Sie das Anforderungsprofil entsprechend an. Ein maßgeschneidertes Profil stellt sicher, dass die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen der Position und Branche berücksichtigt werden.

Best Practices für klare und prägnante Anforderungsprofile

Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache bei der Erstellung eines Anforderungsprofils. Vermeiden Sie ebenso unnötigen Fachjargon und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Qualifikationen und Fähigkeiten. Nutzen Sie Aufzählungspunkte und klare Überschriften, um das Profil übersichtlich und leicht verständlich zu gestalten. Berücksichtigen Sie auch Feedback und Anregungen von anderen Team-Mitgliedern, um das Profil kontinuierlich zu verbessern. Denn ein gut strukturiertes und präzises Anforderungsprofil erhöht die Wahrscheinlichkeit, die passenden Kandidatinnen oder Kandidaten zu finden und erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren.

Bedeutung und Nutzen eines Anforderungsprofils im Recruiting-Prozess

Ein gut formuliertes Anforderungsprofil ist ein essenzielles Werkzeug im Recruiting-Prozess. Es hilft dabei, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen und die Auswahl effizienter zu gestalten. Indem es klare Kriterien setzt, erleichtert es die Vorauswahl und Bewertung von Bewerbungen. Darüber hinaus trägt ein präzises Anforderungsprofil dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und die Erwartungen von Anfang an klar zu kommunizieren. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit bei neuen Mitarbeitenden und einer geringeren Fluktuation.

Anforderungsprofile erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Analyse der Anforderungen: Aufgaben, Verantwortungen und Erwartungen

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Anforderungsprofils ist die genaue Analyse der Position. Identifizieren Sie dafür die Hauptaufgaben und Verantwortungen, die mit der Position verbunden sind. Welche spezifischen Aufgaben müssen erledigt werden? Welche Verantwortungen trägt die Person? Dokumentieren Sie alle relevanten Informationen und konsultieren Sie aktuelle stelleninhabende Personen sowie Führungskräfte, um ein umfassendes Bild zu erhalten. Dies stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden und das Profil vollständig und genau ist.

2. Bestimmung der notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten

Nach der Analyse der Anforderungen sollten die notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten festgelegt werden.

Dabei sollten zwei Kategorien unterschieden werden:

1. Fachliche sowie formale Anforderungen:

• Ausbildung: Welche Abschlüsse, Zertifikate oder Weiterbildungen sind für die Stelle notwendig?
• Berufserfahrung: Wie viele Jahre Berufserfahrung in einem relevanten Bereich sind erforderlich?
• Fachkenntnisse: Welche spezifischen Fachkenntnisse und Fähigkeiten sind für die Stelle notwendig?
• Softwarekenntnisse: Welche Softwareprogramme sollten die Bewerbenden beherrschen?

2. Soft Skills:

• Kommunikation: Wie gut sollten kommunizieren die Bewerbenden können, sowohl schriftlich als auch mündlich?
• Teamfähigkeit: Wie gut sollte die Bewerberin oder der Bewerber in der Lage sein in einem Team zu arbeiten?
• Problemlösungskompetenz: Wie gut sollten die Bewerbenden Probleme lösen können?
• Belastbarkeit: Wie gut sollten die Bewerbenden mit Stress und Druck umgehen können?
• Lernbereitschaft: Wie bereit sollte die Bewerberin oder der Bewerber sein, sich weiterzubilden?

Achten Sie darauf, dass die Anforderungen klar und prägnant formuliert werden. Dabei sollte keinen Fachjargon verwendet werden, der für die Bewerbenden unverständlich sein könnte.

Tipp:
Orientieren Sie sich bei der Formulierung der Anforderungen an den Aufgaben und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Stelle. Welche Qualifikationen braucht die Bewerberin bzw. der Bewerber, um diese Aufgaben erfolgreich zu erfüllen?

Berücksichtigen Sie auch zukünftige Anforderungen, die aufgrund von Unternehmenswachstum oder technologischen Veränderungen entstehen könnten. Ein umfassendes Verständnis der notwendigen Qualifikationen hilft, die passenden Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren.

3. Abstimmung mit Führungskräften und Teammitgliedern

Ein erfolgreiches Anforderungsprofil entsteht im Dialog mit Führungskräften und Teammitgliedern. Holen Sie deren Feedback ein, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Interviews oder Workshops durchzuführen, helfen, um ihre Perspektiven und Erwartungen zu verstehen. Dies fördert die Akzeptanz des Profils innerhalb der Organisation und stellt sicher, dass es realistisch und umsetzbar ist. Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern trägt dazu bei, dass das Anforderungsprofil die tatsächlichen Anforderungen der Position widerspiegelt.

Beispiele und Vorlagen zur Erstellung eines Anforderungsprofils

Nutzen Sie vorhandene Vorlagen und Beispiele als Ausgangspunkt für die Erstellung eines Anforderungsprofils. Diese können helfen, Struktur und Inhalt zu verbessern und anzupassen. Es gibt zahlreiche Ressourcen online, die bewährte Praktiken und Musterprofile bieten. Passen Sie diese Vorlagen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und der jeweiligen Position an. Ein gut strukturiertes und detailliertes Anforderungsprofil ist ein wertvolles Werkzeug im Recruiting-Prozess.

Wichtig: Priorisieren Sie die Anforderungen! Nicht alle Anforderungen sind gleich wichtig. Kennzeichnen Sie daher die wichtigsten Anforderungen als „Muss“-Kriterien und die weniger wichtigen als „Sollte“-Kriterien. So bekommen potenzielle Bewerberinnen und Bewerber ein klares Bild davon, welche Qualifikationen für die Stelle besonders wichtig sind.

Erstellung eines Anforderungsprofils: Wichtige Aspekte

Strategische Überlegungen beim Erstellen von Anforderungsprofilen

Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils ist es wichtig, strategische Überlegungen anzustellen. Berücksichtigen Sie die langfristigen Ziele des Unternehmens und wie die Position dazu beitragen kann. Das Anforderungsprofil sollte nicht nur die aktuellen Bedürfnisse abdecken, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen im Blick haben. Dies stellt sicher, dass die Position langfristig zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt und flexibel auf Veränderungen reagieren kann.

Unternehmenszielen und Kultur berücksichtigen

Das Anforderungsprofil sollte die Werte und Kultur des Unternehmens widerspiegeln. Dies hilft, Kandidatinnen oder Kandidaten zu finden, die gut ins Team passen und sich langfristig im Unternehmen wohlfühlen. Beziehen Sie zusätzlich mit ein, wie die Position das Erreichen der Unternehmensziele unterstützen kann. Ein starkes kulturelles Matching trägt zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden bei und fördert eine positive Arbeitsumgebung. Ein gut durchdachtes Anforderungsprofil berücksichtigt daher sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die kulturellen Werte des Unternehmens.

Relevante Stakeholder einbeziehen

Alle relevanten Stakeholder sollten in den Erstellungsprozess mit einbezogen werden. Dies fördert die Akzeptanz und Unterstützung des Profils innerhalb des Unternehmens. Relevante Stakeholder können Führungskräfte, Teammitglieder, HR-Mitarbeitende und manchmal auch externe Beraterinnen oder Berater sein. Durch die Einbeziehung dieser Personen kann sichergestellt werden, dass das Anforderungsprofil umfassend und realistisch ist. Diese Zusammenarbeit trägt dazu bei, dass das Profil alle notwendigen Anforderungen abdeckt und von allen Beteiligten unterstützt wird.

Welche Fehler werden bei Anforderungsprofilen gemacht?

Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils können häufig Fehler auftreten. Ein häufiger Fehler ist es, das Profil zu allgemein oder zu spezifisch zu gestalten. Ein zu allgemeines Profil zieht möglicherweise unpassende Kandidatinnen oder Kandidaten an, während ein zu spezifisches Profil potenziell gute Bewerberinnen oder Bewerber ausschließt.

Vermeiden Sie auch das Hinzufügen von überflüssigen oder unrealistischen Anforderungen. Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung der kulturellen Aspekte des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass das Anforderungsprofil sowohl fachliche als auch kulturelle Anforderungen berücksichtigt, um die besten Talente zu finden und zu halten.

Erstellen von Anforderungsprofilen: Tools & Methoden

Digitale Tools und Software zur Unterstützung

Digitale Tools und Software können den Erstellungsprozess eines Anforderungsprofils erheblich erleichtern. Dafür gibt es zahlreiche Programme, die Vorlagen und strukturierte Formulare bieten, um die notwendigen Informationen zu erfassen. Diese Tools unterstützen bei der Organisation und Strukturierung der Inhalte und ermöglichen eine einfache Anpassung und Aktualisierung des Profils. Einige Tools bieten auch Kollaborationsfunktionen, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern.

Methoden und Techniken zur Anforderungsermittlung

Zur Ermittlung der Anforderungen gibt es verschiedene Methoden und Techniken. So sind Interviews mit aktuellen Stelleninhaberinnen, Stelleninhabern und Führungskräften eine bewährte Methode, um detaillierte Informationen zu sammeln. Workshops und Brainstorming-Sitzungen mit Team-Mitgliedern können weitere wertvolle Einblicke liefern. Zudem helfen Fragebögen und Umfragen, eine breite Basis an Informationen zu erfassen und unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen. Durch den Einsatz dieser Methoden erhalten Sie ein umfassendes und realistisches Bild der Anforderungen an die Position.

Anforderungsprofil erstellen: Beispiel Vertriebsleiter:in

In dem nachfolgenden Beispiel wird die Entwicklung eines Anforderungsprofils für die Führungsfunktion „Vertriebsleiter:in“ für gehobene Konsumgüter Schritt für Schritt dargestellt.

Im Verantwortungsbereich der Stelle liegt die Steuerung der Verkäufer:innen in den regionalen Verkaufsgebieten.

Vorgehensweise: Workshop mit Stakeholdern

Workshop mit acht Personen – Kaufmännische Geschäftsführung, Vertriebs-Geschäftsführung, Leitung Finanzen, Leitung Marketing, drei Verkaufsdirektoren:innen, Leitung Human Resources. Innerhalb eines halben Tages sollen mit den beteiligten Personen die zentralen Kompetenzen (Soft Skills und Motivation zur Arbeit im Job und der Organisation) erarbeitet und somit eine gemeinsame Sicht auf die Position „Vertriebsleiter:in“ entwickelt werden. Damit Sie ein Gefühl für den damit verbundenen Zeitaufwand bekommen, sind die Zeiten in Klammern aufgeführt.

1. Stellen- und unternehmensbezogene Motivation klären (40 Min)
2. Rollen eines Vertriebsleiters identifizieren (30 Min)
3. Hauptaufgaben festlegen (25 Min)
4. Critical-Incident-Ansatz: Erfolgskritische Situationen beschreiben (60 Min)
5. Zentrale Kompetenzen identifizieren(85 Min)
– Kompetenzen bzw. Soft Skills aus Sicht der Workshop-Teilnehmenden klären
– Unterschiedliche Vorstellungen diskutieren und auf ein Ergebnis einigen

1. Stellen- und unternehmensbezogene Motivation klären

Was zeichnet eine:n passende:n Bewerber:in aus? Welche Motivation sollte er bzw. sie mitbringen? Die Passung zur Position und zur Organisation wurde mit konkreten Fragen an die Teilnehmenden erarbeitet.

Passung zur Tätigkeit oder Job-Fit

• An welchen Aspekten der Tätigkeit sollte der:die Bewerber:in Freude haben?
• Welche Frustrationsquellen muss der:die Bewerber:in in der Stelle aushalten?

Passung zur Organisation oder Organisational-Fit

• Was sollte der Bewerberin oder dem Bewerber an der Organisation bzw. der Organisationskultur gefallen?

Im Bewerbungsgespräch werden Fragen und vor allem die Antworten der Bewerbenden von verschiedenen Personen unterschiedlich gewichtet. Daher sind Diskussion und Klärung der Erwartungen der Teilnehmenden an die Bewerbenden sehr wichtig.

2. Rollen eines Vertriebsleiters identifizieren

Die Position des Vertriebsleiters oder der Vertriebsleiterin hat unterschiedliche Rollen im jeweiligen Unternehmen. Für die Erstellung eines Anforderungsprofils ist die Frage nach den Rollen sehr wichtig, da sich hinter den Rollen immer ein Set von damit verbundenen Fähigkeiten und Kompetenzen verbirgt. Damit ist die Basis zur Beantwortung der geforderten Kompetenzen sowie die Hauptaufgaben gelegt.

Einige der gefundenen Rollen in der jeweiligen Organisation waren: Verhandler:in, Verkäufer:in, Analytiker:in, Zahlenjongleur:in, Führungskraft, Kontrolleur:in, Informationssammler:in für Marketing, Coach:in.

3. Hauptaufgaben festlegen

Die Hauptaufgaben wurden aus den vorliegenden Stellenbeschreibungen entnommen. Danach wurde geprüft, inwieweit sich aus den bereits erarbeiteten Rollen weitere Hauptaufgaben ergeben bzw. Aufgaben neu gewichtet werden müssen. Die Integration der Rollen führte also zu einer Qualitätssicherung.

Folgende Hauptaufgaben wurden u. a. festgelegt: Steuern der Verkäufer:innen in der Region, Erreichen der Umsatzziele.

4. Erfolgskritische Situationen beschreiben

Welche erfolgskritischen Situationen muss ein:e Vertriebsleiter:in im jeweiligen Unternehmen bewältigen, um erfolgreich zu sein? Dieser Critical-Incident-Ansatz erweitert den Blick auf die in der Folge zu definierenden Kompetenzen und ist eine große Hilfestellung für die zukünftigen Interviews. Top-Bewerber:innen sind diejenigen, die Erfahrung in den erfolgskritischen Situationen haben und diese auch im Unternehmenssinne richtig bewältigen. Natürlich wurden auch die vom Unternehmen erwarteten Verhaltensweisen bzw. Strategien abschließend diskutiert. Beispielhaft wurden folgende erfolgskritische Situationen identifiziert:

1. Situation: Ein Kunde lehnt Sonderpromotion/Verkaufsansatz zu Produkten ab.

Erwünschtes Verhalten:
1. Rückfragen stellen (Kunden und Kundinnen verstehen wollen als Einstellung)
2. Analyse der Kundenbeziehung: Woran kann es liegen?
3. Alternative Vorschläge machen
4. Dem Kunden oder der Kundin Konsequenzen aufzeigen (Rückvergütung, Provision…) zu einem gut geeigneten Zeitpunkt

2. Situation: Kritisches Feedbackgespräch mit Verkäufer:innen zum Arbeitseinsatz

Erwünschtes Verhalten:
1. Sachliche Benennung der Kritik
2. Bereitschaft zum Gespräch und zur kritischen Selbstreflexion bei dem Verkäufer, der Verkäuferin fördern (keine Vorwürfe, keine Verallgemeinerungen)
3. Fragend Ursachen aus Sicht des Verkäufers identifizieren
4. Gemeinsam Lösungen für die Zukunft entwickeln und vereinbaren

5. Zentrale Kompetenzen identifizieren

Abschließend wurden mit Hilfe der Kartenmethode auf Basis der bisherigen Erkenntnisse die zentralen Kompetenzen identifiziert. Zunächst wurde innerhalb von Kleingruppen gearbeitet, die sich dann die Ergebnisse gegenseitig präsentierten. Alle hatten den Auftrag die aus ihrer Sicht relevanten Kompetenzen aus einer Sammlung von ca. 29 Kompetenzen auszuwählen. Diese Kompetenzen sind sowohl über eine Begriffsdefinition als auch über verhaltensbeschreibende Auswertungshinweise konkretisiert. Bis zur Einigung über die endgültigen Kompetenzen gab es viel Diskussionsbedarf und alle Beteiligten der Organisation kamen erneut in den Austausch.

Durch diese Diskussion und die vorangegangenen Arbeiten wurde vor allem ein einheitliches Verständnis über die Funktion entwickelt. Zur Qualitätssicherung wurde geprüft, ob mit den festgelegten Kompetenzen alle Rollen und alle erfolgskritischen Situationen abgedeckt sind.

Softskills (Hinweis: zwischen 3-6 Kriterien auf „5“ festlegen)

Persönliche Kompetenz

• Stellenbezogene (arbeitsplatzbezogene) Motivation
• Leistungswille (Arbeitsmoral, Arbeitsethik)
• Eigeninitiative
• Stressresistenz/Belastbarkeit
• Sorgfalt
• Verhaltens-Flexibilität
• Selbständigkeit/Eigenständigkeit
• Lernbereitschaft
• Neuerungsfreudigkeit (Innovationsbereitschaft)
• Auftreten

Soziale Kompetenz

• Konfliktfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit (Zuhören/Reden/Ausdruck)
• Teamfähigkeit/Zusammenarbeitsverhalten
• Kontaktfähigkeit/Beziehungen aufbauen/Einfühlungsvermögen
• Verhandlungsgeschick/Gesprächsführung
• Verkaufsgeschick
• Überzeugungskraft/Durchsetzungsvermögen

Methodische Kompetenz

• Problemlösefähigkeit/Vernetztes Denken und Handeln
• Selbst- und Zeitmanagement
• Umsetzungsvermögen/Organisationsfähigkeit
• Präsentation, Darstellungs- und Gestaltungskraft

Führungskompetenz

• Zielsetzungs- und Planungskompetenz
• Delegations- und Kontrollkompetenz
• Mitarbeitende fördern und entwickeln
• Informationsverhalten
• Teams führen
• Managementkompetenz/Unternehmerisches Denken/Strategie

 Fazit: Was war das Ergebnis?

1. Ein einheitliches Verständnis der Stakeholder zur Position „Vertriebsleiter:in“
2. Festlegen der zentralen überfachlichen Kompetenzen
3. Festlegen der stellen- und unternehmensbezogenen Motivation
4. Identifizierung der erfolgskritischen Situationen

Auf Grundlage dieser Ergebnisse kann ein halbstandardisierter Interviewleitfaden inkl. Arbeitsproben entwickelt werden.

Praxistipp: Virtuelle Anforderungsprofil-Entwicklung

Natürlich stellt sich die Frage, wie solche Workshops online durchgeführt werden können. Ein aktuelles Projekt ist hier die Entwicklung von Anforderungsprofilen im Klinikumfeld. In mehreren 2,5-stündigen Online-Workshops wurden jeweils die Anforderungsprofile für Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten, Psychologinnen und Psychologen mit Expertinnen und Experten sowie Vertreter:innen der Personalabteilung geschärft. Ausgangspunkt waren Stellenanzeigen und bisher vorliegende Profile. Auf einer Kollaborationsplattform (hier Miro) wurden folgende Fragen nachgegangen:

1. Klärung der stellenbezogenen Motivation

• Welche Aspekte der Tätigkeit sollte der:die Bewerber:in akzeptieren?
• Welche Frustrationsquellen muss der:die Bewerber:in in der Stelle aushalten?
• Was sollte der:die Bewerber:in an der Organisation bzw. der Organisationskultur schätzen?
• In welcher Hinsicht sollte der:die Bewerber:in den Standort mögen oder akzeptieren?

Hilfreich war zudem, dass vorab auch Personas von Bewerber:innen entwickelt wurden

2. Mit dem Critical-Incident Ansatzwurden als nächstes erfolgskritische Situationen identifiziert.

• Welche 3-5 erfolgskritischen Situationen gibt es in der Tätigkeit oder muss der:die Stelleninhaber:in bewältigen? (Wenn er oder sie es schafft, ist er oder sie ein:e gute:r Mitarbeiter:in, wenn nicht, dann höchstens eine durchschnittliche bzw. ein durchschnittlicher)
• Für die erfolgskritischen Situationen wurden dann entweder
  – konkrete Verhaltensweisen beschreiben oder
  – mögliche Kompetenzen/Anforderungen benannt.

Auf Grundlage dieser Ergebnisse wurde im Nachgang das Anforderungsprofil entwickelt und qualitätsgesichert. In einem letzten Schritt wurde ein halbstandardisierter Interviewleitfaden für die verschiedenen Positionen entwickelt und in einem Interviewtraining zusammen mit weiterführenden Interviewfragetechniken in der Anwendung geschult.

Wenn viele Stakeholder mitreden – mit der Kartenmethode schnell Kompetenzen identifizieren

Was beinhalten die Karten?
Die Karten enthalten jeweils die Definition einer überfachlichen Kompetenz und die verhaltensbeschreibenden Auswertungshinweise:

Konfliktfähigkeit
Definition: Fähigkeit und Bereitschaft mit Sach- und Interessenskonflikten konstruktiv und lösungsorientiert umzugehen.

Auswertungshinweise

• Erkennt drohende Konflikte und reagiert darauf
• Geht notwendigen Konflikten nicht aus dem Weg
• Bewältigt Konflikte konstruktiv
• Übt angemessen Kritik und akzeptiert Kritik
• Entwickelt sachliche Kriterien zur Entscheidung in Konfliktsituationen
• Vertritt eigenen Standpunkt oder eine erforderliche Maßnahme, auch wenn Widerstände zu erwarten sind
• Verhält sich auch als Betroffene:r in Konfliktsituationen konstruktiv und sachlich

Verhandlungsgeschick/Gesprächsführung
Definition: Informationsinhalte und/oder Argumente so geschickt und sicher präsentieren können, dass die Kommunikationspartner:innen bereit sind, die Aussagen zu akzeptieren und ihnen zuzustimmen.

Auswertungshinweise

• Argumentiert schlüssig und nachvollziehbar
• Berücksichtigt die Argumente der Gesprächspartner:innen, geht auf sie ein
• Erreicht geschickt sein Gesprächsziel, ohne aufdringlich zu wirken
• Überzeugt seine:ihre Gesprächspartner:in durch fundierte Kenntnisse
• Beherrscht die Einwandbehandlung
• Weiß sich in jeder Gesprächssituation zu helfen
• Kann überzeugende frühere Verhandlungserfolge nachweisen
• Bereitet sich gezielt auf Verhandlungen vor, weiß was er bzw. sie will

Wann ist die Kartenmethode geeignet?

• Die Kartenmethode ist für die Erarbeitung von überfachlichen Anforderungskriterien (Soft Skills) geeignet
• Sie lässt sich sowohl im Expertendialog als auch in der Einzelarbeit sehr gut anwenden
• Sie ist die schnellste Methode, wenn mehrere Personen in Gruppenarbeit beteiligt werden sollen
• Sie ist auch gut geeignet, wenn es um die Erarbeitung von Anforderungen an neue Positionen geht

 Wie funktioniert die Kartenmethode?

Ziel ist es, sich in zwei bis drei Durchgängen auf 4-7 zentrale Kompetenzen zu einigen:

• Im ersten Durchgang werden die Kompetenzen in zwei Stapel aufgeteilt:
  WICHTIG und UNWICHTIG.

• In den weiteren Durchgängen wird der WICHTIG Stapel aufgeteilt:
  SEHR WICHTIG und WICHTIG.

Die sehr wichtigen Kompetenzen werden dann im Interview überprüft. Wenn man die Kartenmethode aufgeteilt in mehreren Gruppen anwendet (wie im Fachbeitrag oben beschrieben), werden die Ergebnisse aus den einzelnen Gruppen miteinander verglichen und vereint. Die SEHR WICHTIGEN Kompetenzen werden zusammengetragen, Übereinstimmungen werden abgehakt und die Unterschiede bis zur Einigung diskutiert.

Literatur: Christian Berndt / Berndt Wierzchovski (2014): Systematische Bewerberinterviews – inkl. Arbeitshilfen online: Mit der VeSiEr-Methode Kompetenzen erkennen und bewerten. Haufe Verlag 3. Auflage 2018.

Anforderungsprofil im Kontext der Personalentwicklung

Verbindung zwischen Anforderungsprofil und Weiterbildung

Anforderungsprofile dienen nicht nur dem Recruiting, sondern auch der Personalentwicklung. Sie helfen dabei, gezielte Weiterbildungsmaßnahmen zu planen und umzusetzen. Denn durch die Analyse der in den Anforderungsprofilen festgelegten Kompetenzen können individuelle Entwicklungspläne erstellt werden, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie der Unternehmensziele eingehen.

Nutzung des Anforderungsprofils zur Planung von Schulungen und Seminaren

Nutze Anforderungsprofile, um Schulungs- und Seminarbedarfe zu identifizieren. So können gezielte Weiterbildungsprogramme entwickelt werden, die den Mitarbeitenden helfen, die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben oder zu vertiefen. Dies fördert nicht nur die individuelle Entwicklung, sondern trägt auch zur Erreichung der Unternehmensziele bei.

Vorteile für die langfristige Personalentwicklung

Ein gut erstelltes Anforderungsprofil unterstützt die langfristige Personalentwicklung und trägt dazu bei, dass Mitarbeitenden kontinuierlich gefördert und weiterentwickelt werden. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, da die Mitarbeitenden sehen, dass ihre berufliche Entwicklung ernst genommen und aktiv gefördert wird.