Personalabbau: Trennungsmanagement fair und kostenschonend gestalten
Personal einzustellen sorgt heute selten für große Schlagzeilen. Anders ist es, wenn ein Personalabbau ansteht. Dann ist das Echo der Medien groß und vor allem negativ. Das wollen und können sich Unternehmen heute nicht mehr leisten, weil sie möglicherweise schon in absehbarer Zeit wieder neue Fachkräfte brauchen. Wer sein gutes Image nicht riskieren möchte, die Chancen der Mitarbeiter:innen wahren und hohe Kosten vermeiden will, setzt auf professionelles Trennungsmanagement.
Sich von Personal zu trennen, ist häufig von negativen Gefühlen und Trauer belastet. Neben den ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betrifft das die bleibenden Kolleginnen und Kollegen ebenso wie Führungskräfte, den Betriebsrat, aber auch Kundinnen und Kunden, denen gegenüber das Unternehmen verpflichtet ist. Professionelles Trennungsmanagement hat daher im Wesentlichen zwei Zielrichtungen. Zum einen gilt es, die von der Trennung betroffenen Mitarbeitenden so schnell wie möglich in eine Anschlusstätigkeit zu begleiten. Das zweite Ziel betrifft das Unternehmen selbst.
Hier muss eine faire Trennungskultur geschaffen werden, die dazu beiträgt, dass der Personalabbau im Unternehmen selbst nicht negativ nachwirkt. Vielmehr lässt sich in dieser Situation der Boden bereiten für ein nachhaltig positives Image gegenüber möglichen zukünftigen Arbeitskräften und Kunden. Das setzt voraus, den Trennungsprozess überschaubar und transparent zu gestalten, sodass aus einer unsicheren Situation heraus Vertrauen entstehen kann. Externe Partner:innen und Berater:innen haben sich im professionellen Trennungsmanagement besonders bewährt, weil sie die Situation als neutrale Instanz bewerten, dementsprechend handeln und die Personalabteilung wie die Führungskräfte entlasten können.
Der Personalabbauprozess erfordert es, systematisch vorzugehen und so früh wie möglich den Betriebsrat aktiv zu involvieren, um einen Sozialplan sowie einen passenden Kommunikationsplan zu erstellen. Je nachdem, wie die einzelnen Stakeholder von den Trennungen betroffen sind, entstehen individuelle Trennungskonzepte und der entsprechende Maßnahmenmix für eine faire Trennungskultur.
So schlüpfen zum Beispiel in der Umsetzungsphase Führungskräfte in verschiedene und größtenteils sehr herausfordernde Rollen. Sie übermitteln schlechte Nachrichten, sind Motivatoren für die im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter:innen und müssen das Tagesgeschäft bewältigen. Das läuft selten exakt nach Plan ab, weil wir es dabei immer auch mit menschlichen Emotionen zu tun haben und erfordert deshalb ein zusätzliches „fall back“ Krisenmanagement für den Fall der Fälle.
Die externen Berater:innen als neutrale Instanzen begleiten die Führungskräfte in strategischen Workshops, Trennungsseminaren und bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen. Sie unterstützen dabei souverän mit Konflikten umzugehen und zu kommunizieren. Für die Mitarbeitenden haben sich Outplacement-Berater:innen und Coaches bewährt. Sie fangen sie emotional auf, begleiten sie wertschätzend und respektvoll und befähigen sie, ihre individuellen und realistischen Zukunftsperspektiven zu erkennen und ihr neues berufliches Ziel aus eigener Kraft zu erreichen.
Wie erfolgreiches Trennungsmanagement in der Praxis funktioniert, zeigt ein Fallbeispiel aus dem Finanzsektor. Den Namen des Unternehmens haben wir auf Kundenwunsch hin anonymisiert.
Trennung gelungen, Personal weitervermittelt
Das Unternehmen plante im Rahmen einer Fusion eine Standortzusammenführung, von der rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betroffen waren.
Das Haufe Beraterteam (Change Management Berater:innen, Outplacement Berater:innen, Trainer:innen und Coaches) begleitete das Projekt von Beginn an und plante mit der Geschäftsleitung und dem Betriebsrat den Personalabbauprozess.
Es entlastete die Personalabteilung des Unternehmens spürbar, alle Leistungen aus einer Hand zu erhalten und nur einen fachlichen Koordinator als Ansprechpartner zu haben. Sie konnte sich so weiter auf ihre Kernaufgaben und das Tagesgeschäft konzentrieren. Um unterschwellige Konflikte zu vermeiden, wurden alle Betroffenen, von der Geschäftsführung über den Betriebsrat, Personalrat, Führungskreis, Mitarbeitende und – situativ – externe Expertinnen und Experten an dem Prozess beteiligt. Gemeinsam vereinbarte man einen Sozialplan inklusive der Outplacementberatung und setzte mit der Fusion, Konsolidierung und Integration drei Projekte auf, die das Haufe Beraterteam maßgeblich führte und begleitete. Dieses Vorgehen sollte Einschränkungen im Tagesgeschäft unter allen Umständen vermeiden.
Im ersten Schritt ging es darum, die Personalauswahl zu treffen. In speziellen Trainings lernten die Führungskräfte, Kündigungsgespräche souverän und wertschätzend zu meistern und die bleibenden Mitarbeiter:innen zu motivieren, zumindest aber, sie nicht weiter zu demotivieren. Andere Maßnahmen unterstützten die Integration der Mitarbeitenden am neuen Standort. Parallel begleiteten die Outplacement-Berater:innen der Haufe Akademie scheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Einzelcoachings und Gruppenoutplacement, sodass sie bis zur letzten Minute im Unternehmen motiviert arbeiteten.
Hier übernahm die Haufe Akademie auch diverse Fachtrainings wie zum Beispiel Business Etikette, professionelles Telefonieren oder Business Englisch. Anhand folgender Indikatoren galten alle drei im Rahmen des Personalabbaus durchgeführten Projekte des Unternehmens als erfolgreich:
- die interne Kommunikation richtete sich an alle Beteiligten, erfolgte frühzeitig und transparent und förderte damit das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
- es entstand kein Imageschaden für das Unternehmen, die Mitarbeiter:innen fühlten sich wertgeschätzt und arbeiteten bis zum Schluss aktiv mit,
- das Unternehmen hatte durch die hohe Betreuungsqualität der Mitarbeitenden kaum Rechtsstreitigkeiten und
- erreichte bei diesem Personalabbauprojekt eine außergewöhnlich hohe Erfolgsquote von 97 Prozent von Vermittlungen.
Das Beispiel zeigt, wie Trennungsmanagement erfolgreich funktionieren kann. Die einzelnen Schritte sind dabei nicht starr, sondern individuell auf die Situation angepasst. Keine Trennung ist wie die andere, daher sind Lösungen immer individuell. Sowohl die Anzahl der Mitarbeiter:innen bildet einen unterscheidenden Faktor als auch die Ursachen, das kulturelle Umfeld oder die Hierarchieebene und persönliche Umstände.
Vorteile für Unternehmen
- Fair, schnell und konstruktiv
- Interne Veränderungsprozesse werden beschleunigt und erleichtert
- Entlastung der Personalabteilung
- Zeit, um Trennunsprozesse zu planen, zu koordinieren und zu steuern
- Kostenersparnis durch frühzeitige Begleitung
- Langwierige Rechtsstreitigkeiten werden vermieden
- Positives Image des Unternehmens bleibt erhalten
- Unternehmen bleibt in guter Erinnerung
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