Großgruppenveranstaltung: Fishbowl, Open Space und Co.

Wenn die Organisation lernt, was sie alles weiß

Die Großgruppenveranstaltung als erfolgreiches Werkzeug für Information, Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch innerhalb einer Organisation.

„Für uns als Geschäftsführung bieten Großgruppenveranstaltungen DIE Möglichkeit, mit unseren Führungskräften in einen intensiven und interessanten Austausch zu gehen, Feedback zu erhalten und gemeinsam strategische Themen – abseits vom Alltagsgeschäft – zu bearbeiten und  weiterzuverfolgen. Für unsere Führungskräfte ist es eine gute Möglichkeit, sich standortübergreifend besser kennenzulernen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Wir sehen diese Veranstaltungen als Investition in unsere Zukunft.“ So beschreibt Thomas Braun,  Geschäftsführer/CFO der Schweizer Group GmbH & Co. KG, den Mehrwert von Großgruppenveranstaltungen für seine Unternehmensgruppe.

Doch nicht nur für die Geschäftsführung, sondern auch für unter anderem Personal- und Organisationsentwickler:innen, Projektleiter:innen und Führungskräfte auf allen Ebenen bietet diese Form von Veranstaltung ein passendes Werkzeug, um als Gruppe von 40-400 Personen miteinander zu kommunizieren, in Interaktion zu treten, zu informieren und voneinander und miteinander zu lernen und Ergebnisse zu erarbeiten.

Agile, demokratische und kreative Zusammenarbeit „auf Zeit”

Selbstorganisation, demokratische Unternehmensstrukturen, Innovationsmanagement und agiles Projektmanagement sind nur einige Konzepte, die aktuell als DIE Erfolgsfaktoren in Unternehmen etabliert werden. Zukunftsfähig sei man nur, wenn man sich in diese Richtung aufstellt, erfährt man in vielen Studien, Artikeln und Reportagen. Doch nicht immer ist es möglich beziehungsweise nicht für alle ist es passend, sich sofort und komplett an diesen neuen Konzepten auszurichten. Trotzdem müssen Sie nicht ganz auf selbstgesteuertes, kreatives und agiles Arbeiten und Lernen sowie demokratische Entscheidungen verzichten! – Mit einem passenden Design und guter, zielführender Moderation wird eine Großgruppenveranstaltung zum Innovator, Motivator, Entscheidungsbringer oder auch Lösungsgenerator und Lernumfeld für Organisationen, Projekte und Mitarbeitenden(gruppen).

Mit gezieltem Methodeneinsatz zum Erfolg

Im Rahmen einer Großgruppenveranstaltung kann man sich unterschiedlicher Methoden bedienen. Die wohl bekanntesten Formate sind World Cafe und Open Space. Daneben befinden sich im umfangreichen Methodenkoffer für Großgruppenveranstaltungen unter anderem noch folgende, mehr oder weniger bekannte und etablierte Vorgehen: Fish Bowl, Interview des Managements, Fast Networking, kreative Kennenlernrunden, Action Planning, virtuelle Abstimmung, Feedbacksessions, Zukunftsszenario, Design Thinking oder auch Break Outs.

„Open Space” beispielsweise ist eine Methode für innovatives Arbeiten, Problemlösung und selbstorganisiertes Lernen zu einem bestimmten Oberthema. Dabei werden passende konkrete Unterthemen aus der Gruppe heraus generiert und anschließend bearbeitet. Wichtig ist, wie die Übersetzung „offener Raum” schon sagt, eine große Offenheit, Flexibilität und somit Selbst- und Eigenverantwortung der einzelnen Teilnehmer:innen sowie der gesamten Gruppe. Diese arbeiten und lernen somit ohne Druck, mit zeitlicher Freiheit und solange sie es für sinnvoll halten. So kommt man vom hierarchischen Denken mit Zeit- und Inhaltsvorgaben zum kreativen, selbstorganisierten Arbeiten zum „mit- und voneinander Lernen”.

Die Vorbereitung entscheidet alles

Welches die passenden Methoden für Ihre konkrete Großgruppenveranstaltung sind, lässt sich oftmals erst durch mehrere Abstimmungszyklen und unter Einbeziehung unterschiedlicher Zielgruppen herausfinden. Somit entsteht der meiste Aufwand in der Vorbereitung und Konzeption der Großgruppenveranstaltung. Doch diesen Aufwand sollte man sich leisten! Wichtig bei Großgruppen-Events und somit ausschlaggebend für den Erfolg sind die unten im Kasten  aufgeführten Punkte.

Der Nutzen von Großgruppenveranstaltungen spricht für sich

In der Praxis zeigt sich, dass durch Großgruppenveranstaltungen viele Herausforderungen aus dem Unternehmensalltag gelöst werden können:

• Wissen und Informationen können direkt ausgetauscht werden und finden so ihren Weg zu denen, die es am meisten benötigen
• Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, ihre Fragen direkt zu platzieren und in den Dialog zu gehen – Es entsteht direktes Feedback und ein Blick „in die Organisation als Ganzes”
• Es wird ein gemeinsames Verständnis sowie eine gemeinsame Basis geschaffen
• Durch die vorhandene „Schwarmintelligenz” können, abseits vom Alltagsgeschäft, neue Ideen, konkrete Maßnahmen und/oder ein gemeinsames Vorgehen für die Zukunft erarbeitet werden
• Durch andere Wege der Informationsdarstellung, den interaktiven Austausch sowie die konkrete Arbeit in der Gruppe durchdringen die Teilnehmenden die im Fokus stehenden Themen vollständiger und ein Wissenstransfer findet direkt statt
• Die Teilnehmer:innen lernen sich in einem anderen Setting besser kennen, es findet ein Austausch auch unter „eher entfernten Kolleginnen und Kollegen” statt, wodurch die kollegiale Zusammenarbeit gestärkt wird und eine Kultur des Miteinanders entsteht

Thomas Braun fasst den Nutzen für die Schweizer Group wie folgt zusammen: „Durch die Großgruppenveranstaltungen haben wir bereits unsere Kundinnen- und  Kundenorientierung erhöht, Projekte zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit identifiziert und aufgesetzt, sowie unsere Führungskultur und unser WIRGefühl gestärkt.”

Wichtig bei Großgruppen-Events

1. Thematischer Fokus sowie Zielsetzung(en) werden vorab festgelegt
2. In der Konzeption und Vorbereitung werden die späteren Teilnehmer:innen, am besten als Querschnitt aus allen Zielgruppen, direkt mit einbezogen
3. Das Design ist auf die konkrete Situation und die spezifischen Fragestellungen abgestimmt
4. Die Umsetzung ist professionell und wertschätzend und wird durch eine gekonnte Moderation begleitet
5. Am Ende stehen konkrete Ergebnisse
6. Es ist klar, was mit den Ergebnissen passiert
7. Nach dem Event wird (in welcher Form auch immer) weiter an den Themen gearbeitet und über Entwicklungen nach der Veranstaltung informiert – Im besten Fall bleibt es keine „Einmal-Veranstaltung”