Können Sie es sich leisten, die falschen Projekte zu realisieren?
Portfoliomanagement einzuführen ist ein neuer wichtiger Trend in vielen Unternehmen, die viele ihrer Aktivitäten über Projekte als Organisationsform abbilden. Projekte realisieren ist das eine – mit Portfoliomanagement über eine Methode zur Unterstützung der Unternehmensführung zu verfügen macht Unternehmensprojekte erst zum Mehrwert.
Häufig anzutreffen ist, dass Portfoliomanagement auf eine Frage der IT oder die Berichterstattung einzelner Projekte reduziert wird. Verkannt bleiben die Chancen, die es bietet: die Unternehmensprozesse und die damit verbundenen Entscheidungen zu allen Investitionen und Projekten im Unternehmen zu stützen und somit als Teil der Strategie- und Planungsprozesse, der Finanzprozesse, der Projekt- und Ressourcensteuerung, des Risikomanagement und der Unternehmenssteuerung zu sein (Governance bzw. Alignment).
Das Portfoliomanagement ist Vermittler und Sparringspartner zwischen Unternehmensplanung, strategischer Planung und der operativen Umsetzung der zur Zielerreichung notwendigen Investitionen bzw. Projekte.
Portfoliomanagement beantwortet zentrale Fragen:
- Wie hoch ist der gesamte „Return on Investment“ (geplant und tatsächlich)?
- Wie passend wird investiert (strategisch, wirtschaftlich, wettbewerbs-/marktorientiert)?
- In welcher Höhe und in welchen Bereichen ist man Risiken ausgesetzt?
- Welche Möglichkeiten zur Reduktion von Investitionen sind vorhanden?
- Können Investitionen nutzbringender eingesetzt werden?
- Was sind die Auswirkungen heutiger Entscheidungen auf die zukünftige Budget- und Kostensituation?
Portfoliomanagement als Nutzenstifter
- stellt Kennzahlen zur einheitlichen Bewertung, Priorisierung und Steuerung des Gesamtportfolios zur Verfügung,
- schafft Transparenz über alle (Projekt-)Investitionen (IT, Organisation, Entwicklung, Maschinen, Immobilien etc.)
- begleitet die Investitionen über den kompletten Lebenszyklus und der Nutzen-Nachverfolgung und
- zeigt frühzeitig Auswirkungen zum Kapitalbedarf/zur Liquidität aus Sicht der Projektlandschaft auf.
Portfoliomanagement und Projektmanagement
Überspitzt formuliert hat Portfoliomanagement nichts mit Projektmanagement zu tun. Es existieren teilweise sogar extrem konträre Interessen. Portfoliomanagement möchte den größtmöglichen Nutzen erzielen und Risiken im Gesamtzusammenhang vermeiden. Strategische Ziele, kurzfristig taktische Stoßrichtungen und wirtschaftliche Entscheidungen erfordern auch unpopuläre Entscheidungen. Eine gut gelebte Projektmanagement-Kultur versorgt das Portfoliomanagement mit stabilen Kennzahlen und Informationen und ist daher ein zusätzlicher und dann doch wichtiger Erfolgsfaktor für das Portfoliomanagement.
Voraussetzung für erfolgreiches Portfoliomanagement
Die im Portfoliomanagement geschaffene Transparenz sorgt für ein permanentes Spannungsfeld. Dieses gilt es über entsprechende Maßnahmen, Kompetenzen und Aufgaben zu reduzieren. Allen Beteiligten muss klar sein, dass der:die „Portfoliomanager:in“ im Namen der Geschäftsleitung unterwegs ist und alle Kompetenzen hat, Informationen und das „Leben“ der Prozesse einzufordern. Das Management muss die Ergebnisse aus dem Portfoliomanagement tatsächlich „wollen“. Nicht immer zeigen diese das Wunschdenken der Geschäftsleitung auf. Es gehört also auch der Mut dazu, sich den Tatsachen zu stellen und Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen als Einheit weiterbringen.
Kann der Einsatz von Software das Portfoliomanagement unterstützen?
Excel, selbst entwickelte Access-Datenbanken, Workflow- und Dokumentenmanagement-Systeme stoßen in diesem dynamischen und multidimensionalen Umfeld sehr schnell an Grenzen. Ein Datawarehouse ist keine Alternative, da dieses auf bestehende Daten zurückgreift und davon ausgeht, dass stets die gleichen Reports erstellt werden. Eine professionelle, datenbankgestützte Software löst diese Herausforderungen und passt sich flexibel an die Unternehmensbedürfnisse an.
Wo Licht ist, ist auch Schatten: Das Risiko
Überfrachtete und zu komplexe Lösungen werden von Beteiligten als „Ausrede“ für die Nichteinhaltung von Prozessen und Verantwortungen herangezogen.
Lösung
Ein Best of Breed-Ansatz, also die Idee, Spezial-Lösungen mit ihren Stärken einzusetzen und mit wenigen, intelligenten Schnittstellen zu verbinden, kann Erfolg versprechender sein, als eine unternehmensweite Lösung über alle Hierarchieebenen hinweg auszurollen.
Fazit:
Portfoliomanagement als Organisationseinheit und Methode in die Unternehmensprozesse eingebunden liefert einen echten Mehrwert mit der Möglichkeit eine dauerhafte Optimierung der Investitionslandschaft aus strategischer und wirtschaftlicher Sicht zu generieren. Es liefert ergänzende Entscheidungsinformationen aus einer eigenen Perspektive und unterstützt somit die Innovations- und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Wichtig ist es, zu erkennen, dass im Portfoliomanagement mit einer gewissen „Unschärfe“ qualitativ hochwertige und fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Ein zu hohes Maß an Perfektionismus und Detaillierungsgrad verhindert den Erfolg und den damit verbundenen Nutzen des Portfoliomanagements.
