Was genau versteht man unter Prozessautomatisierung und wie beeinflusst diese die Arbeitswelt? Wir verraten, wo Prozessautomatisierungen sinnvoll sind, was sie für Fachkräfte bedeuten und welche Kompetenzen nun mehr gefragt sind als jemals zuvor.
Das Wichtigste in Kürze
- Prozessautomatisierung bedeutet, dass standardisierte Arbeitsabläufe, die bisher manuell durchgeführt wurden, durch automatisierte Programme, Roboter (RPA) oder KI-Tools ausgeübt werden.
- Nicht nur in der fertigenden Industrie, sondern auch in allen anderen Unternehmen und Geschäftsbereichen sind Prozessautomatisierungen notwendig, um die Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten.
- Prozessautomatisierungen schaffen neue Tätigkeitsfelder und verlangen nach fachlichen Kompetenzen, um diese erfolgreich zu implementieren und zu steuern.
Definition: Was ist Prozessautomatisierung?
Wenn Prozesse in einem Unternehmen automatisiert werden, bedeutet das, dass bestimmte Arbeitsschritte nicht mehr von Menschen durchgeführt bzw. gesteuert werden müssen. Die Aufgaben können stattdessen beispielsweise in automatisierte Workflows überführt werden. Je nachdem, welche Arbeitsschritte automatisiert werden, übernimmt ein digitaler Roboter oder ein KI-Tool die Aufgaben, die vorher manuell durchgeführt wurden.
Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung
Die Prozessautomatisierung ist eine konkrete Methode zur Prozessoptimierung, mit der einzelne Prozessabläufe automatisiert werden sollen. Die Prozessoptimierung umfasst alle Schritte, die gesetzt werden, um die Arbeitsabläufe in einer Organisation zu verbessern.
Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?
Je nachdem, in welchem Bereich die Prozessautomatisierung stattfindet, unterscheidet man verschiedene Ansätze. Der übergeordnete Begriff Business Process Automation (BPA) umfasst dabei alle Formen der Automatisierung, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse effizienter, schneller und fehlerfreier zu gestalten
Innerhalb von BPA gibt es spezifische Methoden, darunter Robotic Process Automation (RPA), IT Process Automation (ITPA) und API-basierte Automatisierung.
- Robotic Process Automation (RPA) automatisiert regelbasierte, repetitive Aufgaben, insbesondere bei der Verarbeitung strukturierter Daten. Beispiele sind das Ausfüllen von Formularen, die Übertragung von Daten zwischen Systemen oder das Generieren von Standardberichten. RPA nutzt Software-Roboter, die menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen nachahmen.
- IT Process Automation (ITPA) bezieht sich auf die Automatisierung von IT-bezogenen Abläufen, vorwiegend in der Systemverwaltung, Sicherheit und Netzwerküberwachung. Beispiele sind automatisierte Backups, Patch-Management, Fehlererkennung und -behebung sowie Sicherheitsüberprüfungen. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand in IT-Abteilungen und hilft, Risiken proaktiv zu minimieren.
- API-basierte Automatisierung ist eine direkte, codebasierte Automatisierung, bei der Systeme über Programmierschnittstellen (APIs) miteinander kommunizieren, ohne dass eine Benutzeroberfläche simuliert werden muss. Im Vergleich zu RPA ist API-Automatisierung oft stabiler, schneller und weniger fehleranfällig, da sie sich direkt in die Systemarchitektur integriert. Sie wird häufig für Datenübertragungen zwischen Anwendungen, die Synchronisierung von Kundendaten oder automatisierte Bestellprozesse genutzt.
Während RPA und ITPA spezifische Bereiche innerhalb von BPA abdecken, stellt die API-Automatisierung eine ergänzende oder alternative Methode dar, um Prozesse effizienter zu gestalten. Unternehmen können verschiedene Ansätze miteinander kombinieren, um je nach Anwendungsfall die optimale Automatisierungslösung zu finden.
Wo können Prozesse automatisiert werden?
Prozessautomatisierungen eignen sich hervorragend für sich wiederholende Arbeitsabläufe, die zwar ein hohes Maß an Konzentration fordern, aber intellektuell nicht unbedingt anspruchsvoll sind. Während in der fertigenden Industrie dafür vor allem Roboter zum Einsatz kommen, können auch in den administrativen Unternehmensbereichen viele Arbeitsaufgaben automatisiert werden.
| Abteilung | Automatisierbare Prozesse |
|---|---|
| Finance | • Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen • Einlesen und Buchen von Eingangsrechnungen • Erstellung von Finanzberichten und Analysen |
| IT | • Anlegen von Benutzerkonten und Zuweisung von Berechtigungen basierend auf vordefinierten Rollen • Monitoring von IT-Systemen mit Benachrichtigung bei Problemen • Erstellung und Verwaltung von Datensicherungen zur Gewährleistung der Datenintegrität |
| HR | • Versenden von Einladungen zu Schulungen und Orientierungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter:innen • Erfassung und Analyse von Mitarbeiterfeedback zur Verbesserung der Arbeitsumgebung • Vorauswahl von Bewerbungen basierend auf festgelegten Kriterien • Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter:innen |
| Produktmanagement | • Sammeln und Auswerten von Produktdaten zur Generierung von Reportings • Analyse von Marktdaten zur Identifizierung von Trends und Chancen |
| Customer Service | • Weiterleitung von Kundenanfragen an die zuständigen Teammitglieder, basierend auf Anfragekategorien • Versenden von standardisierten Antworten auf häufig gestellte Fragen • Chatbots zur Beantwortung häufiger Fragen rund um die Uhr |
| Einkauf und Logistik | • Verarbeitung von Bestellungen vom Eingang bis zur Lieferung • Überwachung des Lagerbestands mit Nachbestellung bei Unterschreitung eines Schwellenwerts |
| Marketing | • Versenden von personalisierten E-Mails an Zielgruppen basierend auf deren Verhalten und Präferenzen • Planen und Veröffentlichen von Beiträgen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen |
| Vertrieb | • Bewertung von potenziellen Zielgruppen basierend auf deren Interaktionen und Merkmalen • Automatisierte Lead-Scoring-Systeme zur Bewertung von Kundenpotenzialen • Generieren von Angeboten basierend auf vordefinierten Vorlagen und Preismodellen |
| Administration | • Koordination von Terminen basierend auf den Verfügbarkeiten der Beteiligten • Ablage und Verwaltung von Dokumenten mit entsprechender Zugriffssteuerung |
Durch Prozessautomatisierungen können auch umfangreiche Aufgaben effizient und fehlerfrei abgewickelt werden, ohne dafür die Arbeitszeit einer ausgebildeten Fachkraft in Anspruch zu nehmen.
So definieren Sie Prozesse, die sich gut für die Automatisierung eignen
Besonders gut für die Prozessautomatisierung eignen sich Arbeitsschritte, die:
- sich regelmäßig wiederholen,
- Außendienstmitarbeiter:innen: Arbeiten ohne festen Standort, da sie verschiedene Kund:innen besuchen.
- inhaltlich immer gleich bleiben,
- nach bestimmten Standards durchgeführt werden und häufig bzw. in großem Volumen auftreten.
Je regelbasierter und repetitiver der Vorgang, umso einfacher lassen sich die Prozesse automatisieren.
Erfolgreiche Use Cases von Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierungen finden bereits in zahlreichen Geschäftsbereichen Anwendung. So verwenden Versicherungen erfolgreich generative Modelle, die automatisiert alle relevanten Informationen aus eingegangenen Rechnungen herauslesen können und dadurch die Schadenserfassung gänzlich digitalisieren.
Auch Hochschulen, die mehrere Abteilungen umfassen, konnten durch Prozessautomatisierungen ihren Zeitaufwand bereits erheblich verringern und ineffiziente Arbeitsschritte auf ein Minimum reduzieren. Automatisiert werden können beispielsweise Prozesse zur Bearbeitung von Weiterbildungsanträgen und Rückvergütungen.
In welchen Bereichen möchten Sie Ihr Unternehmen voranbringen?
Als Business Automation Manager:in können Sie die Optimierungspotenziale in Ihrem Unternehmen identifizieren und bewerten, welche Prozesse von Automatisierungen profitieren. Besuchen Sie unsere Future Jobs Class und werden Sie zur Schlüsselstelle zwischen Ihrer IT und den verschiedenen Fachbereichen.
Jetzt die Future Jobs Class entdecken
Warum Prozessautomatisierungen wichtig sind
Prozessautomatisierungen ermöglichen es Organisationen und Unternehmen, notwendige, aber wenig anspruchsvolle Aufgaben effektiv in kurzer Zeit abzuwickeln. Besonders relevant wird das bei Arbeitsschritten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Mitarbeiter:innen ihre Ressourcen für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen.
5 große Vorteile von Prozessautomatisierung
Ohne automatisierte Prozesse fällt es Unternehmen und Organisationen zunehmend schwerer, wettbewerbsfähig zu bleiben. Die folgenden Vorteile sprechen für das gezielte Übertragen einzelner Prozesse auf eine automatisierte Lösung.
1. Zeit und Kosten werden gespart
Vor allem administrative Prozesse schlucken in Unternehmen oft viel Zeit. Viele Arbeitsschritte können durch Automatisierungen eingespart werden – sei es durch Daten, die nicht mehr händisch gepflegt werden müssen oder die Gehaltsabrechnung, die nicht mehr ausgedruckt und postalisch zugestellt wird.
2. Effizienz und Produktivität steigen
Roboter oder KI-Tools ermüden nicht und führen die Arbeitsschritte in der Regel schneller und präziser durch. Unnötige Arbeitsschritte werden vermieden und es können größere Mengen an Informationen verarbeitet werden. Besonders relevant sind hier Roboter und Programme, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten weiterarbeiten können.
3. Fehler werden vermieden
Gerade eintönige und repetitive Tätigkeiten bergen ein gewisses Fehlerpotenzial. Automatisierungen vermeiden Fehler aufgrund mangelnder Konzentration oder Müdigkeit.
4. Die Zufriedenheit steigt
Stumpfe, sich wiederholende Aufgaben müssen nicht mehr von Mitarbeiter:innen ausgeführt werden. Diese können ihre fachlichen Kompetenzen nun stattdessen für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen.
Intelligente Tools wie Chatbots sorgen gleichzeitig vor allem im Customer Service für eine Entlastung des Teams und erhöhte Kundenzufriedenheit: Die Kund:innen erhalten auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten und in Echtzeit Antworten auf einen Großteil ihrer Fragen.
5. Neue Jobpotenziale entstehen
Entgegen der Sorge, dass durch Prozessautomatisierungen Arbeitsstellen wegfallen würden, entsteht durch diese Entwicklung wiederum Bedarf an neuen fachlichen Kompetenzen. Der Fachkräftemangel bricht nicht ab und es gibt zahlreiche neue Möglichkeiten für Mitarbeiter:innen, ihre Potenziale im Unternehmen zu entfalten. Was tatsächlich wegfällt, sind die oft unliebsamen Aufgaben, die in der Regel niemand gerne übernimmt.
Welche Herausforderungen bringt Prozessautomatisierung mit sich?
Trotz der zahlreichen Vorteile von Prozessautomatisierungen stehen Unternehmen und Organisationen anfangs oft vor großen Herausforderungen. Gerade zu Beginn können hohe Implementierungskosten ein Hindernis darstellen. Dazu kommt häufig die Sorge von Mitarbeitenden, durch Automatisierungen als Arbeitskraft ersetzt zu werden.
Je nach Komplexität und Anzahl der Schnittstellen können zusätzlich Probleme entstehen, wenn die Kommunikation nicht transparent und rechtzeitig erfolgt. Die Basis für Prozessautomatisierungen bildet daher ein strukturiertes Change Management: Gefragt sind Expert:innen, welche die Entwicklungen von Anfang an professionell begleiten.
Gestalten Sie die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv mit!
Werden Sie Expert:in für intelligente Automatisierung und treiben Sie wichtige Innovationen in Ihrem Unternehmen proaktiv voran. In unserer Future Jobs Class lernen Sie, wie Sie die passenden technologischen Lösungen für relevante Bereiche in Ihrem Unternehmen identifizieren und implementieren. Ihre Zukunft beginnt genau … Jetzt!
Jetzt Business Automation Manager:in werden
Prozessautomatisierung – wie geht es weiter?
Automatisierte Prozesse werden die Arbeitswelt grundlegend verändern. Dabei wird die Kombination verschiedenerer Technologien ebenso relevant wie Tools, die auch ohne Kenntnisse in der Programmierung bedient werden können und plattformübergreifend funktionieren.
Hyperautomation
Unter Hyperautomation versteht man die umfassende Automatisierung von Geschäfts- und IT-Prozessen durch die Kombination verschiedener Technologien wie RPA, KI und Low-Code-/No-Code-Plattformen. Typische Anwendungsfälle sind die Automatisierung von Kundenservice, Finanzprozessen, HR-Aufgaben und IT-Support. Durch die intelligente Vernetzung dieser Technologien ermöglicht Hyperautomation eine nahtlose, selbstlernende Prozessoptimierung.
RPA und KI
Gerade die Kombination von RPA und KI birgt das Potenzial, zahlreiche Arbeitsbereiche grundlegend zu revolutionieren. Während RPA bislang in erster Linie standardisierte Arbeitsschritte ohne große Variationen übernommen hat, können durch die Integration von KI zukünftig weitaus komplexere Aufgaben übertragen werden.
Low-Code-/No-Code-Automatisierung
Low-Code-/No-Code-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsprozesse und IT-Workflows mit minimalem oder ganz ohne Programmieraufwand zu automatisieren. Dabei kommen visuelle Entwicklungsumgebungen mit Drag-and-drop-Funktionen, vordefinierten Modulen und intuitiven Schnittstellen zum Einsatz, sodass auch Nicht-Programmierer (sogenannte Citizen Developers) Automatisierungen erstellen können.
- Low-Code: Erfordert wenig manuelles Coding, ermöglicht aber Anpassungen für komplexe Automatisierungen. Ideal für technisch versierte Anwender:innen.
- No-Code: Komplett ohne Programmierkenntnisse nutzbar. No-Code eignet sich daher für Business-Anwender:innen, die Prozesse schnell automatisieren möchten.
Eine wichtige Modelliersprache in Bezug auf die Low-Code-/No-Code-Methode ist BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). BPMN 2.0 stellt Geschäftsprozesse grafisch so dar, dass diese sowohl von Menschen als auch von Software (Workflow Engines) gelesen werden können.
Erfahren Sie hier mehr über BPMN in der Prozessautomatisierung
Die Arbeitswelt von morgen braucht somit qualifizierte Expert:innen, wie beispielsweise Business Automation Manager:innen, die nicht nur ein Verständnis für diese Tools haben, sondern auch deren Potenziale effektiv miteinander kombinieren können.
Häufig gestellte Fragen zur Prozessautomatisierung
Wann sind Automatisierungen sinnvoll?
Automatisierungen sind sinnvoll, wenn sich Arbeitsabläufe regelmäßig wiederholen, immer einem bestimmten Schema folgen und viel Zeit in Anspruch nehmen. Während automatisierte Workflows, Roboter oder KI-Tools die Tasks zeitunabhängig und fehlerfrei abwickeln, können sich die menschlichen Arbeitskräfte auf ihre tatsächlichen Fachkompetenzen konzentrieren.
Worin unterscheiden sich Automation und KI?
Unter Automation versteht man allgemein das automatische Ausführen bestimmter Arbeitsprozesse. Dafür ist nicht immer eine KI notwendig, da häufig Roboter (RPA) oder digitale Tools für automatisierte Workflows verwendet werden. KI kommt dann zum Einsatz, wenn komplexere Sachverhalte behandelt werden und ein differenziertes Vorgehen gefragt ist.
Werden Menschen durch Prozessautomatisierungen ersetzt?
Eine gängige Sorge in Bezug auf Prozessautomatisierung ist, dass die menschliche Arbeitskraft dadurch irgendwann vollständig ersetzt werden würde. Tatsächlich sind menschliche Fachkräfte nun aber wichtiger denn je: Sie übernehmen die wichtigen Schlüsselrollen, treffen Entscheidungen und bringen fachliche Expertise ein, ohne wertvolle Zeit für stumpfe Aufgaben verschwenden zu müssen.
Welche konkreten Skills werden für Prozessautomatisierung benötigt?
Um Prozessautomatisierung ganzheitlich integrieren zu können, benötigen Fachkräfte sowohl analytische Fähigkeiten als auch ein grundlegendes Verständnis für Technologien und digitale Tools. Prozessautomatisierungen sind zudem immer Teil eines Change-Prozesses, wodurch ebenso Know-how im Change Management gefragt ist.
