Superhero „Agile Coach“: Projekte und Teams agiler machen

Wollten Sie auch schon immer mal Superheld:in sein? Mit coolem Kostüm und übermenschlichen Fähigkeiten Bösewichte verjagen und Gutes tun? Als agile:r Coach:in können Sie das! Klingt weit hergeholt? Ist es gar nicht. Denn schlussendlich tun agile Coach:innen nichts anderes als Superheld:innen: Ohne Eigeninteresse helfen sie mit ihren Superkräften anderen Menschen. Agile Coach:innen befähigen Mitarbeiter:innen und Projektteams dazu, agiler zusammenzuarbeiten und Prozesse effektiver und agiler zu gestalten. Echte Superheldenarbeit eben.

Agile:r Coach:in: Definition und Aufgaben

Ein:e agile:r Coach:in ist eine interne oder externe Person im Unternehmen, die Teams dabei unterstützt, Projekte und Prozesse agiler zu machen. Übergeordnetes Ziel ist dabei, die Teams zu befähigen, statt ihnen fertige Lösungen zu präsentieren. Der:die agile Coach:in unterstützt auch bei der Überwindung möglicher kultureller Hindernisse, indem er:sie auch Führungskräfte im Unternehmen schult und das Thema Agilität in der Unternehmenskultur verankert.

Agile Coach:innen übernehmen während ihrer Arbeit mit Projektteams mehrere Aufgaben. In einem ersten Schritt reflektieren sie alle betroffenen Prozesse gemeinsam mit dem Team. Wo gibt es Engpässe? Wo hakt es? Wo bedarf es der Optimierung? In einem zweiten Schritt erklären agile Coach:innen verschiedene agile Methoden wie Scrum und Kanban und unterstützen Teams dabei, diese zielgerichtet einzubringen und immer wieder zu trainieren. Der:die agile Coach:in mag zwar Superheld:in beim Thema agile Methoden sein. Die Teams sind das aber noch lange nicht. Sie anzuleiten und weiterzubilden, wird zur zentralen Aufgabe.

Vorteile von agilem Coaching im Projekt- und Produktmanagement

Im Projektmanagement bringen agile Coach:innen ihre Kenntnisse der agilen Methoden ein. Gemeinsam mit dem Projektteam eruieren sie, welche agile Methode zum Vorhaben passen könnte. Mit einem Kanban Board strukturieren Projektteams beispielsweise ihre täglichen To Dos. Der Vorteil: Die Auslastung im Team wird visualisiert und dadurch anschaulich, die Transparenz, die Geschwindigkeit der Interaktionen nehmen zu. Der:die agile Coach:in unterstützt das Projektteam beim Einsatz der Methode und stellt sicher, dass das Team die Methode eigenständig anwenden kann. Doch nicht immer ist Kanban die richtige Methode. Dank seiner:ihrer Erfahrung weiß der:die agile Coach:in, welche agile Methode passt. Vielleicht eignet sich in einem Projekt OKR besser und im anderen eher Design Thinking? Der Vorteil von Agile Coaching liegt darin, dass agile Coach:innen aus einer großen Toolbox agiler Methoden und ihrem großen Erfahrungsschatz schöpfen – und so den bestmöglichen Ansatz für das jeweilige Projekt und Team vorschlagen. Das schafft Vertrauen und stärkt das Commitment des Teams für die eingesetzte Methode.

Unsere Empfehlung

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Im Produktmanagement helfen agile Coach:innen Teams dabei, die Anforderungen und Bedürfnisse der Kund:innen mit Hilfe agiler Methoden besser zu verstehen. Dadurch können Produktteams ihr Produkt besser an den Nutzer:innen und das Geschäftsmodell näher am Markt ausrichten. Das kann z. B. so aussehen: Kund:innen haben neue Anforderungen an ein Produkt, weil ein Wettbewerber eine neue Funktion anbietet. Mit Hilfe des:der agilen Coach:in, erstellen die Teammitglieder in einem ersten Schritt eine Produkt-Vision, in der sie die User Story ihrer Kund:innen aus deren Perspektive festhalten. In einem zweiten Schritt definieren agile:r Coach:in und Team gemeinsam das Product Backlog. Dort werden sämtliche Funktionen und Merkmale gesammelt, die das „neue“ Produkt haben soll. Zusätzlich wird definiert, wann die Items aus dem Product Backlog „fertig“ sind und welche Prioritäten sie haben. Im Sprint Planning zerlegen agile:r Coach:in und Team die einzelnen Items in Unteraufgaben, die in sogenannten Sprints abgearbeitet werden. So arbeiten sich agile:r Coach:in und Team Schritt für Schritt zum neuen Produkt – und bleiben dabei dank der agilen Strukturen dynamisch und flexibel. Der Vorteil von agilem Coaching im Produktmanagement liegt also darin, dass Teams mit schnellen, agilen Prozessen zu bedarfs- und marktorientierten Produkten gelangen.

Kanban und Scrum sind Spitzenreiter unter den agilen Methoden

Kanban und Scrum zählen du den beliebtesten agilen Methoden, die im Projektmanagement zum Einsatz kommen. So gaben 74 % der befragten Projektmanager:innen einer Umfrage an, Kanban einzusetzen. 71 % nutzten Scrum, 18 % eine Mischung beider Ansätze („Scrumban“). Doch nicht immer eignen sich Kanban oder Scrum. Zentrale Aufgabe von agilen Coach:innen ist es, die beste agile Methode für ein bestimmtes Projekt zu finden – und diese gemeinsam mit dem Team gewinnbringend (und nachhaltig) einzusetzen.

Superheld:in agile:r Coach:in: Facilitator statt Problemlöser:in

Selbstverständlich ist die Arbeit des:der agilen Coach:in nicht nur naturgegebene Superkraft. Doch mit den richtigen Tools im Koffer, einer gewissen Erfahrung und einer Prise Mut machen agile Coach:innen den entscheidenden Superhero-Unterschied im Projekt- und Produktmanagement. Wichtigstes Kriterium: Agile Coach:innen lösen dabei nie die Probleme ihrer Teams. Vielmehr begleiten sie die Teams während eines Projektes oder optimieren gemeinsam mit ihnen betroffene Prozesse. Beim agilen Coaching geht es um Facilitation und nicht um Problemlösung. Es geht darum, Teams eine Anleitung an die Hand zu geben, sodass sie eigenständig zu agileren Lösungen und Prozessen finden. Der:die agile Coach:in ist Facilitator statt Problemlöser.

Tipps und Tricks für mehr Agilität im Projektmanagement

Superheld:innen gibt es nicht wie Sand am Meer. In den meisten Fällen erscheinen sie nicht wie im Film genau dann auf der Bildfläche, wenn alles aussichtslos erscheint. Doch anrufen kann man sie trotzdem. Oder sich selbst zum:zur Superheld:in weiterbilden. Das geht mit unseren Weiterbildungen zum:zur agilen Coach:in Doch auch schon mit wenigen Tipps und Tricks können Sie Ihre Projekte und Produkte agiler machen. Dazu zählen beispielsweise:

• Transparenz: Seien Sie transparent im Team. Informieren Sie alle Beteiligten regelmäßig und seien Sie kein Bottleneck. Sind alle auf dem gleichen Wissensstand, werden Prozesse deutlich schneller und leichter – für alle Beteiligten.
• Kommunikation: Kommunizieren Sie regelmäßig – auch Zwischenstände! Das ist wichtig, damit sich alle im Team abgeholt fühlen und ihre Arbeit zielgerichtet erledigen können.
• Effizienz: Schonen Sie Ihre eigenen Ressourcen, aber auch die der Projektmitglieder. Halten Sie Meetings kurz und effizient. Auch das macht Prozesse schneller und agiler.
• Erfolge: Feiern Sie Ihre Meilensteine! Das gibt Projektmitgliedern neue Energie für die nächsten Sprints und hält die Motivation hoch.

Ob im Projekt- oder im Produktmanagement: Agile Coach:innen sorgen mit ihrem geschulten Blick von außen dafür, dass zum einen ein stärkeres Commitment zu agilen Methoden vorherrscht. Zum anderen zahlt eben dieses Commitment auf eine agilere Unternehmenskultur ein, in der Mitarbeiter:innen Veränderungen als Chancen verstehen. Klingt fast wie Zauberei – ist aber am Ende des Tages auch nur die Arbeit der emsigen Superheld:innen, die Teams mit viel Erfahrung, Methodenkenntnis und Feingefühl befähigen, eigenständig agile Lösungen zu finden. Dadurch wird die Arbeit leichter, das Produkt besser und die Motivation größer – auch langfristig und über den Coaching-Zeitraum hinaus. Wenn das mal kein Superheldeneffekt ist.