Papierstapel ade? Ganz so einfach ist es nicht, aber die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital! Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 müssen sich Unternehmen auf neue Herausforderungen einstellen. In unserem Blogbeitrag klären wir, was die E-Rechnung wirklich bedeutet, welche gesetzlichen Pflichten auf Unternehmen zukommen und wie sie sich optimal darauf vorbereiten können.
E-Rechnung: Wissenswertes auf einen Blick
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung bald Pflicht. Ab dem 01.01.2025 müssen im B2B-Bereich grundsätzlich elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Das Wachstumschancengesetz schafft hierfür die rechtliche Grundlage. Konkret heißt das: Unternehmen müssen sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Prozesse anpassen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Doch worauf kommt es dabei an?
Definition der E-Rechnung: Klarheit schaffen
Zunächst ein Blick auf die Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Wichtig ist, dass sie die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Das bedeutet, dass die Rechnung automatisch verarbeitet werden kann. Anerkannte Formate sind beispielsweise die sogenannte XRechnung ¹bzw. das ZUGFeRD-Verfahren², da dieses auch den X-Rechnungs-Standard erfüllt.
Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist
PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen. Sie werden zwar elektronisch versendet. Aber PDF ist kein strukturiertes elektronisches Format und deshalb nicht maschinenlesbar. Sie müssen von Hand bearbeitet werden und erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht. E-Rechnungen nutzen andere Formate wie XML („Extensible Markup Language“), damit sie automatisch und effizient verarbeitet werden können.
Der Unterschied zur „normalen“ Rechnung ist also groß: Papierrechnungen müssen von Hand bearbeitet werden und PDF-Rechnungen können zwar elektronisch versendet, aber nicht automatisch von Maschinen gelesen werden. Bei der E-Rechnung funktioniert dies automatisch. Dadurch entfallen viele manuelle Schritte und Prozesse. So wird die gesamte Rechnungsabwicklung einfacher und schneller.
Gesetzliche Pflichten und Anforderungen zur E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen und entgegenzunehmen. Für den öffentlichen Sektor gilt diese Pflicht bereits. Die Rechnungen müssen zukünftig die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung erfüllen. Eine entscheidende Grundlage dafür ist das im März 2024 vom Bundesrat verabschiedete Wachstumschancengesetz. Es legt fest, dass Rechnungen an Unternehmer nur noch als E-Rechnung zulässig sind und die Formate XRechnung und ZUGFeRD den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen müssen. Das bedeutet also: Wenn ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen liefert und dafür eine Rechnung stellt, kann es nicht mehr selbst entscheiden, wie diese Rechnung ausgestellt werden soll. Es muss zwingend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) sein.
Übergangsfristen und zukünftige Verpflichtungen
Die Übergangsfristen sind ebenfalls von Bedeutung:
- Bis zum 31.12.2026: Bis Ende 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist. Unternehmer können demnach Papierrechnungen und PDF-Rechnungen wie gewohnt weiternutzen.
- Bis zum 31.12.2027: Dies ist auch für Umsätze im Jahr 2027 zulässig, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschreitet.
- Ab 2028: Die elektronische Rechnung kommt zwingend in allen Bereichen zur Anwendung.
Wichtig: Diese Fristen gelten nur für den Versand, nicht jedoch für den Empfang von E-Rechnungen.
Schon startklar?
Ab 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Daher ist es ratsam, bereits jetzt entsprechende Systeme und Prozesse zu implementieren, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Vorteile der E-Rechnung: Warum sich die Umstellung lohnt
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bietet auch jede Menge betriebliche Vorteile.
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum sich die Umstellung (schon jetzt!) auf jeden Fall lohnt:
- Effizienz steigern: Rechnungen können deutlich schneller erstellt und verarbeitet werden. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren den Arbeitsaufwand.
- Kosten reduzieren:Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen in der digitalen Variante. Auf lange Sicht sind E-Rechnungen kostengünstiger als traditionelle Papierrechnungen.
- Fehler minimieren:Automatisierte Prozesse minimieren die Fehlerquote. Manuelle Eingabefehler werden vermieden, was die Genauigkeit der Daten erhöht. Damit gehören Zahlendreher beim Abtippen der Vergangenheit an.
- Sicherheit erhöhen: Beim E-Invoicing können sensible Daten verschlüsselt und signiert werden, was für eine erhöhte Sicherheit sorgt.
- Transparenz geben: Bei der elektronischen Rechnungserstellung kannst du jeden Schritt genau nachverfolgen. Das sorgt für mehr Transparenz. Status und Verlauf einer Transaktion sind jederzeit einsehbar.
- Sichere Archivierung: Digitale Dokumente wie E-Rechnungen können automatisch und platzsparend archiviert werden. Sie bleiben dauerhaft gut lesbar, und Änderungen werden protokolliert.
- Umwelt schonen:Ein großes Plus: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt.
E-Rechnungen tragen zur Reduktion des CO2-Fußabdrucks bei und fördern nachhaltiges Wirtschaften. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro.
So implementieren Unternehmen die E-Rechnung
Um E-Rechnungen erfolgreich im Unternehmen zu nutzen, sind einige technische Voraussetzungen notwendig: Zunächst sollte geprüft werden, ob die aktuelle Buchhaltungssoftware die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt. Falls nötig, muss in Updates oder neue Softwarelösungen investiert werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Das alles braucht Zeit. Es ist zu empfehlen, am besten frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen, um alle gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Die Planung sollte dabei Schritt für Schritt erfolgen: Mit einem detaillierten Plan für die Umstellung auf die E-Rechnung, der alle technischen und organisatorischen Aspekte berücksichtigt. Nach der Implementierung der notwendigen technischen Anpassungen sollten auch alle Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software geschult werden. Schulungen können bei Industrie- und Handelskammern, Berufsverbänden oder den Softwareanbietern selbst absolviert werden.
Testläufe nicht vergessen!
Eine Testphase ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. So lässt sich erkennen, wo es noch hakt. Schließlich erfolgt der schrittweise Roll-out, bei dem die E-Rechnung nach und nach im Unternehmen eingeführt wird. Dabei sollte der Prozess kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst werden.
Fazit
Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance für Unternehmen, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Unser Tipp: Unternehmen sollten die Übergangsfrist nutzen, um sich optimal auf die Umstellung vorzubereiten. Die Einführung mag anfangs eine Herausforderung sein, aber die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, Fehlerreduzierung und Umweltfreundlichkeit sind es definitiv wert.
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¹Die XRechnung ist ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Sie wird in Deutschland von öffentlichen Verwaltungen und deren Lieferanten verwendet. Sie ist in XML verfasst und kann deshalb verschiedenen Softwaresystemen empfangen und weiterverarbeitet werden.
² ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein deutscher E-Rechnungsstandard, der XML und PDF/A kombiniert. Er ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und bietet ein lesbares PDF.
