Anhaltender Trend verstärkt Weiterbildungsbedarf
Die digitale Transformation im Rechnungswesen ist das bestimmende Thema im Jahr 2017. Führungskräfte und verantwortliche Controller sollten die technische Anpassung des Rechnungswesens an die gestiegenen individuellen Anforderungen deshalb umgehend zur Chef- oder Chefinnensache erklären. Mit digitaler Transformation ist nicht nur die Optimierung der industriellen Fertigung und Wertschöpfungsketten durch digitale Hilfsmechanismen zu verstehen. Die digitale Transformation wirkt sich vielmehr zunehmend auch auf Prozesse, Aufgaben und Lösungen im Bereich Finanz-und Rechnungswesen aus. Um diesen Trend nicht zu verschlafen, um zu erfahren, an welcher Stelle dringender digitaler Handlungsbedarf besteht und um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern, ist für Entscheidende und Controller die Erarbeitung einer praxistauglichen Digitalisierungsstrategie, u.U. flankiert von Weiterbildungsmaßnahmen empfehlenswert.
Noch vor wenigen Jahren war das Tablet die neueste Entwicklung der digitalen Transformation. Der:die Handwerker:in konnte ohne ins Büro zu fahren, der Kundschaft vor Ort ein maßgeschneidertes Auftragsangebot erstellen oder eine sachverständige Person konnte der Kundschaft die Ergebnisse seiner Auswertungen binnen Minuten per Knopfdruck mitteilen. Digitale Transformation bedeutete damals und bedeutet heute die Steigerung der Effektivität.
Weiterbildung zur digitalen Transformation: Diese Vorteile winken im Rechnungswesen
Im Rechnungswesen schlagen selbst in mittelständischen Betrieben so viele Einzelbelege auf, dass auf die digitale Transformation aufgrund der vielfältigen Vorteile kaum mehr verzichtet werden kann. Einige nennenswerte Vorteil der digitalen Transformation im Rechnungswesen sind beispielsweise:
- Umstellung auf elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen spart viel Platz und Geld. Die Nutzung oder Anmietung zusätzlicher Räume für Papierunterlagen entfällt. Einsparungen winken zudem beim Porto, bei den Druckkosten und bei den Mahnkosten.
- Effizienzsteigerung durch digitale Auswertung der elektronischen Rechnungen.
- Handels- und steuerrechtliche Bewertungen bei Bilanzerstellung quasi per Knopfdruck.
- Erhöhung der Schnelligkeit in den Prozessen durch intelligente Softwarelösungen im Rechnungswesen.
- Stark vernetzte Zusammenarbeit über Orte und Grenzen hinweg. Sind Sie gerade auf Geschäftsreise im Ausland, können Sie dennoch auf das Rechnungswesen zugreifen und Probleme umgehend lösen.
- Effektive Umsetzung der Finanzverwaltung zu elektronischen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
- Einführung eines umfassenden Bezahlservice über PayPal, Apple Pay & Co sowie die Einbettung des immer beliebter werdenden digitalen Zahlungsmittels Bitcoin.
Das Thema digitale Transformation bietet eine beinahe unerschöpfliche Palette an Möglichkeiten, um das Rechnungswesen fit für die Industrie 4.0 und die damit verbundenen Veränderungen in der Arbeitswelt und speziell im Finanzbereich zu machen.
Digitale Transformation im Rechnungswesen: Wettbewerbsvorteile durch Weiterbildung
Doch der Wunsch nach digitaler Transformation alleine reicht noch nicht aus, um sein Unternehmen auf die Herausforderungen der Industrie 4.0 vorzubereiten und – was besonders wichtig ist – das Rechnungswesen „finanzamts- und betriebsprüfungssicher“ aufzusetzen. Führungskräfte, Controller und verantwortliche Mitarbeiter:innen im Rechnungswesen müssen gezielt geschult werden. Sie müssen erkennen können, an welcher Stelle die digitale Transformation im Rechnungswesen unausweichlich ist und an welcher Stelle noch externer Beratungsbedarf besteht. Eine effektive Weiterbildung ist hier also das A & O.
Die effektive Weiterbildung der für das Rechnungswesen verantwortlichen Mitarbeitenden spart Ihnen auf lange Sicht erhebliche Beratungskosten. Denn ohne Weiterbildung müssen Unternehmen für die Entscheidungen, an welcher Stelle im Unternehmen Anpassungen hinsichtlich der digitalen Transformation notwendig oder erstrebenswert sind, an Steuerberater:innen, Softwareentwickler:innen oder an Unternehmensberater:innen beauftragen. Finanziell günstiger ist es jedoch, wenn das Personal gezielt geschult wird und externen Dienstleistern ganz konkret mitteilen kann, an welcher Stellschraube im Rechnungswesen gedreht werden soll.
Digitale Transformation im Rechnungswesen: Finanzamts-und betriebsprüfungssicher buchen
Mit der Umsetzung der digitalen Transformation im Rechnungswesen schlagen Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe. Es winken die beschriebenen Vorteile für mehr Effizienz. Zum anderen ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen auf Herz und Nieren in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ zu prüfen. Nach der elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen, der zwingenden elektronischen Übermittlung der E-Bilanz ans Finanzamt und speziellen Vorgaben zur digitalen Archivierung von steuerlichen Buchhaltungsunterlagen steht in den nächsten Jahren vor allem die elektronische Kassenführung im Fokus der Finanzverwaltung. Ab 2018 sind sogar Kassen-Nachschauen des Finanzamts erlaubt, bei der ein Prüfer oder eine Prüferin des Finanzamts unangekündigt bei einem Unternehmer vor der Tür stehen und Kassendaten auslesen darf. Grund genug also, das Thema „digitale Transformation“ zum Anlass zu nehmen, die Einhaltung dieser steuerlichen Vorgaben sicherzustellen.
Wer nun die Dringlichkeit für sein Unternehmen erkannt hat und sein Rechnungswesen fit für die digitale Transformation, für die Industrie 4.0 und für das Finanzamt machen möchte, dem empfiehlt sich folgende Vorgehensweise. Wählen Sie Personal aus, dass die Umsetzung der Aufgaben im Rechnungswesen federführend verantworten soll. Es sollten mindestens zwei Personen sein, um auch in Krankheits- oder im Kündigungsfall immer auf einen Wissensträger zurückgreifen zu können. Ist klar, an welchen Stellen im Rechnungswesen digitaler Handlungsbedarf besteht, sollten Anbieter von Software sowie stets auch Steuerberater:innen eingeschaltet werden, um die einzelnen Schritte aus den Blickwinkeln ihres Fachgebiets überwachen zu können.
